Globalne oświadczenie o poufności danych spółki Caterpillar

Niniejsze Oświadczenie o poufności danych ma zastosowanie do podmiotów zależnych, podmiotów stowarzyszonych i innych podmiotów kontrolowanych przez spółkę Caterpillar Inc., wyszczególnionych w Wykazie A (Lista administratorów danych spółki Caterpillar / osób prawnych) (zwanych łącznie „Caterpillar”). Niniejsze Oświadczenie o poufności danych ma zastosowanie tylko wtedy, gdy spółka Caterpillar zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe dla celów Caterpillar (tj. gdy spółka Caterpillar (samodzielnie lub wspólnie z innymi podmiotami) jest administratorem danych i w związku z tym określa cele oraz sposób przetwarzania danych osobowych). Niniejsze oświadczenie o poufności danych nie ma zastosowania, gdy spółka Caterpillar zbiera lub w inny sposób przetwarza dane osobowe w imieniu innej spółki, na przykład dealera, dostawcy czy klienta spółki Caterpillar.

Właściwym podmiotem spółki Caterpillar, który jest „administratorem” Państwa danych, jest ten, z którym są Państwo związani, w tym na przykład: jako klient (np. spółka Caterpillar, o której mowa w Państwa zamówieniu lub innej umowie ze spółką Caterpillar), pracownik (np. spółka Caterpillar, z którą usiłują Państwo nawiązać lub nawiązali Państwo stosunek pracy) czy dostawca (np. spółka Caterpillar, z którą usiłują Państwo nawiązać lub nawiązali Państwo relację dostawcy). Spółka Caterpillar zachęca do okresowego przeglądania niniejszego Oświadczenia o poufności danych w celu śledzenia wszelkich zmian.

Dla wygody w kilku punktach niniejsze Oświadczenie o poufności danych jest uporządkowane według kategorii osób, których dane dotyczą, określonych poniżej. Prosimy pamiętać, że w niektórych sytuacjach mogą Państwo nie pasować idealnie do jednej kategorii (na przykład może Państwa dotyczyć więcej niż jedna kategoria lub mogą Państwo nie być klientem spółki Caterpillar, a mimo to najbardziej pasować do grupy klientów). Prosimy o zapoznanie się z wszystkimi postanowieniami, które są odpowiednie dla Państwa relacji ze spółką Caterpillar. Niniejsze Oświadczenie o poufności dotyczy danych osobowych następujących osób:

·         kandydaci do zatrudnienia lub pracownicy spółki Caterpillar (tj. pracownicy etatowi, personel i pracownicy) lub inne osoby obecnie lub w przeszłości zatrudnione do wykonywania pracy na rzecz spółki Caterpillar, w tym pracownicy tymczasowi (zwani łącznie „pracownikami”);

·         osoby związane z klientami spółki Caterpillar, w tym dealerzy, klienci dealerów, dystrybutorzy, klienci dystrybutorów, klienci sprzedaży bezpośredniej, przedstawiciele handlowi i inni odsprzedawcy (zwani łącznie „klientami”);

·         osoby związane z dostawcami spółki Caterpillar, takie jak pracownicy dostawców (pracownicy tymczasowi, pracownicy etatowi, personel, zleceniobiorcy itp.) (zwani łącznie „dostawcami”).

W niniejszym Oświadczeniu o poufności danych termin „przetwarzanie” oznacza każdą czynność wykonywaną na danych osobowych, w tym na przykład zbieranie, przechowywanie, modyfikowanie, przesyłanie lub wykorzystywanie w inny sposób. Ponadto niniejsze Oświadczenie o poufności danych nie ma zastosowania do innych informacji (danych nieosobowych), które spółka Caterpillar może zbierać lub przetwarzać w inny sposób. Więcej informacji na temat innych informacji, które spółka Caterpillar może zbierać lub przetwarzać w inny sposób, można znaleźć w Oświadczeniu o zarządzaniu danymi spółki Caterpillar.

Oprócz niniejszego Oświadczenia o poufności danych niektóre systemy, aplikacje i procesy spółki Caterpillar mogą zawierać własne powiadomienia o poufności zawierające dodatkowe informacje o tym, jakie konkretne dane osobowe są zbierane oraz w jaki sposób są przechowywane, wykorzystywane i przesyłane.

Niektóre systemy prawne mogą zabraniać lub ograniczać zbieranie, wykorzystywanie lub udostępnianie określonych kategorii danych osobowych, w związku z czym niniejsze Oświadczenie o poufności danych opisujące nasze praktyki może być ograniczone przez te przepisy i/lub dokładniej wyjaśnione w odpowiednich załącznikach krajowych, dołączonych do niniejszego Oświadczenia o poufności danych. W przypadku sprzeczności z niniejszym Oświadczeniem o poufności danych załączniki te mają pierwszeństwo.

Dla celów niniejszego Oświadczenia o poufności danych, danymi osobowymi są wszelkie informacje o konkretnej osobie lub takie, które identyfikują bądź mogą identyfikować daną osobę. Innymi słowy jest to każda informacja, którą można powiązać z konkretną osobą. Niektóre systemy prawne mogą zabraniać lub ograniczać zbieranie określonych kategorii danych osobowych. Z zastrzeżeniem treści lokalnych przepisów prawa i ewentualnych załączników, przykładowe dane osobowe, które możemy zbierać, to m.in.:

·         dane kontaktowe (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, dane osób do kontaktu w nagłych wypadkach);

·         numer ubezpieczenia społecznego lub inne numery identyfikacyjne krajowe/podatkowe;

·         dane identyfikacyjne i weryfikacyjne (np. fotografie, prawo jazdy, paszport, inne dowody tożsamości);

·         dane bezpieczeństwa informacji (np. utworzone komunikaty, przechowywane lub przesyłane przez osobę korzystającą z technologii informatycznej bądź sprzętu komunikacyjnego spółki Caterpillar);

·         informacje służące do realizacji zadań takich jak między innymi komunikacja, umowy, zamówienia, płatności i należności;

·         inne informacje wymagane do stosowania się do obowiązującego prawa, w tym ważne nakazy przeszukania, wezwania lub nakazy sądowe.

Różne kategorie osób mogą podlegać dodatkowemu zbieraniu danych osobowych, w tym między innymi:

Klienci:

·         firmowe dane kontaktowe (np. nazwa firmy, adres, numer telefonu);

·         dane kontaktowe danego przedstawiciela: (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail);

·         dane rozliczeniowe (np. dane konta bankowego, faktury, rachunki);

·         informacje o zarządzaniu relacjami z klientami (np. informacje niezbędne do wypełnienia profilu klienta lub ułatwienia automatyzacji marketingu);

·         informacje o naprawach (np. potrzeby i status napraw);

·         informacje o gwarancjach (np. historia zakupów, rozszerzone gwarancje);

·         informacje o zadowoleniu klientów.

Spółka Caterpillar może otrzymywać informacje o sprzęcie, które mogą posłużyć do identyfikacji osoby przez inny podmiot, np. właściciela sprzętu, ale w większości przypadków spółka Caterpillar nie będzie administratorem tych danych.

Pracownicy:

·         informacje podstawowe (np. data urodzenia, stan cywilny, informacje o osobach na utrzymaniu, pochodzenie etniczne i/lub narodowość);

·         informacje o miejscu zamieszkania (np. status pozwolenia na pracę);

·         informacje o rachunkach bankowych;

·         informacje referencyjne (np. listy polecające lub listy referencyjne albo raporty przekazane przez byłych pracodawców lub współpracowników);

·         informacje z weryfikacji historii (np. weryfikacji historii kredytowej i karalności, testów na obecność narkotyków i alkoholu);

·         informacje na temat stanu zdrowia (np. dokumenty dotyczące recept, roszczeń o świadczenia oraz wyjaśnienia dotyczące świadczeń przesłane w związku z roszczeniami);

·         informacje biometryczne (np. odciski kciuków);

·         przynależność do związków zawodowych;

·         informacje motoryzacyjne (np. historia prowadzenia pojazdu, rejestracja pojazdu, numer prawa jazdy);

·         informacje o kwalifikacjach zawodowych (np. doświadczenie zawodowe, wykształcenie);

·         informacje związane z zatrudnieniem (np. historia zatrudnienia, formularze nowego pracownika, umiejętności, wykształcenie i szkolenia, oceny wyników, cele, frekwencja, nieobecności w pracy, prawo do urlopu i wnioski urlopowe, historia wynagrodzeń, zgłaszanie wypadków przy pracy i chorób zawodowych, kwestie dyscyplinarne i zażalenia).

Dostawcy:

·         informacje o miejscu zamieszkania (np. status pozwolenia na pracę);

·         informacje o rachunkach bankowych;

·         informacje podstawowe (np. analizy due diligence);

·         informacje o kwalifikacjach zawodowych (np. doświadczenie zawodowe, wykształcenie);

·         informacje referencyjne (np. listy polecające lub listy referencyjne albo raporty przekazane przez byłych pracodawców lub współpracowników);

·         Informacje biometryczne (np. odciski kciuków).

W zależności od obowiązującego prawa lokalnego niektóre dane osobowe zbierane przez spółkę Caterpillar mogą być uważane za „wrażliwe dane osobowe” (tj. dane osobowe podlegające dodatkowej ochronie).

Ponadto w pewnych przypadkach, np. gdy ktoś jest wyłącznym właścicielem firmy, informacje o jego firmie mogą być uważane za dane osobowe. Może to obejmować dane firmowe (np. adres siedziby), informacje o rachunkach finansowych (np. informacje o rachunku bankowym, referencje handlowe, sprawozdania finansowe), aktywa (np. własność nieruchomości), ocena zdolności kredytowej, identyfikację podatkową i klasyfikację różnorodności.

Spółka Caterpillar może wykorzystywać zanonimizowane (czyli pozbawione elementów pozwalających na identyfikację) informacje, które zostały uzyskane z danych osobowych, ale w postaci zanonimizowanej nie mogą być utożsamiane z konkretną osobą. Te informacje pozbawione elementów pozwalających na identyfikację nie są uważane za dane osobowe w rozumieniu niniejszego Oświadczenia o poufności danych i nie są nim objęte. Jeżeli jednak informacje te zostaną wykorzystane lub sformatowane w taki sposób, że możliwe będzie utożsamienie ich z konkretną osobą fizyczną, wówczas zostaną one odpowiednio uznane za dane osobowe.

Spółka Caterpillar zbiera dane osobowe w różnych kontekstach od różnych kategorii osób.

