Declaración global de privacidad de datos de Caterpillar

Esta declaración de privacidad afecta a las sucursales, las filiales y demás entidades controladas por Caterpillar Inc. como se identifican en el Anexo A (Lista de los controladores de datos/entidades jurídicas de Caterpillar) (colectivamente, “Caterpillar”). Esta declaración de privacidad se aplica solo cuando Caterpillar recopila o procesa de algún otro modo datos personales para los fines de Caterpillar (p. ej., cuando Caterpillar [por separado o en conjunto con otras entidades] es un controlador y, por lo tanto, determina los fines para los cuales se procesa algún tipo de información y la manera en la que se hace). Esta declaración de privacidad no se aplica cuando Caterpillar recopila o procesa de algún otro modo datos personales en nombre de otra empresa, como los vendedores, proveedores y clientes de Caterpillar.

La entidad de Caterpillar aplicable que sea el “controlador” de sus datos es aquella con la que tiene una relación, e incluye, por ejemplo: un cliente (p. ej., la empresa de Caterpillar a la que se hace referencia en su orden de compra o en otro contrato con Caterpillar), un empleado (p. ej., la empresa de Caterpillar con la que está intentando tener o con la que acaba de iniciar una relación), o un proveedor (p. ej., la empresa de Caterpillar con la que está intentando tener o con la que acaba de iniciar una relación cliente/proveedor). Caterpillar recomienda revisar periódicamente esta declaración de privacidad para mantenerse al tanto de los posibles cambios que se puedan dar en ella.

Por conveniencia, varias secciones de esta declaración de privacidad se organizan por la categoría de los interesados identificados a continuación. Tenga en cuenta que, en determinadas situaciones, es posible que no encaje perfectamente en ninguna de las categorías (por ejemplo, podría aplicarse más de una, o es posible que usted no sea cliente de Caterpillar, pero que la sección de cliente sea la más aplicable). Revise todo el lenguaje que se adecúe a su relación con Caterpillar. Esta declaración de privacidad cubre los datos personales de los individuos que:

• sean candidatos a ser empleados o empleados (es decir, personal, plantilla y trabajadores) de Caterpillar, u otras personas que estén trabajando actualmente o que hayan sido empleadas anteriormente para realizar trabajos para Caterpillar, incluidos los empleados temporales (colectivamente, “empleados”);
• estén asociados con los clientes de Caterpillar, incluidos los vendedores, los clientes de los vendedores, los distribuidores, los clientes de los distribuidores, los clientes de venta directa, los agentes comerciales y otros representantes (colectivamente, “clientes”); y
• estén asociados con proveedores de Caterpillar, como los empleados de los de los proveedores (trabajadores temporales, personal, plantilla y contratistas, etc.) (colectivamente, “proveedores”).

En esta declaración de privacidad, el término “procesar” significa cualquier actividad que se realice con respecto a los datos personales, e incluye, por ejemplo, la recopilación, el almacenamiento, la modificación la transferencia o cualquier otro uso de estos. Además, esta declaración de privacidad no se aplica a otra información (datos de carácter no personal) que Caterpillar pueda recopilar o procesar de algún otro modo. Para obtener más información sobre otros datos que Caterpillar puede recopilar o procesar de algún otro modo, consulte la Declaración sobre el gobierno de los datos de Caterpillar.

Además de esta declaración de privacidad, algunos sistemas, aplicaciones y procesos de Caterpillar pueden contener sus propios avisos de privacidad, que ofrecen detalles adicionales sobre qué datos personales concretos se están recopilando y cómo se almacenan, se usan y se transfieren.

Algunas jurisdicciones podrían prohibir o limitar la recopilación, el uso o la distribución de categorías específicas de los datos personales; por ello, esta declaración de privacidad en la que se detallan nuestras prácticas podría verse limitada por esas leyes y/o aclarada en mayor medida en algunos apéndices en países concretos adjuntos a esta declaración de privacidad que podrían afectarle. En el caso de que haya discrepancias con esta declaración de privacidad, dichos apéndices prevalecen.