Klienci (bezpośrednio lub, w pewnych przypadkach, za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych) mogą przekazywać dane osobowe poprzez relacje biznesowe związane z nabywaniem, marketingiem lub sprzedażą produktów lub usług marki Caterpillar. Obejmuje to na przykład przekazywanie danych osobowych w ramach oferty, umowy, odbioru i wykorzystania usług lub produktów (w tym usług naprawczych i gwarancyjnych) oraz potencjalny dostęp do systemów spółki Caterpillar lub procesów monitorowania spółki Caterpillar. W czasie trwania relacji z klientem spółka Caterpillar zastrzega sobie prawo do żądania, w razie potrzeby, innych form danych osobowych niezbędnych do realizacji celów opisanych poniżej.

Pracownicy mogą przekazywać dane osobowe bezpośrednio podczas składania aplikacji o pracę i podczas procesu wprowadzenia do firmy, przez cały okres zatrudnienia, a w pewnych przypadkach, gdy jest to dozwolone, po ustaniu stosunku pracy. Ponadto spółka Caterpillar może zbierać opisane powyżej dane od podmiotów zewnętrznych, na przykład, gdy skontaktujemy się z osobami do referencji przekazanymi spółce Caterpillar przez pracownika lub gdy uzyskamy informacje z weryfikacji historii zgodnie z naszymi zasadami i obowiązującymi przepisami prawa w związku z aplikacją o pracę pracownika lub procesem wprowadzenia do firmy. Wiele z tych informacji jest dobrowolnie przekazywanych spółce Caterpillar jako warunek zatrudnienia w celu umożliwienia spółce Caterpillar zarządzania relacjami pracodawca-pracownik, co jest niezbędne dla naszego wspólnego sukcesu.

Dostawcy mogą przekazywać dane osobowe poprzez relacje biznesowe związane z nabywaniem, marketingiem lub sprzedażą produktów lub usług marki Caterpillar. Obejmuje to na przykład przekazywanie danych osobowych w ramach oferty, umowy, dostarczania usług lub produktów oraz potencjalny dostęp do systemów spółki Caterpillar lub procesów monitorowania spółki Caterpillar. W czasie trwania relacji z dostawcą spółka Caterpillar zastrzega sobie prawo do żądania, w razie potrzeby, innych form danych osobowych niezbędnych do realizacji celów opisanych poniżej.

W przypadku osób, które osobiście stawiają się w placówce lub obiekcie należącym do spółki Caterpillar, mogą być im robione zdjęcia lub nagrania (np. za pomocą systemu kamer telewizji przemysłowej – CCTV).

Spółka Caterpillar przetwarza Państwa dane osobowe w okolicznościach, w których jest to dozwolone w myśl obowiązującego prawa o ochronie danych osobowych, na przykład do celów ochrony uzasadnionych interesów spółki Caterpillar, w celu wypełnienia prawnych obowiązków spółki Caterpillar, a także wówczas, gdy wyrazili Państwo na to zgodę na podejmowanie takich czynności przez spółkę Caterpillar.

W pewnych przypadkach Państwa zgoda na zbieranie Państwa danych osobowych może zostać udzielona w sposób odpowiedni do kontekstu, co oznacza, że może ona zostać przekazana ustnie, na piśmie, drogą elektroniczną lub — gdy zezwalają na to lokalne przepisy prawa — może ona być dorozumiana, jeżeli cel jest oczywisty, biorąc po uwagę okoliczności i dobrowolnie przekażą nam Państwo swoje dane osobowe. Z zastrzeżeniem lokalnych przepisów prawa i treści załączników krajowych, mogą zaistnieć okoliczności, w których spółka Caterpillar musi od Państwa uzyskać wyraźną zgodę. Zgoda taka jest Państwa wyborem i jest całkowicie dobrowolna. W pewnych okolicznościach mogą Państwo wycofać swoją zgodę na zbieranie i wykorzystywanie przez spółkę Caterpillar danych osobowych, z zastrzeżeniem ograniczeń umownych i prawnych oraz z odpowiednim wyprzedzeniem.

Spółka Caterpillar wykorzystuje dane osobowe w sposób zgodny z celami, dla których zostały one pierwotnie zebrane. Może to obejmować wykorzystanie do celów, które są racjonalnie związane z pierwotnym celem zebrania. Spółka Caterpillar zbiera, wykorzystuje i ujawnia dane osobowe w ramach prowadzenia swojej działalności.

Dodatkowe informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy te dane osobowe, mogą być zawarte w załącznikach uzupełniających, opisujących wyjątkowe obowiązki i prawa wynikające z przepisów prawa, dostępne w różnych systemach prawnych.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu spełnienia wymogów prawnych mających zastosowanie do spółki Caterpillar, takich jak złożenie dokumentacji w instytucji państwowej, wykonanie wynikających z przepisów prawa nakazów udzielenia informacji, wypełnienie zobowiązań umownych, a także w związku z ochroną praw i mienia spółki Caterpillar.

Dane osobowe są niezbędne do zarządzania i administrowania relacjami z klientami i dostawcami, a także stosunkiem pracy. Z zastrzeżeniem treści lokalnych przepisów prawa i ewentualnych załączników, dane osobowe są zbierane od różnych kategorii osób w różnych celach. Poniżej opisujemy różne cele zbierania danych osobowych od klientów, dostawców i pracowników.

Cele zbierania danych osobowych klientów

Spółka Caterpillar wykorzystuje dane osobowe klientów do prowadzenia działalności biznesowej (np. do realizacji zamówień klientów), wprowadzania nowych produktów na rynek poprzez indywidualne kontakty zewnętrzne lub komunikację grupową (np. biuletyny informacyjne), oceny wyników wewnętrznych, zarządzania relacjami z klientami (np. fakturowanie i płatności), zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami oraz wspierania różnych funkcji administracyjnych. Do przykładów danych osobowych, które spółka Caterpillar może zbierać od klientów, oraz powiązanych sposobów ich wykorzystania należą m.in.:

Cele zbierania danych osobowych pracowników

Spółka Caterpillar wykorzystuje dane osobowe pracowników do prowadzenia działalności biznesowej (np. zarządzanie kontrolą dostępu, systemy zabezpieczeń i aktualizowanie katalogów pracowników), wspierania rozwoju pracowników (np. szkolenia), wspierania różnych funkcji administracyjnych (np. administrowanie planami wynagrodzeń, świadczeniami i harmonogramami urlopów) oraz zarządzania działalnością naszych spółek.

Do przykładów danych osobowych, które spółka Caterpillar może zbierać od pracowników, oraz powiązanych sposobów ich wykorzystania należą m.in.:

Cele zbierania danych osobowych dostawców

Spółka Caterpillar wykorzystuje dane osobowe dostawców do prowadzenia działalności biznesowej (np. zarządzanie systemami kontroli dostępu i bezpieczeństwa), wyboru i zatwierdzania nowych dostawców, oceny wyników dostawców, zarządzania relacjami z dostawcami (np. fakturowanie i płatności), zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami oraz wspierania różnych funkcji administracyjnych.

Do przykładów danych osobowych, które spółka Caterpillar może zbierać od dostawców, oraz powiązanych sposobów ich wykorzystania należą m.in.:

Punkt 5. W jaki sposób spółka Caterpillar zabezpiecza dane osobowe?

Spółka Caterpillar stosuje rozsądne środki, w tym środki bezpieczeństwa informatycznego i fizycznego, do ochrony danych osobowych. Środki te są odpowiednie do zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz do wrażliwości danych osobowych, a także uwzględniają wymogi obowiązującego prawa lokalnego. Spółka Caterpillar wymaga od wszystkich osób, aby podczas korzystania z systemów spółki Caterpillar przestrzegały odpowiednich zasad bezpieczeństwa związanych z danymi osobowymi.

Punkt 6. Jak długo spółka Caterpillar przechowuje dane osobowe?

Spółka Caterpillar przechowuje dane osobowe niezbędne do realizacji celów określonych powyżej i spełnienia wymogów prawnych, w tym dotyczących przechowywania dokumentacji. Przechowywanie przez nas Państwa danych osobowych podlega zawsze prawu lokalnemu. Ten okres przechowywania może trwać dłużej niż okres Państwa powiązania  ze spółką Caterpillar.

Punkt 7. W jaki sposób spółka Caterpillar pozbywa się danych osobowych?

Gdy dane osobowe przestaną być przydatne, a w każdym razie po wygaśnięciu uprawnień do ich przechowywania, zostaną one zniszczone zgodnie z lokalnym prawem i procedurami ustanowionymi przez odpowiedni system lub proces spółki Caterpillar.

Ponieważ spółka Caterpillar prowadzi działalność na skalę globalną, może zaistnieć konieczność przesłania Państwa danych osobowych do innych systemów prawnych w celach biznesowych. Spółka Caterpillar może przesyłać dane osobowe do krajów lub systemów prawnych, które mogą nie wymagać prawnie takiego samego poziomu ochrony danych jak system prawny, w którym te dane osobowe zostały zebrane. Niniejsze Oświadczenie o poufności danych ma zastosowanie do wszystkich jednostek spółki Caterpillar i przetwarzania przez nie danych, a spółka Caterpillar zawarła umowy o przesyłaniu danych ze swoimi podmiotami stowarzyszonymi na całym świecie w celu ochrony danych osobowych.

Spółka Caterpillar udostępnia dane osobowe innym podmiotom wyłącznie w sposób zgodny z niniejszym Oświadczeniem o poufności danych, w celach określonych powyżej, gdy jest to wymagane przez prawo lub za Państwa zgodą. Przesyłanie informacji podmiotom zewnętrznym z reguły oznacza przesyłanie zewnętrznym podmiotom przetwarzającym dane w celach zgodnych z niniejszym Oświadczeniem o poufności danych. Ponadto spółka Caterpillar może przesyłać dane osobowe zewnętrznym administratorom danych, zgodnie z wymogami prawa, za Państwa zgodą lub za zgodą odpowiednich władz. W niektórych systemach prawnych przesyłanie określonych kategorii danych lub przesyłanie ich określonym podmiotom zewnętrznym może wymagać Państwa wyraźnej zgody. We wszystkich przypadkach przesyłanie danych osobowych podlega prawu lokalnemu i załącznikom.

Gdy spółka Caterpillar udostępnia dane osobowe podmiotom zewnętrznym, które przetwarzają dane osobowe w imieniu spółki Caterpillar (np. zleceniobiorcy, doradcy), spółka Caterpillar podejmuje uzasadnione kroki, aby postawić takim odbiorcom wymóg ochrony danych osobowych zgodnej z obowiązującym prawem. Do przykładów podmiotów zewnętrznych, którym możemy udostępniać dane w każdym z tych celów, należą:

·         dostawcy, usługodawcy i inni partnerzy, którzy wspierają naszą działalność, np. świadcząc usługi w zakresie infrastruktury technicznej;

·         organy ścigania lub inne instytucje państwowe (jeśli wymaga tego prawo, zezwolił na to klient, w celu ochrony spółki Caterpillar, osoby lub mienia oraz w celu wspierania naszej działalności, np. przy ubieganiu się o dotacje państwowe);

·         podmioty zależne, stowarzyszone i inne podmioty kontrolowane przez spółkę Caterpillar;

·         inni usługodawcy zewnętrzni, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu spółki Caterpillar;

·         podmiot przejmujący (lub podmiot, który jest zainteresowany przejęciem) w przypadku zbycia (lub rozważania zbycia) przez spółkę Caterpillar części spółki;

·         (tylko pracownicy) dostawcy świadczący usługi w zakresie planowania medycznego lub finansowego na rzecz pracowników.

Spółka Caterpillar podejmuje wysiłki w celu zapewnienia dokładności i kompletności danych osobowych. Każdy może zażądać i otrzyma uzasadniony dostęp do danych osobowych przekazanych spółce Caterpillar, a w razie potrzeby będzie miał możliwość ich poprawienia. Procedury spółki Caterpillar zapewniają Państwu dostęp do danych osobowych i umożliwiają korzystanie z innych praw, które mogą Państwu przysługiwać w myśl obowiązującego prawa lokalnego.

O ile nie jest to zabronione przez lokalne prawo lub, w pewnych przypadkach, nakazane przez lokalne prawo, prawo dostępu do danych osobowych może być ograniczone. Do przykładów powodów, dla których dostęp może być ograniczony, należą m.in.:

·         żądanie dotyczy doradztwa i postępowania prawnego;

·         w odniesieniu do przedmiotu informacji można powołać się na tajemnicę adwokacką;

·         dane osobowe obejmują również dane osobowe podmiotów zewnętrznych, które nie wyraziły zgody na ich ujawnienie, a takie ujawnienie mogłoby mieć wpływ na ich poufność;

·         żądanie jest niewystarczająco szczegółowe lub zostało już rozpatrzone; 

·         żądanie jest niepoważne lub dokuczliwe;

·         (tylko pracownicy) ujawnienie informacji może spowodować ujawnienie danych poufnych.

Spółka Caterpillar weźmie pod uwagę lokalne przepisy prawa podczas rozpatrywania żądań o dostęp do danych osobowych będących w posiadaniu spółki Caterpillar lub o ich zmianę.

Jeśli osoba zainteresowana jest klientem, powinna skontaktować się z osobą reprezentującą spółkę Caterpillar, której podała swoje dane osobowe, w sprawie stosownej procedury uzyskania dostępu do swoich danych osobowych.

Jeśli osoba zainteresowana jest pracownikiem, powinna skontaktować się z lokalnym, regionalnym lub korporacyjnym przedstawicielem działu zasobów ludzkich w sprawie stosownej procedury uzyskania dostępu do swoich danych osobowych. Na żądanie i po przedstawieniu zadowalającego dowodu tożsamości oraz spełnieniu wszelkich dodatkowych wymogów ustanowionych przez obowiązujące prawo lokalne, osoba zainteresowana uzyska dostęp do swoich danych osobowych, do których ma prawo wglądu oraz, w stosownych przypadkach, możliwość skopiowania, zmodyfikowania, usunięcia lub zakwestionowania tych danych osobowych w systemach spółki Caterpillar.

Jeśli osoba zainteresowana jest dostawcą, może skontaktować się z osobą w swojej organizacji, która jest odpowiedzialna za relacje ze spółką Caterpillar i zajmuje się systemem identyfikatorów korporacyjnego bezpieczeństwa sieciowego (CWS ID) i/lub ma dostęp do aplikacji zarządzania danymi dostawców (np. Supplier Connect) w celu uzyskania dostępu na zasadzie „samoobsługi”.

Aby otrzymać więcej informacji na temat praw wynikających z ogólnych przepisów o ochronie danych osobowych należy zapoznać się z Załącznikiem 1 i/lub Załącznikiem 2. Aby uzyskać więcej informacji odnośnie praw wynikających z California Consumer Privacy Act (CCPA), należy zapoznać się z Załącznikiem 4 do niniejszego dokumentu.

Punkt 10. Gdzie można uzyskać dodatkowe informacje?

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego Oświadczenia o poufności danych, należy wysłać wiadomość e-mail na adres [email protected] +1 309-494-3282 (DATA) lub wysłać wiadomość na adres e-mail podany poniżej. Jeśli osoba zainteresowana uważa, że jej dane osobowe są traktowane w sposób niezgodny z niniejszym Oświadczeniem o poufności danych, powinna wysłać wiadomość na adres [email protected] albo do Biura ds. praktyk biznesowych spółki Caterpillar, korzystając ze strony https://www.caterpillar.com/en/company/code-of-conduct/office-of-business-practices.html lub dzwoniąc pod numer +1 (800) 300-7898 bądź krajowy numer telefonu podany na przywołanej powyżej stronie.

Punkt kontaktowy ds. poufności danych:

·         Do wiadomości: Zespół ds. poufności danych

·         Caterpillar Inc.

·         100 NE Adams St.

·         Peoria, IL 61629

Dodatkowo dane kontaktowe do lokalnego administratora danych mogą być również podane w zamówieniu lub innej umowie zawartej ze spółką Caterpillar.

Jeśli osoba zainteresowana jest pracownikiem, może uzyskać więcej informacji za pośrednictwem lokalnego, regionalnego lub korporacyjnego przedstawiciela działu zasobów ludzkich pod adresem:

·         Human Resources, 100 N.E. Adams Street, Peoria, IL 61629, USA

·         [email protected]

W pewnych przypadkach dane kontaktowe lokalnego przedstawiciela działu zasobów ludzkich są zawarte w podręczniku lub umowie pracownika.

Punkt 11. Co się stanie, jeśli niniejsze Oświadczenie o poufności danych ulegnie zmianie?

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Oświadczeniu o poufności danych. W takim przypadku zmiany zostaną przekazane osobom, których w danym czasie dotyczą, i zamieścimy w górnej części niniejszego Oświadczenia o poufności danych datę wprowadzenia takich zmian i/lub ich wejścia w życie. W pewnych przypadkach, jeśli wprowadzane przez nas zmiany są istotne, możemy również wysłać do Państwa wiadomość e-mail lub inny komunikat informujący o takich zmianach, a także wszelkich opcjach do wyboru lub możliwych do podjęcia działaniach, zanim wejdą one w życie. W zależności od charakteru zmian i z zastrzeżeniem lokalnego prawa, utrzymanie relacji ze spółką Caterpillar będzie oznaczać akceptację tych zmian.

Niniejszy Załącznik do Globalnego oświadczenia o poufności danych spółki Caterpillar zawiera dodatkowe informacje na temat sposobu, w jaki spółka Caterpillar zbiera, przechowuje, wykorzystuje, przesyła i w inny sposób przetwarza dane osobowe (w tym szczególne kategorie danych osobowych) w określonych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) lub z tych krajów. Niniejszy Załącznik ma zastosowanie do osób, które nie pozostają w stosunku pracy/zasobów ludzkich ze spółką Caterpillar. Więcej informacji można znaleźć w Globalnym oświadczeniu o poufności danych spółki Caterpillar. Więcej informacji o tym, jak spółka Caterpillar zbiera i przetwarza dane nieosobowe, można znaleźć w Globalnym oświadczeniu o zarządzaniu danymi spółki Caterpillar.

Jeśli osoba zainteresowana znalazła odwołanie do niniejszego załącznika EOG w umowie zawartej ze spółką Caterpillar, wówczas administratorem danych w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z tą umową jest osoba prawna, o której mowa w tej umowie. Dla celów niniejszego załącznika EOG właściwi administratorzy danych są wymienieni w Wykazie A dołączonym do Globalnego oświadczeniu o poufności danych spółki Caterpillar, w tabeli oznaczonej jako „Administratorzy danych spółki Caterpillar” / osoby prawne.

Punkt 1. Jaki jest cel tego Załącznika?

Spółka Caterpillar jest zobowiązana do ochrony poufności i bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Niniejszy Załącznik EOG opisuje sposób, w jaki zbieramy, przechowujemy, wykorzystujemy i przesyłamy Państwa dane osobowe w trakcie trwania relacji z nami i po ich ustaniu, zgodnie z przepisami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych („RODO”). Jako administrator danych jesteśmy zobowiązani na mocy przepisów o ochronie danych do przekazania Państwu informacji zawartych w niniejszym Załączniku EOG.

Punkt 2. Jakie wrażliwe dane osobowe spółka Caterpillar może zbierać i przetwarzać?

Wrażliwe dane osobowe (zwane również szczególnymi kategoriami danych) wymagają wyższego poziomu ochrony. Są to dane osobowe, które ujawniają lub zawierają: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane zdrowotne, informacje o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Możemy zbierać, przechowywać i wykorzystywać następujące informacje, które mogą obejmować lub być uważane za „szczególne kategorie” danych (zgodnie z powyższą definicją):

·         informacje podstawowe (np. stan cywilny, informacje o osobach na utrzymaniu, pochodzenie etniczne i/lub narodowość, informacje z weryfikacji historii kredytowej i karalności oraz testów na obecność narkotyków i alkoholu);

·         Informacje biometryczne (np. odciski kciuków).

Punkt 3. Dlaczego spółka Caterpillar wykorzystuje Państwa dane osobowe?

Wszystkie kategorie zbieranych informacji są nam potrzebne przede wszystkim po to, abyśmy mogli zarządzać naszymi relacjami z Państwem w celu prowadzenia naszej działalności oraz po to, abyśmy mogli wypełniać nasze zobowiązania prawne i regulacyjne. W pewnych przypadkach możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w celu realizacji uzasadnionych interesów własnych lub podmiotów zewnętrznych, pod warunkiem, że Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.

Powody, dla których my lub podmioty zewnętrzne z nami współpracujące będą przetwarzać Państwa dane osobowe, wymieniono w Tabeli 1 poniżej.

Niektóre z tych celów przetwarzania będą się na siebie nakładać i może istnieć kilka celów, które uzasadniają wykorzystanie przez nas Państwa danych osobowych.

Tabela 1. Kategorie, cel i podstawy prawne przetwarzania: Dane spoza systemów zasobów ludzkich

Punkt 4. Jakie są prawne podstawy przetwarzania Państwa danych osobowych przez spółkę Caterpillar?