Para los fines de esta declaración de privacidad, los datos personales son cualquier tipo de información sobre un individuo concreto o que identifique o pueda identificar a un individuo concreto. Dicho de otro modo, es cualquier dato que pueda relacionarse con usted. Determinadas jurisdicciones podrían prohibir o limitar la recopilación de categorías concretas de datos personales. Sujetos a la legislación local y a lo estipulado en cualquier apéndice adjunto, estos son algunos ejemplos de datos personales que podríamos recopilar:

• datos de contacto (p. ej., nombre, dirección, número de teléfono, datos de contacto en caso de emergencia);
• número de la seguridad social u otros números nacionales de identidad/de identificación fiscal;
• datos de identificación y verificación (p. ej., fotografías, carné de conducir, pasaporte u otras pruebas de identidad);
• datos de seguridad de la información (p. ej., comunicaciones creadas, almacenadas o trasmitidas por una persona mediante la tecnología de información o los equipos de comunicaciones de Caterpillar);
• información para rellenar elementos, como, por ejemplo, comunicaciones, contratos, órdenes de compra, pagos y créditos; y
• otra información requerida para cumplir con la legislación vigente, incluidas órdenes de registro válidas, citaciones u órdenes judiciales.

Las distintas categorías de personas podrían estar sujetas a una recopilación de datos personales adicional, que incluya, entre otros:

Clientes:

• datos de contacto empresarial (p. ej., nombre, dirección y número de teléfono de la empresa);
• datos de contacto de los representantes individuales: (p. ej., nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico);
• datos de facturación (p. ej., datos de la cuenta financiera, facturas, recibos);
• datos sobre la gestión de las relaciones con los clientes (p. ej., los datos necesarios para crear el perfil de un cliente o para facilitar la automatización de marketing);
• datos sobre reparaciones (p. ej., necesidades y estado de las reparaciones);
• datos sobre la garantía (p. ej., historial de compra, garantías ampliadas); y
• datos sobre la satisfacción de los clientes.

Caterpillar podría recibir información de equipos que pueda ser personalmente identificable por otra parte, p. ej., el propietario del equipo, pero, en la mayoría de los casos, Caterpillar no será el controlador de esa información.

Empleados:

• datos generales (p. ej., fecha de nacimiento, estado civil, datos de dependencia, etnia y/o nacionalidad);
• datos de residencia (p. ej., estado del permiso de trabajo);
• datos de la cuenta financiera;
• datos de referencia (p. ej., cartas de recomendación o de referencia, o informes aportados por antiguos empleadores o colegas);
• datos de verificación de antecedentes (p. ej., verificaciones de antecedentes crediticios y penales, pruebas de detección de drogas y alcohol);
• datos sanitarios (p. ej., registros de recetas, solicitud de beneficios, y la Explicación de beneficios enviada en relación con las solicitudes);
• datos biométricos (p. ej., huellas dactilares);
• afiliación a sindicatos;
• datos de automoción (p. ej., antecedentes de conducción, registro del vehículo, número de carné de conducir);
• datos sobre competencias profesionales (p. ej., experiencia laboral, educación); y
• datos relacionados con el empleo (p. ej., antecedentes laborales, nuevos formularios de contratación, destrezas, educación y formación, evaluación del desempeño, objetivos, asistencia, ausencias al trabajo, derecho a vacaciones y solicitudes, historial de remuneraciones, notificación de lesiones y enfermedades laborales, problemas disciplinarios y quejas).

Proveedores:

• datos de residencia (p. ej., estado del permiso de trabajo);
• datos de la cuenta financiera;
• datos generales (p. ej., diligencia debida);
• datos sobre competencias profesionales (p. ej., experiencia laboral, educación);
• datos de referencia (p. ej., cartas de recomendación o de referencia, o informes aportados por antiguos empleadores o colegas); y
• datos biométricos (p. ej., huellas dactilares).

Dependiendo de la legislación local vigente, algunos datos personales recopilados por Caterpillar podrían considerarse “datos personales confidenciales” (p. ej., datos personales sujetos a protecciones adicionales).

Además, en algunas instancias, como en el caso de que usted sea el único propietario de un negocio, los datos sobre su empresa podrían considerarse datos personales. Esto podría incluir datos empresariales (p. ej., dirección de la oficina), datos sobre la cuenta financiera (p. ej., datos sobre la cuenta bancaria, referencias comerciales, estados financieros), activos (p. ej., posesión de propiedades), identificación fiscal y clasificación de la diversidad.

Caterpillar podría utilizar datos anonimizados (o no identificables) derivados de sus datos personales, pero en su forma anonimizada no pueden ser relacionados con un individuo concreto. Estos datos no identificables no se consideran datos personales para los fines de esta declaración de privacidad y no están cubiertos por esta declaración de privacidad. Sin embargo, en el caso de que dichos datos se usen o se les dé formato de manera que sea posible relacionarlos con un individuo concreto, se considerarán datos personales según proceda.

Caterpillar recopila datos personales en una variedad de contextos de distintas categorías de personas.

Los clientes (directamente o, en algunos casos, a través de terceros) proporcionan datos personales a través de la relación empresarial que se establece al adquirir, comercializar o vender productos o servicios de Caterpillar. Esto incluye, por ejemplo, el envío de datos personales como parte de una propuesta, un contrato, la recepción o la contratación de servicios o productos (incluidos los servicios de reparación y de garantía) y el posible acceso a los sistemas de Caterpillar o a los procesos de seguimiento de Caterpillar. En el transcurso de la duración de una relación con un cliente, Caterpillar se reserva el derecho de solicitar, cuando sea necesario, otras formas de datos personales necesarios para facilitar los fines descritos a continuación.

Los empleados proporcionan datos personales directamente durante la aplicación y el proceso de incorporación, en el transcurso de la duración del empleo y, en algunos casos en los que esté permitido, con motivo del cese. Además, Caterpillar puede recopilar los datos descritos anteriormente de un tercero, por ejemplo, al contactar con las referencias proporcionadas por un empleado a Caterpillar, o al obtener datos de verificación de antecedentes de conformidad con nuestras políticas y leyes vigentes en relación con la aplicación o el proceso de incorporación de un empleado. Gran parte de esta información se proporciona de manera voluntaria a Caterpillar como condición de empleo para facilitar la gestión de la relación empleador-empleado de Caterpillar, lo cual es vital para nuestro éxito colectivo.

Los proveedores proporcionan datos personales a través de la relación empresarial que se establece al adquirir, comercializar o vender productos o servicios de Caterpillar. Esto incluye, por ejemplo, el envío de datos personales como parte de una propuesta, un contrato, el suministro de servicios o productos y el posible acceso a los sistemas de Caterpillar o a los procesos de seguimiento de Caterpillar. En el transcurso de la duración de una relación con un proveedor, Caterpillar se reserva el derecho de solicitar, cuando sea necesario, otras formas de datos personales necesarios para facilitar los fines descritos a continuación.

Además, para los individuos que visiten una ubicación o instalación de Caterpillar, pueden tomarse fotografías o vídeo (por ejemplo, cámaras de televisión de circuito cerrado o CCTV).

Caterpillar procesa sus datos personales en el caso de que así lo permitan las leyes de protección de datos vigentes, incluso para los fines de sus intereses legítimos, para cumplir con una obligación legal de Caterpillar y en el caso de que usted haya dado su consentimiento a Caterpillar para que lo haga.