Państwa dane osobowe będziemy wykorzystywać tylko wtedy, gdy pozwoli nam na to prawo. Przetwarzając Państwa dane osobowe, najczęściej opieramy się na jednej lub kilku z poniższych podstaw:

·         W przypadku, gdy jest to konieczne do spełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego.

·         W przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na nasze uzasadnione interesy (lub interesy podmiotów zewnętrznych), a Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.

·         W przypadku, gdy jest to konieczne do realizacji umowy.

Państwa dane osobowe możemy również wykorzystywać w następujących sytuacjach, które zdarzają się rzadko:

·         W przypadku, gdy musimy chronić Państwa interesy (lub interesy kogoś innego).

·         W przypadku, gdy jest to konieczne z punktu widzenia interesu publicznego lub do celów urzędowych.

·         W przypadku, gdy uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę (jest ona wykorzystywana wyłącznie w odniesieniu do przetwarzania dobrowolnego i nie jest wykorzystywana do przetwarzania koniecznego czy obowiązkowego).

Podstawy prawne, na których opieramy się przy przetwarzaniu Państwa danych osobowych, wymieniono w Tabeli 1.

Punkt 5. Jakie są szczególne kategorie danych osobowych wykorzystywanych w spółce Caterpillar?

Państwa szczególne kategorie danych osobowych będziemy wykorzystywać w następujących celach:

·         Informacje związane z danymi biometrycznymi — identyfikacja i uwierzytelnianie użytkowników oraz cele związane z kontrolą dostępu.

·         Informacje z weryfikacji — ocena i wybór osób, z którymi spółka Caterpillar współpracuje.

Możemy przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych (określone powyżej), ponieważ mamy do tego podstawy prawne (wskazane powyżej) i ponieważ w ograniczonych okolicznościach mamy na to Państwa wyraźną pisemną zgodę. Rzadziej możemy przetwarzać tego typu informacje, gdy jest to potrzebne w związku z roszczeniami prawnymi lub gdy jest to potrzebne do ochrony Państwa interesów (lub interesów kogoś innego), a Państwo nie są w stanie wyrazić na to zgody, lub gdy informacje te zostały już przez Państwa upublicznione. Takie informacje możemy również przetwarzać w toku uzasadnionych czynności biznesowych przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

Punkt 6. Kiedy korzysta się z automatycznego podejmowania decyzji?

Spółka Caterpillar nie prowadzi w sposób regularny i systematyczny zautomatyzowanego procesu decyzyjnego wywołującego skutki prawne dotyczące osób fizycznych ani takich, które miałyby podobne znaczące skutki. W przypadku kontaktów ze spółką Caterpillar, która wykonuje taki zautomatyzowany proces decyzyjny, otrzymają Państwo specjalne powiadomienie przedstawiające w zarysie szczegóły zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych (oraz z zastrzeżeniem sposobu, w jaki one i inne przepisy ustawowe oraz wykonawcze mają zastosowanie i muszą być przestrzegane przez spółkę Caterpillar), mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji z wykorzystaniem Państwa danych osobowych.

Punkt 7. Czy spółka Caterpillar potrzebuje Państwa zgody?

W ograniczonych okolicznościach możemy zwrócić się do Państwa z prośbą o pisemną zgodę, aby umożliwić nam przetwarzanie niektórych szczególnie wrażliwych danych. Jeśli to zrobimy, przekażemy Państwu szczegółowe informacje na temat danych, które chcielibyśmy uzyskać, oraz powód, dla którego ich potrzebujemy, tak aby mogli Państwo starannie rozważyć, czy chcą Państwo wyrazić na to zgodę. Zgody potrzebujemy również w innych sytuacjach, które wskazano w Tabeli 1.

Należy pamiętać, że wyrażenie przez Państwa zgody na jakąkolwiek prośbę o zgodę z naszej strony nie jest warunkiem zawarcia z nami umowy.

Punkt 8. Co się stanie, jeśli nie podadzą nam Państwo swoich danych osobowych?

Jeśli nie podadzą nam Państwo na naszą prośbę określonych danych, możemy nie być w stanie wywiązać się z zawartej z Państwem umowy (np. zapłacić lub dostarczyć produktu) bądź możemy nie być w stanie wywiązać się z naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych.

Punkt 9. Co się stanie, jeśli cel, w jakim spółka Caterpillar zebrała dane osobowe, ulegnie zmianie?

Państwa dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których je zebraliśmy, chyba że zasadnie uznamy, że musimy wykorzystać je z innego powodu i że powód ten jest zgodny z pierwotnym celem. Jeżeli będziemy musieli wykorzystać Państwa dane osobowe do celów niepowiązanych, powiadomimy o tym Państwa i wyjaśnimy podstawę prawną, która nam na to pozwala.

Prosimy pamiętać, że możemy przetwarzać Państwa dane osobowe bez Państwa wiedzy lub zgody, zgodnie z powyższymi zasadami, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

Punkt 10. Czy spółka Caterpillar będzie udostępniać Państwa dane osobowe?

Być może będziemy musieli udostępnić Państwa dane podmiotom zewnętrznym (zgodnie z poniższą definicją), na przykład zewnętrznym usługodawcom czy spółce Caterpillar.

Państwa dane osobowe możemy przesyłać poza Unię Europejską („UE”). W takim przypadku mogą Państwo oczekiwać podobnego poziomu ochrony w odniesieniu do swoich danych osobowych.

Punkt 11. Które podmioty zewnętrzne mogą przetwarzać Państwa dane osobowe?

Pojęcie „Podmioty zewnętrzne” oznacza strony trzecie świadczące usługi (w tym zleceniobiorców, wyznaczonych pośredników, ubezpieczycieli i brokerów ubezpieczeniowych) oraz inne podmioty należące do spółki Caterpillar. Oto kilka przykładów:

·         dostawcy, usługodawcy i inni partnerzy, którzy wspierają naszą działalność, np. świadcząc usługi w zakresie infrastruktury technicznej;

·         organy ścigania lub inne instytucje państwowe;

·         podmioty zależne, stowarzyszone i inne podmioty kontrolowane przez spółkę Caterpillar;

·         inni usługodawcy zewnętrzni, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu spółki Caterpillar;

·         podmiot przejmujący (lub podmiot, który jest zainteresowany przejęciem) w przypadku zbycia (lub rozważania zbycia) przez spółkę Caterpillar części działalności.

Punkt 12. Kiedy spółka Caterpillar może udostępniać Państwa dane osobowe w ramach grupy Caterpillar?

Państwa dane osobowe będziemy udostępniać w ramach grupy Caterpillar w ramach naszej regularnej działalności biznesowej i sprawozdawczości, w kontekście reorganizacji działalności lub restrukturyzacji grupy, w celu wsparcia utrzymania systemów, hostingu danych i z innych uzasadnionych powodów biznesowych.

Punkt 13. Dlaczego spółka Caterpillar może udostępniać Państwa dane osobowe podmiotom zewnętrznym?

Państwa dane osobowe będziemy udostępniać podmiotom zewnętrznym z następujących powodów:

·         w celu spełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego, w przypadku gdy takie ujawnienie jest wymagane przez organ regulacyjny lub nadzorczy albo policję bądź właściwy sąd;

·         w przypadku, gdy jest to konieczne do administrowania umową z Państwem lub na rzecz Państwa;

·         do celów audytu, ubezpieczenia i poszukiwania porad w odniesieniu do naszej działalności biznesowej i obsługi roszczeń;

·         w przypadku, gdy mamy w tym inny uzasadniony interes.

Punkt 14. Kiedy spółka Caterpillar będzie przekazywać dane osobowe poza UE?

Gromadzone przez nas Państwa dane osobowe mogą być przesyłane i przechowywane w jednym lub kilku krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być również przetwarzane przez pracowników spoza EOG, którzy pracują na rzecz spółki Caterpillar lub naszych zewnętrznych usługodawców. W takich przypadkach będziemy podejmować stosowne kroki w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych przez ich odbiorcę zgodnie z wymogami RODO i w sposób opisany w niniejszym dokumencie. Jeśli nie będziemy w stanie zapewnić takiego odpowiedniego poziomu ochrony danych, Państwa dane osobowe będą przesyłane poza EOG tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo na to uprzednią zgodę.

Punkt 15. Jakie środki bezpieczeństwa są stosowane w celu ochrony danych osobowych?

Wprowadziliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczenia przed ryzykami, w tym środki mające na celu zapobieganie przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych w sposób nieuprawniony, ich zmianie lub ujawnieniu. Szczegółowe informacje na temat tych środków można uzyskać na żądanie. Ponadto dostęp do Państwa danych osobowych ograniczamy do tych pracowników, pośredników, zleceniobiorców i innych podmiotów zewnętrznych, które mają potrzebę biznesową ich poznania.

Wprowadziliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych i będziemy powiadamiać Państwa oraz każdy właściwy organ regulacyjny o podejrzewanym naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Punkt 16. Jak długo spółka Caterpillar będzie przechowywać dane osobowe?

Państwa dane osobowe będziemy przechowywać tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym do celów spełnienia wszelkich wymogów prawnych, regulacyjnych, księgowych lub sprawozdawczych. Szczegóły dotyczące okresów przechowywania dotyczące różnych aspektów Państwa danych osobowych są dostępne w naszej polityce przechowywania danych. Aby określić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ich liczbę, charakter i wrażliwość, potencjalne ryzyko szkody wynikające z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele, dla których przetwarzamy Państwa dane osobowe i odpowiedź na pytanie, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, a także stosowne wymogi prawne.

Punkt 17. Jaki jest Państwa obowiązek, jeśli chodzi o informowanie spółki Caterpillar o zmianie danych osobowych?

Ważne jest, aby przechowywane przez nas Państwa dane osobowe były dokładne i aktualne. Prosimy o kontakt z osobą do kontaktu w spółce Caterpillar albo wysłanie e-maila na adres [email protected] w celu poinformowania nas o wszelkich niezbędnych zmianach w Państwa danych osobowych, które są w naszym posiadaniu.

Punkt 18. Jakie są Państwa prawa związane z danymi osobowymi?

W pewnych okolicznościach zgodnie z prawem przysługują Państwu następujące prawa:

·         Żądanie dostępu do Państwa danych osobowych (powszechnie znane jako „żądanie dostępu osoby, której dane dotyczą”). Umożliwia to otrzymanie kopii przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych i sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.

·         Żądanie korekty przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych osobowych przechowywanych przez nas.