En algunos casos, usted autoriza que la recopilación de sus datos personales se realice de una manera adecuada para el contexto, lo que significa que puede realizarse oralmente, por escrito, electrónicamente o, si la legislación local lo permite, podría sobreentenderse en el caso de que el fin sea evidente por las circunstancias y usted proporcione sus datos personales de manera voluntaria. De conformidad con las leyes locales, y como puede establecerse articularse en los apéndices adjuntos en algunos países concretos, podrían darse las circunstancias de que Caterpillar deba obtener su consentimiento explícito. Usted puede decidir si da su consentimiento o no, y esta decisión es completamente voluntaria. En algunas circunstancias, usted puede retirar su consentimiento para que Caterpillar recopile y use los datos personales, siempre que se cumplan las restricciones contractuales y legales, y se notifique con una antelación razonable.

Caterpillar usa los datos personales de maneras compatibles con los fines para los que se recopilaron inicialmente los datos. Esto puede incluir el uso de un fin que esté razonablemente relacionado con el fin de la recopilación original. Caterpillar recopila, usa y divulga datos personales como parte esencial de sus operaciones.

Puede proporcionarse más información sobre cómo usamos estos datos personales en los apéndices adjuntos que describen nuestras obligaciones y derechos legales exclusivos disponibles en las diferentes jurisdicciones.

Los datos personales también pueden procesarse con el fin de cumplir los requisitos legales que afecten a Caterpillar, tales como la presentación ante organismos oficiales, el cumplimiento de órdenes judiciales de proporcionar información, el cumplimiento de compromisos contractuales, así como para salvaguardar los derechos y la propiedad de Caterpillar.

Los datos personales son fundamentales para nuestra gestión y administración de las relaciones con clientes, de empleo y con los proveedores en general. De conformidad con la legislación local y con cualquier apéndice adjunto, los datos personales de distintas categorías de personas se recopilan con fines distintos. A continuación describimos los distintos fines para recopilar datos personales de los clientes, los proveedores y los empleados.

Fines para la recopilación de los datos personales de los clientes

Caterpillar utiliza los datos personales de los clientes para llevar a cabo operaciones empresariales (p. ej., satisfacer los pedidos de los clientes), comercializar nuevos productos mediante divulgación individual o comunicaciones grupales (p. ej., boletines de noticias), evaluar el rendimiento interno, gestionar las relaciones con los clientes (p. ej., la facturación y los pagos), gestionar el riesgo y el cumplimiento y para facilitar diversas funciones administrativas. Algunos ejemplos de los datos personales que Caterpillar puede recopilar de los clientes y sus respectivos usos incluyen:

Fines para la recopilación de los datos personales de los empleados

Caterpillar usa los datos personales de los empleados para llevar a cabo operaciones empresariales (p. ej., gestionar el control de acceso y los sistemas de seguridad y para actualizar los directorios de la plantilla), fomentar el desarrollo de los empleados (p. ej., formación), facilitar diversas funciones administrativas (p. ej., administrar los planes de compensaciones, los beneficios y las ausencias) y gestionar el funcionamiento de nuestros negocios.

Algunos ejemplos de los datos personales que Caterpillar puede recopilar de los empleados y sus respectivos usos incluyen:

Fines para la recopilación de los datos personales de los proveedores

Caterpillar usa los datos personales de los proveedores para llevar a cabo operaciones empresariales (p. ej., gestionar el control de acceso y los sistemas de seguridad), seleccionar y aprobar a nuevos proveedores, evaluar el rendimiento de los proveedores, gestionar las relaciones con los proveedores (p. ej., facturación y pagos), gestionar el riesgo y el cumplimiento y facilitar diversas funciones administrativas.

Algunos ejemplos de los datos personales que Caterpillar puede recopilar de los proveedores y sus respectivos usos incluyen:

Sección 5. ¿Cómo protege Caterpillar los datos personales?

Caterpillar utiliza medidas razonables, incluidas medidas de seguridad informáticas y medidas de seguridad físicas para proteger los datos personales. Estas medidas son proporcionales a los riesgos que conlleva el tratamiento de los datos personales y la confidencialidad de los datos personales, y tiene en cuenta los requisitos de la ley local vigente. Caterpillar requiere que todas las personas cumplan con las políticas de seguridad vigentes en relación a los datos personales al usar los sistemas de Caterpillar.

Sección 6. ¿Cuánto tiempo conserva Caterpillar los datos personales?

Caterpillar almacena los datos personales todo el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines identificados anteriormente y para cumplir con los requisitos legales, incluido el de conservación de registros. Nuestra conservación de sus datos personales estará sujeta en todo momento a la legislación local. Este periodo de almacenamiento puede sobrepasar la duración de su relación con Caterpillar.

Sección 7. ¿Cómo deshecha Caterpillar los datos personales?

Cuando los datos personales dejan de ser útiles o, en cualquier caso, una vez que ha expirado la obligación legal de conservarlos, estos se destruirán de conformidad con la legislación local y siguiendo los procedimientos establecidos en el sistema o proceso de Caterpillar pertinente.

Puesto que Caterpillar dirige una empresa internacional, podríamos necesitar transferir sus datos personales a distintas jurisdicciones para nuestros fines empresariales. Caterpillar puede transferir datos personales a países o jurisdicciones cuya legislación podría no exigir legalmente el mismo nivel de protección de datos que la jurisdicción en la que se recopilaron sus datos personales. Esta declaración de privacidad se aplica a todas las operaciones de Caterpillar y a sus actividades de tratamiento de datos, y Caterpillar ha formado contratos de transferencia de datos con sus filiales en todo el mundo para proteger los datos.

Caterpillar solo comparte datos personales con otros en consonancia con esta declaración de privacidad, para los fines mencionados anteriormente, cuando lo exija la ley o con su consentimiento. Las transferencias de los datos a terceros consistirán generalmente en transferencias a procesadores externos para aquellos fines en consonancia con esta declaración de privacidad. Además, Caterpillar puede transferir datos personales a controladores de datos externos cuando la ley lo exija, con su consentimiento o con la autorización de la autoridad pertinente. En algunas jurisdicciones, la transferencia de categorías de datos específicamente definidos o la transferencia a ciertos terceros podría requerir un consentimiento explícito por su parte. En todos los casos, la transferencia de los datos personales estará sujeta a la legislación local y a los apéndices adjuntos.

Cuando Caterpillar comparte datos personales con terceros que procesan los datos personales en nombre de Caterpillar (p. ej., contratistas, consultores), Caterpillar toma medidas razonables para exigir a tales destinatarios que protejan los datos personales de conformidad con las leyes vigentes. Ejemplos de terceros con los que podríamos compartir datos para alguno de estos fines incluyen:

• proveedores, proveedores de servicios y otros socios que colaboran con nuestra empresa, proporcionando, por ejemplo, servicios de infraestructura técnica;
• organismos de seguridad u otros organismos gubernamentales (cuando la ley así lo exija; con la autorización del cliente; para proteger a Caterpillar, a una persona o una propiedad; y para apoyar a nuestra empresa, como en el caso de solicitudes para obtener subvenciones del gobierno);
• sucursales, filiales y otras entidades controladas por Caterpillar;
• otros proveedores de servicios externos que procesan los datos personales en nombre de Caterpillar;
• una entidad adquiriente (o una entidad que está interesada en adquirir) en el caso de que Caterpillar venda (o esté considerando vender) una parte de su empresa; y
• (solo empleados) proveedores que proporcionan servicios de planificación médica o financiera.

Caterpillar toma medidas para mantener la exactitud y la integridad de los datos personales. Usted puede solicitar y recibirá el acceso razonable a los datos personales que haya proporcionado a Caterpillar y tendrá la posibilidad de corregirlos en caso de que sea necesario. Los procedimientos de Caterpillar le proporcionan acceso a sus datos personales y le permiten ejercer otros derechos que pudiera tener de conformidad con la legislación local vigente.