·         Żądanie usunięcia Państwa danych osobowych. Umożliwia to Państwu zwrócenie się do nas o usunięcie lub skasowanie danych osobowych w przypadku, gdy nie ma powodu, dla którego mielibyśmy je dalej przetwarzać. Mają Państwo również prawo zwrócić się do nas o usunięcie lub skasowanie Państwa danych osobowych w przypadku, gdy skorzystali Państwo z prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej).

·         Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy powołujemy się na swój uzasadniony interes (lub interes pomiotu zewnętrznego) i jest coś takiego w Państwa konkretnej sytuacji, co sprawia, że chcą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych na tej podstawie. Mają Państwo również prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe dla celów marketingu bezpośredniego.

·         Żądanie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. Umożliwia to Państwu zwrócenie się do nas o wstrzymanie przetwarzania Państwa danych osobowych, na przykład jeśli chcą Państwo, abyśmy ustalili ich dokładność lub powód ich przetwarzania.

·         Żądanie przesłania Państwa danych osobowych innemu podmiotowi.

·         Wniesienie skargi do właściwego organu nadzoru w odniesieniu do przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.

Jeśli chcesz skorzystać z praw opisanych powyżej, możesz to zrobić na jeden z poniższych sposobów:

Online: EU Individual Rights Request Form

Email: [email protected]

Telefon: +1 (800) 806-6832 lub +1 309-494-3282 (DATA)

Jeśli przesyłasz zgłoszenie za pomocą wiadomości e-mail, upewnij się, że dokładnie informujesz w nim, z jakich praw chcesz skorzystać oraz opisz dokładnie jakie dane lub informacje Twój wniosek obejmuje, aby można było jak najszybciej odpowiednio go przetworzyć.

Jeśli chcą Państwo przejrzeć, zweryfikować, poprawić lub zażądać usunięcia Państwa danych osobowych, wnieść sprzeciw lub ograniczyć ich przetwarzanie albo zażądać przesłanie ich kopii innemu podmiotowi, prosimy o kontakt pod adresem [email protected] w celu wszczęcia właściwej procedury.

Nie muszą Państwo wnosić opłaty za dostęp do swoich danych osobowych (ani za skorzystanie z innych praw). Możemy jednak pobrać rozsądną opłatę, jeśli żądanie dostępu jest jednoznacznie nieuzasadnione lub nadmierne. W takich okolicznościach możemy również odmówić zastosowania się do danego żądania.

Punkt 19. Czego może potrzebować od Państwa spółka Caterpillar?

Możemy stanąć w obliczu konieczności zażądania od Państwa określonych danych w celu potwierdzenia Państwa tożsamości i zapewnienia prawa dostępu do danych osobowych (lub skorzystania z innych przysługujących Państwu praw). Jest to kolejny odpowiedni środek bezpieczeństwa, którego celem jest zagwarantowanie, że dane osobowe nie zostaną ujawnione żadnej osobie, która nie ma prawa do ich otrzymania.

Punkt 20. Jakie jest Państwa prawo do wycofania zgody?

W okolicznościach, w których wyrazili Państwo zgodę na zbieranie, przetwarzanie i przesyłanie Państwa danych osobowych w określonym celu, mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na tę konkretną operację przetwarzania. W celu wycofania zgody prosimy o kontakt pod adresem [email protected] lub skorzystanie z opcji anulowania subskrypcji, jakie możemy Państwu udostępniać w kontekście naszych operacji przetwarzania danych. Po otrzymaniu powiadomienia o wycofaniu Państwa zgody nie będziemy dalej przetwarzać Państwa danych osobowych w celu lub celach, na które pierwotnie wyrazili Państwo zgodę, a jeśli nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych, bezpiecznie się ich pozbędziemy.

Punkt 21. Co się stanie, jeśli do tego dokumentu wprowadzone zostaną zmiany?

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania niniejszego Globalnego oświadczenia o poufności danych oraz niniejszego Załącznika w dowolnym czasie, a w przypadku dokonania przez nas istotnych aktualizacji przekażemy Państwu zaktualizowane dokumenty. Możemy również od czasu do czasu powiadamiać Państwa w inny sposób o przetwarzaniu Państwa danych osobowych.

[KONIEC Załącznika 1. Osoby, których dane dotyczą spoza systemów zasobów ludzkich — EOG]

Niniejszy załącznik do Globalnego oświadczenia o poufności danych spółki Caterpillar zawiera dodatkowe informacje na temat sposobu, w jaki spółka Caterpillar zbiera, przechowuje, wykorzystuje, przesyła i w inny sposób przetwarza dane osobowe (w tym szczególne kategorie danych osobowych) w określonych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) lub z tych krajów. Niniejszy załącznik ma zastosowanie do osób, które pozostają w stosunku pracy/zasobów ludzkich ze spółką Caterpillar. Więcej informacji można znaleźć w Globalnym oświadczeniu o poufności danych spółki Caterpillar.

Jeśli osoba zainteresowana znalazła odwołanie do niniejszego załącznika EOG w umowie zawartej ze spółką Caterpillar, wówczas administratorem danych w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z tą umową jest osoba prawna, o której mowa w tej umowie. Dla celów niniejszego załącznika EOG właściwi administratorzy danych są wymienieni w Wykazie A dołączonym do Globalnego oświadczeniu o poufności spółki Caterpillar, w tabeli oznaczonej jako „Administratorzy danych spółki Caterpillar / osoby prawne”.

Punkt 1. Jaki jest cel tego załącznika?

Spółka Caterpillar jest zobowiązana do ochrony poufności i bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Niniejszy załącznik EOG opisuje sposób, w jaki zbieramy, przechowujemy, wykorzystujemy i przesyłamy Państwa dane osobowe w trakcie trwania relacji z nami i po ich ustaniu, zgodnie z przepisami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych („RODO”). Jako administrator danych jesteśmy zobowiązani na mocy przepisów o ochronie danych do przekazania Państwu informacji zawartych w niniejszym załączniku EOG.

Punkt 2. Jakie wrażliwe dane osobowe spółka Caterpillar może zbierać i przetwarzać?

Wrażliwe dane osobowe (zwane również szczególnymi kategoriami danych) wymagają wyższego poziomu ochrony. Są to dane osobowe, które ujawniają lub zawierają: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane zdrowotne, informacje o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Możemy zbierać, przechowywać i wykorzystywać następujące informacje, które mogą obejmować lub być uważane za „szczególne kategorie” danych (zgodnie z powyższą definicją):

·         informacje na temat stanu zdrowia (np. dokumenty dotyczące recept, roszczeń o świadczenia oraz wyjaśnienia dotyczące świadczeń przesłane w związku z roszczeniami) związane m.in. ze zdrowiem fizycznym lub psychicznym, stanem niepełnosprawności, nieobecności spowodowanej chorobą oraz urlopami w sprawach rodzinnych;

·         informacje podstawowe (np. stan cywilny, informacje o osobach na utrzymaniu, pochodzenie etniczne i/lub narodowość, informacje z weryfikacji przeszłości kredytowej i kryminalnej oraz testów na obecność narkotyków i alkoholu);

·         informacje biometryczne (np. odciski kciuków);

·         przynależność do związków zawodowych.

Punkt 3. Dlaczego spółka Caterpillar wykorzystuje Państwa dane osobowe?

Dane osobowe są niezbędne do zarządzania i administrowania stosunkiem pracy. Wszystkie kategorie zbieranych danych osobowych są nam potrzebne przede wszystkim po to, abyśmy mogli zarządzać naszymi relacjami z Państwem oraz po to, abyśmy mogli wypełniać nasze zobowiązania prawne i regulacyjne. W pewnych przypadkach możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w celu realizacji uzasadnionych interesów własnych lub podmiotów zewnętrznych, pod warunkiem, że Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.

Powody, dla których my lub podmioty zewnętrzne z nami współpracujące będą przetwarzać Państwa dane osobowe, wymieniono w Tabeli 1 poniżej.

Niektóre z tych celów przetwarzania będą się na siebie nakładać i może istnieć kilka celów, które uzasadniają wykorzystanie przez nas Państwa danych osobowych.

Tabela 1. Kategorie, cel i podstawy prawne przetwarzania: Dane z systemów zasobów ludzkich

Punkt 4. Jakie są prawne podstawy przetwarzania Państwa danych osobowych przez spółkę Caterpillar?

Państwa dane osobowe będziemy wykorzystywać tylko wtedy, gdy pozwoli nam na to prawo. Przetwarzając Państwa dane osobowe, najczęściej opieramy się na jednej lub kilku z poniższych podstaw:

·         W przypadku, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, którą z Państwem zawarliśmy.

·         W przypadku, gdy jest to konieczne do spełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego.

·         W przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na nasze uzasadnione interesy (lub interesy podmiotów zewnętrznych), a Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.

Państwa dane osobowe możemy również wykorzystywać w następujących sytuacjach, które zdarzają się rzadko:

·         W przypadku, gdy musimy chronić Państwa interesy (lub interesy kogoś innego).

·         W przypadku, gdy jest to konieczne z punktu widzenia interesu publicznego lub do celów urzędowych.

·         W przypadku, gdy uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę (jest ona wykorzystywana wyłącznie w odniesieniu do przetwarzania dobrowolnego i nie jest wykorzystywana do przetwarzania koniecznego czy obowiązkowego).

Będziemy opierać się na uzasadnionych interesach jako podstawie prawnej przetwarzania poniższych kategorii danych osobowych, a w każdym przypadku określiliśmy uzasadniony interes, na którym bazujemy. (W uzasadnionych przypadkach określamy również dodatkowe podstawy przetwarzania pewnych kategorii danych).

Punkt 5. Jakie są szczególne kategorie danych osobowych wykorzystywanych w spółce Caterpillar?

Państwa szczególne kategorie danych osobowych będziemy wykorzystywać w następujących celach:

·         Informacje dotyczące urlopów, które mogą obejmować urlopy chorobowe lub rodzinne — w celu zachowania zgodności z prawem pracy i innymi przepisami.

·         Informacje o stanie zdrowia fizycznego lub psychicznego, stanie niepełnosprawności — w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy oraz oceny zdolności do pracy, zapewnienia odpowiednich udogodnień w miejscu pracy, monitorowania i zarządzania nieobecnościami spowodowanymi chorobą oraz przyznawania świadczeń.

·         Informacje o przynależności do związków zawodowych — w celu umożliwienia pobierania składek, prowadzenia list kontaktowych i wykonywania innych czynności biznesowych.

·         Informacje dotyczące pochodzenia etnicznego i/lub narodowości — w celu zachowania zgodności z prawem pracy i innymi przepisami.

·         Informacje związane z danymi biometrycznymi — identyfikacja i uwierzytelnianie użytkowników oraz cele związane z kontrolą dostępu.

·         Informacje z weryfikacji przeszłości zatrudnienia — w celu oceny i wyboru osób do danej roli w spółce Caterpillar.

Możemy przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych (określone powyżej), ponieważ mamy do tego podstawy prawne (wskazane powyżej) i ponieważ:

·         w ograniczonych okolicznościach mamy na to Państwa wyraźną pisemną zgodę;

·         musimy wykonywać swoje obowiązki lub korzystać z konkretnych praw w dziedzinie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, zgodnie z naszym Globalnym oświadczeniem o poufności danych;

·         w przypadku, gdy jest to wymagane w interesie publicznym, na przykład w celu monitorowania równych szans i zgodnie z naszym Globalnym oświadczeniem o poufności danych;

·         w przypadku, gdy jest to konieczne do oceny zdolności do pracy ze względów zdrowotnych, z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń w zakresie poufności.

Rzadziej możemy przetwarzać tego typu informacje, gdy jest to potrzebne w związku z roszczeniami prawnymi lub gdy jest to potrzebne do ochrony Państwa interesów (lub interesów kogoś innego), a Państwo nie są w stanie wyrazić na to zgody, lub gdy informacje te zostały już przez Państwa upublicznione. Takie informacje możemy również przetwarzać w toku uzasadnionych czynności biznesowych przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

Punkt 6. Kiedy korzysta się z automatycznego podejmowania decyzji?

 Spółka Caterpillar nie prowadzi w sposób regularny i systematyczny zautomatyzowanego procesu decyzyjnego wywołującego skutki prawne dotyczące osób fizycznych ani takich, które miałyby podobne znaczące skutki. W przypadku kontaktów ze spółką Caterpillar, która wykonuje taki zautomatyzowany proces decyzyjny, otrzymają Państwo specjalne powiadomienie przedstawiające w zarysie szczegóły zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych (oraz z zastrzeżeniem sposobu, w jaki one i inne przepisy ustawowe oraz wykonawcze mają zastosowanie i muszą być przestrzegane przez spółkę Caterpillar), mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji z wykorzystaniem Państwa danych osobowych.

Punkt 7. Czy spółka Caterpillar potrzebuje Państwa zgody?

W ograniczonych okolicznościach możemy zwrócić się do Państwa z prośbą o pisemną zgodę, aby umożliwić nam przetwarzanie niektórych szczególnie wrażliwych danych. Jeśli to zrobimy, przekażemy Państwu szczegółowe informacje na temat danych, które chcielibyśmy uzyskać, oraz powód, dla którego ich potrzebujemy, tak aby mogli Państwo starannie rozważyć, czy chcą Państwo wyrazić na to zgodę.

Należy pamiętać, że wyrażenie przez Państwa zgody na jakąkolwiek prośbę o zgodę z naszej strony nie jest warunkiem zawarcia z nami umowy.

Punkt 8. Co się stanie, jeśli nie podadzą nam Państwo swoich danych osobowych?

Jeśli nie podadzą nam Państwo na naszą prośbę określonych danych, możemy nie być w stanie wywiązać się z zawartej z Państwem umowy (np. zapłacić lub zrealizować świadczenia) bądź możemy nie być w stanie wywiązać się z naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych (np. zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy).

Punkt 9. Co się stanie, jeśli cel, w jakim spółka Caterpillar zebrała dane osobowe, ulegnie zmianie?

Państwa dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których je zebraliśmy, chyba że zasadnie uznamy, że musimy wykorzystać je z innego powodu i że powód ten jest zgodny z pierwotnym celem. Jeżeli będziemy musieli wykorzystać Państwa dane osobowe do celów niepowiązanych, powiadomimy o tym Państwa i wyjaśnimy podstawę prawną, która nam na to pozwala.

Prosimy pamiętać, że możemy przetwarzać Państwa dane osobowe bez Państwa wiedzy lub zgody, zgodnie z powyższymi zasadami, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

Punkt 10. Czy spółka Caterpillar będzie udostępniać Państwa dane osobowe?

Być może będziemy musieli udostępnić Państwa dane podmiotom zewnętrznym (zgodnie z poniższą definicją), na przykład zewnętrznym usługodawcom czy spółce Caterpillar.

Państwa dane osobowe możemy przesyłać poza Unię Europejską („UE”). W takim przypadku mogą Państwo oczekiwać podobnego poziomu ochrony w odniesieniu do swoich danych osobowych.

Punkt 11. Które podmioty zewnętrzne mogą przetwarzać Państwa dane osobowe?

Pojęcie „Podmioty zewnętrzne” oznacza strony trzecie świadczące usługi (w tym zleceniobiorców, wyznaczonych pośredników, ubezpieczycieli i brokerów ubezpieczeniowych) oraz inne podmioty należące do spółki Caterpillar. Oto kilka przykładów:

·         dostawcy, usługodawcy i inni partnerzy, którzy wspierają naszą działalność, np. świadcząc usługi w zakresie infrastruktury technicznej;

·         organy ścigania lub inne instytucje państwowe;

·         podmioty zależne, stowarzyszone i inne podmioty kontrolowane przez spółkę Caterpillar;

·         inni usługodawcy zewnętrzni, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu spółki Caterpillar;

·         podmiot przejmujący (lub podmiot, który jest zainteresowany przejęciem) w przypadku zbycia (lub rozważania zbycia) przez spółkę Caterpillar części działalności.

Punkt 12. Kiedy spółka Caterpillar może udostępniać Państwa dane osobowe w ramach grupy Caterpillar?

Państwa dane osobowe będziemy udostępniać w ramach grupy Caterpillar w ramach naszej regularnej działalności biznesowej i sprawozdawczości, w kontekście reorganizacji działalności lub restrukturyzacji grupy, w celu wsparcia utrzymania systemów, hostingu danych i z innych uzasadnionych powodów biznesowych. Oto kilka przykładów:

·         lista płac;

·         realizacja i administracja świadczeń (w tym emerytur);

·         oceny stanu zdrowia i medycyny pracy dotyczące zdolności do pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy (np. oceny stanowisk pracy);

·         roszczenia i powiadomienia ubezpieczeniowe;

·         realizacja i administracja ocen rekrutacyjnych, szkoleń i rozwoju zawodowego;

·         usługi biblioteczne i badawcze, takie jak subskrypcje czy członkostwo;

·         dostęp i utrzymanie bezpieczeństwa budynków;

·         biura podróży;

·         usługi telekomunikacyjne i informacyjne, takie jak nasz system powiadamiania o sytuacjach awaryjnych związanych z ciągłością działalności;

·         archiwizacja dokumentacji papierowej;

·         usługi informatyczne.

Punkt 13. Dlaczego spółka Caterpillar może udostępniać Państwa dane osobowe podmiotom zewnętrznym?

Państwa dane osobowe będziemy udostępniać podmiotom zewnętrznym z następujących powodów:

·         w celu spełnienia obowiązku prawnego lub regulacyjnego, w przypadku gdy takie ujawnienie jest wymagane przez organ regulacyjny lub nadzorczy albo policję bądź właściwy sąd;

·         w przypadku, gdy jest to konieczne do administrowania umową, stosunkiem pracy i wszelkimi związanymi z tym świadczeniami związanymi z Państwem;

·         do celów audytu, ubezpieczenia i poszukiwania porad w odniesieniu do naszej działalności biznesowej i obsługi roszczeń;

·         w przypadku, gdy mamy w tym inny uzasadniony interes.

Punkt 14. Kiedy spółka Caterpillar będzie przekazywać dane osobowe poza UE?

Gromadzone przez nas Państwa dane osobowe mogą być przesyłane i przechowywane w jednym lub kilku krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być również przetwarzane przez pracowników spoza EOG, którzy pracują na rzecz spółki Caterpillar lub naszych zewnętrznych usługodawców. W takich przypadkach będziemy podejmować stosowne kroki w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych przez ich odbiorcę zgodnie z wymogami RODO i w sposób opisany w niniejszym dokumencie. Jeśli nie będziemy w stanie zapewnić takiego odpowiedniego poziomu ochrony danych, Państwa dane osobowe będą przesyłane poza EOG tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo na to uprzednią zgodę.

Punkt 15. Jakie środki bezpieczeństwa są stosowane w celu ochrony danych osobowych?

Wprowadziliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczenia przed ryzykami, w tym środki mające na celu zapobieganie przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych w sposób nieuprawniony, ich zmianie lub ujawnieniu. Szczegółowe informacje na temat tych środków można uzyskać na żądanie. Ponadto dostęp do Państwa danych osobowych ograniczamy do tych pracowników, pośredników, zleceniobiorców i innych podmiotów zewnętrznych, które mają potrzebę biznesową ich poznania.

Wprowadziliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych i będziemy powiadamiać Państwa oraz każdy właściwy organ regulacyjny o podejrzewanym naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Punkt 16. Jak długo spółka Caterpillar będzie przechowywać dane osobowe?

Państwa dane osobowe będziemy przechowywać tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym do celów spełnienia wszelkich wymogów prawnych, regulacyjnych, księgowych lub sprawozdawczych. Szczegóły dotyczące okresów przechowywania różnych aspektów Państwa danych osobowych są dostępne w naszej polityce przechowywania danych, którą można uzyskać w dziale zasobów ludzkich. Aby określić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ich liczbę, charakter i wrażliwość, potencjalne ryzyko szkody wynikające z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele, dla których przetwarzamy Państwa dane osobowe i odpowiedź na pytanie, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, a także stosowne wymogi prawne.

Gdy przestaną Państwo być pracownikami etatowymi, pracownikami lub zleceniobiorcami spółki Caterpillar, zachowamy, a następnie bezpiecznie zniszczymy Państwa dane osobowe zgodnie z naszą polityką przechowywania danych.

Punkt 17. Jaki jest Państwa obowiązek, jeśli chodzi o informowanie spółki Caterpillar o zmianie danych osobowych?

Ważne jest, aby przechowywane przez nas Państwa dane osobowe były dokładne i aktualne. Prosimy o kontakt z przedstawicielem działu zasobów ludzkich w sprawie stosownej procedury poinformowania nas o wszelkich niezbędnych zmianach w Państwa danych osobowych, które są w naszym posiadaniu.

Punkt 18. Jakie są Państwa prawa związane z danymi osobowymi?

W pewnych okolicznościach zgodnie z prawem przysługują Państwu następujące prawa:

·         Żądanie dostępu do Państwa danych osobowych (powszechnie znane jako „żądanie dostępu osoby, której dane dotyczą”). Umożliwia to otrzymanie kopii przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych i sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.

·         Żądanie korekty przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych osobowych przechowywanych przez nas.

·         Żądanie usunięcia Państwa danych osobowych. Umożliwia to Państwu zwrócenie się do nas o usunięcie lub skasowanie danych osobowych w przypadku, gdy nie ma powodu, dla którego mielibyśmy je dalej przetwarzać. Mają Państwo również prawo zwrócić się do nas o usunięcie lub skasowanie Państwa danych osobowych w przypadku, gdy skorzystali Państwo z prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej).

·         Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy powołujemy się na swój uzasadniony interes (lub interes pomiotu zewnętrznego) i jest coś takiego w Państwa konkretnej sytuacji, co sprawia, że chcą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu danych na tej podstawie. Mają Państwo również prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe dla celów marketingu bezpośredniego.

·         Żądanie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych. Umożliwia to Państwu zwrócenie się do nas o wstrzymanie przetwarzania Państwa danych osobowych, na przykład jeśli chcą Państwo, abyśmy ustalili ich dokładność lub powód ich przetwarzania.

·         Żądanie przesłania Państwa danych osobowych innemu podmiotowi.

·         Wniesienie skargi do właściwego organu nadzoru w odniesieniu do przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.

Jeśli chcesz skorzystać z praw opisanych powyżej, możesz to zrobić na jeden z poniższych sposobów:

Online: EU Individual Rights Request Form

Email: [email protected]

Telefon: +1 (800) 806-6832 lub +1 309-494-3282 (DATA)

Jeśli przesyłasz zgłoszenie za pomocą wiadomości e-mail, upewnij się, że dokładnie informujesz w nim, z jakich praw chcesz skorzystać oraz opisz dokładnie jakie dane lub informacje Twój wniosek obejmuje, aby można było jak najszybciej odpowiednio go przetworzyć

Nie muszą Państwo wnosić opłaty za dostęp do swoich danych osobowych (ani za skorzystanie z innych praw). Możemy jednak pobrać rozsądną opłatę, jeśli żądanie dostępu jest jednoznacznie nieuzasadnione lub nadmierne. W takich okolicznościach możemy również odmówić zastosowania się do danego żądania.

Punkt 19. Czego może potrzebować od Państwa spółka Caterpillar?

Możemy stanąć w obliczu konieczności zażądania od Państwa określonych danych w celu potwierdzenia Państwa tożsamości i zapewnienia prawa dostępu do danych osobowych (lub skorzystania z innych przysługujących Państwu praw). Jest to kolejny odpowiedni środek bezpieczeństwa, którego celem jest zagwarantowanie, że dane osobowe nie zostaną ujawnione żadnej osobie, która nie ma prawa do ich otrzymania.

Punkt 20. Jakie jest Państwa prawo do wycofania zgody?

W ograniczonych okolicznościach, w których wyrazili Państwo zgodę na zbieranie, przetwarzanie i przesyłanie Państwa danych osobowych w określonym celu, mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na tę konkretną operację przetwarzania. Aby wycofać zgodę, należy skontaktować się z lokalnym, regionalnym lub korporacyjnym przedstawicielem działu zasobów ludzkich. Po otrzymaniu powiadomienia o wycofaniu Państwa zgody nie będziemy dalej przetwarzać Państwa danych osobowych w celu lub celach, na które pierwotnie wyrazili Państwo zgodę, a jeśli nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych, bezpiecznie się ich pozbędziemy.

Punkt 21. Co się stanie, jeśli do tego dokumentu wprowadzone zostaną zmiany?

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania niniejszego Globalnego oświadczenia o poufności danych oraz niniejszego Załącznika w dowolnym czasie, a w przypadku dokonania przez nas istotnych aktualizacji przekażemy Państwu zaktualizowane dokumenty. Możemy również od czasu do czasu powiadamiać Państwa w inny sposób o przetwarzaniu Państwa danych osobowych.

[KONIEC załącznika 2. Osoby, których dane dotyczą z systemów zasobów ludzkich — EOG]

Zaktualizowano 07.01.2019

Niniejszy dodatek do Globalnego oświadczenia Caterpillar o ochronie prywatności danych zawiera dodatkowe informacje na temat sposobu gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania, przekazywania i przetwarzania danych osobowych przez spółkę Caterpillar w Australii lub informacje pochodzące z Australii. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z głównym tekstem Globalnego oświadczenia Caterpillar o ochronie prywatności danych.

Rozdział 1. Przechowywanie danych osobowych

Spółka Caterpillar zapisuje dane osobowe w postaci elektronicznej na naszych serwerach, dostarczanych i zarządzanych przez spółkę Caterpillar i jej dostawców.

Rozdział 2. Transgraniczne przekazywanie danych osobowych

Możemy ujawnić dane osobowe poza Australią, w tym także spółkom zależnym firmy Caterpillar, które są objęte niniejszym Globalnym oświadczeniem dot. poufności danych i dostawcom używanym przez te spółki Caterpillar (w celu przejrzenia listy oddziałów firmy Caterpillar objętych Globalnym oświadczeniem dot. poufności danych spółki Caterpillar oraz kraju, w którym mają siedzibę zapoznaj się z sekcją Osoby prawne w dokumencie Globalne oświadczenie dotyczące poufności danych). Kraje, w których najczęściej znajdują się odbiorcy to: Stany Zjednoczone, Zjednoczone Królestwo, Królestwo Niderlandów, Szwajcaria, Singapur, Chiny, Japonia oraz Indie. W odniesieniu do danych osobowych podlegających zasadom ochrony prywatności w Australii podejmiemy odpowiednie działania w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony (zgodnie z zasadami ochrony prywatności w Australii) podczas przekazywania takich danych osobowych do osób w innych krajach lub uzyskania na to zgody.

Rozdział 3. Kontaktowanie się z firmą Caterpillar lub biurem australijskiego komisarza informacyjnego (Australian Information Commissioner)

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych przez spółkę Caterpillar, skontaktuj się z lokalnym przedstawicielem spółki Caterpillar, biurem ochrony prywatności spółki Caterpillar przesyłając e-mail na adres [email protected] lub z biurem praktyk biznesowych Caterpillar, wymienionym w sekcji 10 oświadczenia Globalnego oświadczenia dotyczącego poufności danych. Jeśli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe zostały obsłużone w sposób niezgodny z zapisami zawartymi w Globalnym oświadczeniu dotyczącym poufności danych i nie są Państwo usatysfakcjonowani odpowiedzią uzyskaną od lokalnej osoby kontaktowej ze spółki Caterpillar, biura ochrony prywatności lub biura praktyk biznesowych spółki Caterpillar, możesz skontaktować się z biurem australijskiego komisarza informacyjnego.

Wchodzi w życie: 1 stycznia 2020 r. (Ostatnia aktualizacja: 1 maja 2020)

Niniejszy dodatek do Globalnego oświadczenia o poufności danych spółki Caterpillar zawiera dodatkowe informacje na temat sposobu gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania przez spółkę Caterpillar danych osobowych klientów z Kalifornii (zgodnie z definicją podaną w ramach kalifornijskiej ustawy o poufności danych California Consumer Privacy Act („CCPA”). CCPA, wraz z nadawanymi osobom przez ten dokument prawami oraz obowiązkami związanymi z powiadamianiem zawartymi w tymże dokumencie obowiązują inaczej w kontekście HR (np. wobec pracowników). Co więcej, uwzględniono w nim także wyjątki dla klientów, którzy zajmują się prowadzeniem działalności biznesowej. Aby uzyskać więcej  informacji nt. kontekstu HR zapoznaj się z dokumentem Artykuł 1 – Zasoby ludzkie, znajdującym się w niniejszym Załączniku 4. Aby uzyskać więcej informacji dot. innego typu klientów (wyłączając działalność B2B w ramach CCPA), zapoznaj się z Artykułem 2 – Klienci nie-HR. Aby odnaleźć więcej ogólnych informacji dot. działalności spółki Caterpillar względem informacji osobowych, zapoznaj się z ogólnym tekstem Globalnego oświadczenia dotyczącego poufności danych spółki Caterpillar.

Artykuł 1 – Zasoby ludzkie

Rozdział 1. Jakie znaczenie ma niniejszy artykuł względem Załącznika 4?

Zastosowanie niniejszego artykułu względem Załącznika 4 – poinformowanie osób ubiegających się o pracę, dyrektorów, pracowników medycznych, kadry zarządzającej oraz kontrahentów spółki Caterpillar (łącznie zwanych dalej „Pracownikami” na potrzeby niniejszego artykułu) o kategoriach danych osobowych (zdefiniowanych poniżej), które gromadzimy, oraz o celach, dla których je gromadzimy.

Rozdział 2. Gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych do celów biznesowych

Dla celów niniejszego oświadczenia „daneosobowe” to informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Dane osobowe nie obejmują informacji zdezidentyfikowanych, zagregowanych lub połączonych, zawierających dane, które nie pozwalają na identyfikację Użytkownika lub nie pozwalają na ich powiązanie z danym Użytkownikiem. Termin Dane osobowe nie obejmuje również publicznie dostępnych informacji (informacje, które zostały zgodnie z prawem udostępnione w rejestrach centralnych, wojewódzkich lub innego poziomu).

Dane osobowe pracowników są zbierane, używane i ujawniane wyłącznie w celach biznesowych (zgodnie z opisem poniżej) oraz w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. W przypadku ujawnienia Danych osobowych stronom trzecim robimy to w celach, które opisano poniżej. W stosownych przypadkach wymagamy, aby takie strony trzecie zachowały poufność Danych osobowych oraz zapewniały utrzymanie odpowiednich standardów systemów i procesów w celu zabezpieczenia i chronienia Danych osobowych.

Gromadzimy i wykorzystujemy następujące kategorie Danych osobowych o Użytkowniku, aby zarządzać jego stosunkiem zatrudnienia wobec spółki:

Rozdział 3. Dodatkowe informacje na temat korzystania z danych osobowych

Poza wymienionymi powyżej celami możemy również wykorzystywać i dzielić się kategoriami powyższych danych osobowych w celu:

·         Przeprowadzenia inspekcji interakcji, transakcji i rekordów;

·         Monitorowania zgodności z zasadami i procedurami firmy;

·         Wykrywania incydentów z dziedziny ochrony przed złośliwymi, oszukańczymi lub nielegalnymi działaniami oraz ściganie osób odpowiedzialnych za taką działalność;

·         W celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i ujawnienia organom ścigania lub innym agencjom rządowym (jeśli jest to wymagane przez prawo), w celu ochrony spółki Caterpillar, osoby lub mienia, w celu wspierania działalności, na przykład w zakresie zastosowań udzielanych w ramach dotacji rządowych, oraz po autoryzowaniu przez użytkownika); oraz

·         Ujawniania w inny sposób, zgodnie z instrukcjami lub zgodą od użytkownika.

Rozdział 4. Z kim należy się kontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji?

Możesz wysłać e-mail do zespołu ds. prywatności danych w Caterpillar: [email protected] lub w wysłać normalny list na adres:

DW: Ochrona danych

Caterpillar Inc.

100 N.E. Adams Street

Peoria, IL 61629

Artykuł 2 – konsumenci inni niż dział HR

Rozdział 1. Jakie znaczenie ma niniejszy artykuł względem Załącznika 4?

CCPA nadaje konsumentom z Kalifornii pewne prawa w odniesieniu do dotyczących ich danych osobowych. W tym artykule opisano sposób gromadzenia i przetwarzania danych osobowych oraz ich udostępniania w trakcie naszej interakcji z Użytkownikiem oraz po jej zakończeniu. Co więcej, znajduje się też w nim wyjaśnienie przysługujących Użytkownikowi praw. Jeśli jesteś konsumentem w Kalifornii i chcesz wykorzystać jakiekolwiek z praw w ramach CCPA, aby uzyskać więcej informacji na temat wysyłania zapytania, zapoznaj się z rozdziałem 5 poniżej.

Niniejszy artykuł dotyczy wyłącznie klientów z Kalifornii. W niniejszym artykule „konsument z Kalifornii” to osoba fizyczna, która przebywa w Kalifornii. Określenie to nie uwzględnia osób, które (i) działają jako pracownicy, właściciele, dyrektorzy, oficerowie lub kontrahenci firmy, spółki, spółki jednoosobowej, organizacji Nonprofit lub agendy rządowej i które zajmują się sprawami firmy Caterpillar (w tym naszych dealerów) lub (II) osoby ubiegającej się o pracę, pracownika, właściciela, dyrektora, oficera, pracownika medycznego lub kontrahenta spółki Caterpillar.

Rozdział 2. Jakie kategorie danych osobowych mogą być zbierane, przetwarzane i ujawniane przez Caterpillar oraz do jakich celów?

Poza wymienionymi powyżej celami możemy również wykorzystywać i dzielić się kategoriami powyższych danych osobowych w celu:

·         Ujawnienia organom ścigania lub innym agencjom rządowym (jeśli jest to wymagane przez prawo), w celu ochrony spółki Caterpillar, osoby lub mienia, w celu wspierania działalności, na przykład w zakresie zastosowań udzielanych w ramach dotacji rządowych, oraz po autoryzowaniu przez użytkownika)

·         Ujawnienia w sposób zgodny ze wskazówkami od Użytkownika

Rozdział 3. Czy spółka Caterpillar sprzedaje moje dane osobowe?

Twoje dane osobowe nie zostały sprzedane w ciągu ostatnich 12 miesięcy i nie będą one sprzedawane stronom trzecim.

Rozdział 4. Jakie mam prawa w ramach CCPA?

Możesz mieć prawa w ramach CCPA. CCPA przyznaje konsumentom określone prawa w odniesieniu do Danych osobowych, które się do nich odnoszą; w niektórych przypadkach prawa te nie mają jednak charakteru bezwzględnego i w określonych okolicznościach nie mają zastosowania. Prawa przyznane w ramach CCPA to:

·         Prawo do uzyskania dostępu do Twoich informacji osobowych / prawo do poznania Twoich informacji osobowych oraz Prawo do przenoszenia danych – prawo do żądania dostępu do informacji o gromadzeniu Twoich danych osobowych przez spółkę Caterpillar lub uzyskania dostępu do Twoich danych osobowych.

·         Prawo do usunięcia – Prawo do żądania usunięcia danych osobowych dotyczących wnioskodawcy.

·         Prawo do rezygnacji ze sprzedaży danych osobowych – Prawo do wystąpienia o niesprzedawanie (lub zaprzestania sprzedaży) danych osobowych.

·         Prawo do niedyskryminacji – Prawo do nie podlegania dyskryminacji z tytułu egzekwowania praw przysługujących Użytkownikowi w ramach CCPA.

Nie będziemy dyskryminować Użytkowników, którzy wykorzystują prawa nadane im przez CCPA. Jeśli nie jest to możliwe w ramach CCPA, nie będziemy:

o    odmawiać Użytkownikowi dostępu do produktów lub usług;

o    obciążać Użytkownika inną ceną dóbr lub usług, także poprzez nieudzielanie zniżek czy rabatów lub nakładanie kar;

o    zapewniać innego poziomu lub jakości produktów lub usług; lub

o    proponować innej ceny lub stawki za usługi lub innego poziomu lub jakości dóbr lub usług;

za skorzystanie z przysługujących Użytkownikowi praw w ramach CCPA.

Rozdział 5. W jaki sposób mogę skorzystać z praw nadanych przez CCPA?

Można skorzystać z praw nadanych przez CCPA stosując jedną z poniższych metod: 

Online:  Formularz skorzystania z praw CCPA;

E-mail:  [email protected]; lub

Tel.: +1 (800) 806-6832 lub +1 309-494-3282 (DATA).

W przypadku wysyłania pocztą elektroniczną: prosimy o dołączenie informacji odnośnie uprawnienia, z którego Użytkownik chce skorzystać, aby otrzymać informacje oraz o podanie jakich danych lub informacji dotyczy wniosek w celu umożliwienia prawidłowej i terminowej podania celu. 

Możemy udzielić odpowiedzi wyłącznie na zweryfikowane żądanie. Być może będziemy musieli poprosić Użytkownika o udzielenie informacji w celu potwierdzenia, że On sam lub jego autoryzowany wyznaczony przedstawiciel chce skorzystać z przysługujących mu praw. Możemy poprosić o wysłanie żądania Użytkownika za pośrednictwem konta (jeśli takowe istnieje) lub zadać serię pytań zabezpieczających w celu zweryfikowania tożsamości, zanim wyślemy Użytkownikowi odpowiedź na wysłane żądanie. Nie trzeba tworzyć konta Caterpillar w celu skorzystania z jakichkolwiek przysługujących praw (dostępu, usuwania lub rezygnacji z sprzedaży).

Rozdział 6. Z kim należy się kontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji?

Możesz wysłać e-mail do zespołu ds. prywatności danych w Caterpillar: [email protected] lub w wysłać normalny list na adres:

DW: Ochrona danych

Caterpillar Inc.

100 N.E. Adams Street

Peoria, IL 61629

(KONIEC Załącznik 4.) California Consumer Privacy Act]

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who do not have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Data Privacy Statement. For more information on how Caterpillar collects and processes non-personal information, please see Caterpillar’s Global Data Governance Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities of the Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., ethnicity and drug and alcohol testing); and

·         Biometric Information (e.g., thumbprints).

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

We need all the categories of information collected primarily to allow us to manage our relationship with you in order to operate our business and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Non-Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

·         Where it is necessary for the performance of a contract.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where we need it for credit protection.

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings, or arbitration.

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

The legal grounds we rely on to process your personal information are listed in Table 1.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (including, without limitation, for compliance with a legal obligation, or to protect the security of the data subject, as set out above) and because in limited circumstances, we have your explicit written consent. Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review decisions taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent. We also rely on consent in other situations as identified in Table 1.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us. If you give us your consent, you will be able to withdraw your consent at any time.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing you with a product), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations.

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers and Caterpillar.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates, and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please contact your Caterpillar contact or email [email protected] for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate, or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required, if there is a breach of LGPD.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities.

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact [email protected] or use any unsubscribe options we may provide you in the context of our processing activities. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 5. Brazil - Non-Human Resources Data Subjects] 

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Privacy Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities) to Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data (also known as special categories of information) requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Health Information (e.g., prescription records, benefit claims, and the Explanation of Benefits sent in connection with claims) related to, among other things, physical or mental health, disability status, sickness absence, and family related leaves;

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., marital status, race, ethnicity, and drug and alcohol testing);

·         Biometric Information (e.g., thumbprints); and

·         Trade Union affiliation.

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

Personal information is vital to our management and administration of employment relationships. We need all the categories of personal information collected primarily to allow us to manage our relationship with you and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary for the performance of a contract we have entered into with you.

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings or arbitration

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

We will rely on legitimate interests as the lawful basis for processing the categories of personal information set out below and, in each case we have identified the legitimate interest upon which we rely. We also identify supplemental bases for processing certain categories of information where warranted in a specific notice that we will provide you.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information relating to leaves of absence, which may include sickness absence or family related leaves, to comply with employment and other laws.

·         Information about your physical or mental health, or disability status, to ensure your health and safety in the workplace and to assess your fitness to work, to provide appropriate workplace adjustments, to monitor and manage sickness absence and to administer benefits.

·         Information related to trade union affiliation to facilitate dues collection, maintain contact lists, and perform other business-related activities.

·         Information related to ethnicity and/or nationality, to comply with employment and other laws.

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (as set out above) and because:

·         In limited circumstances, we have your explicit written consent;

·         We need to carry out obligations or exercise specific rights in the field of employment and social security law and in line with our Global Data Privacy Statement;

Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review of automated decision taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing a benefit), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations (such as ensuring your health and safety).

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers, other Caterpillar entities, and public government agencies or authorities.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third-party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons. Examples include:

·         payroll;

·         benefits provision and administration (including pensions);

·         occupational health or medical assessments regarding your fitness to work and health and safety (e.g. workstation assessments);

·         insurance claims and notifications;

·         provision and administration of recruitment assessments, training and professional development;

·         library and research services such as subscriptions and memberships;

·         building security access and maintenance;

·         travel providers;

·         telecommunications and messaging services such as our business continuity emergency notification system;

·         hard copy archiving; and

·         IT services.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract, working relationship and any associated benefits with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used, or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy which is available from the HR department. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Once you are no longer an employee, worker, or contractor of Caterpillar, we will retain and securely destroy your personal information in accordance with our data retention policy.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. In many cases, you have self-service access to your data (e.g., internal HR systems). Please keep your information up-to-date, or contact your Human Resources representative for the proper procedure for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required if there is a breach of LGPD.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities).

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the limited circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing, and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact your local, regional, or corporate Human Resources representative. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 6. Brazil - Human Resources Data Subjects]