A menos que la ley lo prohíba o, en algunos casos, por exigencias de la legislación local, su derecho a acceder a sus datos personales podría estar limitado. Los ejemplos de por qué su acceso podría estar limitado incluyen:

• la solicitud está relacionada con asesoramiento y procedimientos legales;
• podría solicitarse un secreto legal en lo que respecta al contenido de los datos;
• los datos personales también incluyen los datos de un tercero que no ha accedido a divulgar sus datos y cuya privacidad se vería afectada por dicha divulgación;
• la solicitud no está lo suficientemente detallada o ya se ha respondido a esta; 
• la solicitud es frívola o vejatoria; o
• (solo empleados) la información podría divulgar una referencia confidencial.

Caterpillar tendrá en cuenta la legislación local al revisar las solicitudes para acceder o modificar los datos personales que obran en su poder.

Si es usted un cliente, póngase en contacto con el representante de Caterpillar a quien le haya proporcionado sus datos personales para el procedimiento pertinente para obtener acceso a sus datos personales.

Su es usted un empleado, póngase en contacto con el representante de Recursos Humanos local, regional o empresarial para seguir el procedimiento adecuado para obtener acceso a sus datos personales. Bajo solicitud, y después de haber proporcionado pruebas satisfactorias de identidad y los posibles requerimientos adicionales establecidos por la legislación local vigente, se le concederá acceso a sus datos personales, y podrá ejercer su derecho de revisar y, si corresponde, la opción de copiar, modificar, eliminar o cancelar dichos datos personales en los sistemas de Caterpillar.

Si es usted un proveedor, puede ponerse en contacto con la persona de su organización responsable de la relación con Caterpillar y que cuenta con una Identificación de Seguridad Web Corporativa (Corporate Web Security Identification, CWS ID) y/o tiene acceso a la aplicación de Gestión de datos del proveedor (p. ej. Supplier Connect) para el autoacceso.

Si desea obtener más información sobre los derechos de acuerdo con el Reglamento General de Protección de datos (“RGPD”); consulte el Apéndice1 y/o el Apéndice 2 según proceda. Para obtener información más específica con respecto a los derechos de acuerdo con la Ley sobre Privacidad del consumidor de California (CCPA); consulte el Apéndice 4 de este documento.

Sección 10. ¿Dónde puede obtener más información?

Si tiene alguna pregunta sobre esta declaración de privacidad, puede ponerse en contacto con nosotros por correo electrónico en [email protected]; por teléfono en el +1 309-494-3282 (DATA); o por correo ordinario a la dirección que se indica a continuación. Si cree que sus datos personales se han tratado de manera incompatible con lo establecido en esta declaración de privacidad, no dude en contactar con [email protected] o con el Departamento de Prácticas Empresariales de Caterpillar en https://www.caterpillar.com/en/company/code-of-conduct/office-of-business-practices.html o llamando al +1 (800) 300-7898 o al número de teléfono específico para su país que aparece en el sitio web referenciado arriba.

• Attn: Data Privacy Team
• Caterpillar Inc.
• 100 NE Adams St.
• Peoria, IL 61629

Además, en su orden de compra o en otro contrato que tenga con Caterpillar pueden proporcionarse también los datos de contacto de su controlador de datos local.

Si es usted un empleado, puede obtener más información a través del representante local de Recursos Humanos, regional o empresarial en:

• Human Resources, 100 N.E. Adams Street, Peoria, IL 61629, EE. UU.
• [email protected]

En algunos casos, los datos de contacto de su representante de Recursos Humanos local aparece incluido en el Manual del empleado o en el contrato.

Sección 11. ¿Qué sucede si esta declaración de privacidad cambia?

Nos reservamos el derecho de modificar esta declaración de privacidad cuando sea necesario. Cuando lo hagamos, los cambios se comunicarán a las personas afectadas en ese momento, y anotaremos cerca de la parte superior de esta declaración de privacidad la fecha en la que se han realizado tales cambios y/o cuándo se harán efectivos. En determinados casos, si los cambios realizados son materiales, es posible que le enviemos también un mensaje de correo electrónico u otra comunicación para informarle de dichos cambios y de las opciones que puede tener o las acciones que puede tomar antes de que se hagan efectivos. Dependiendo de la naturaleza de los cambios y en cumplimiento de la legislación local, continuar su relación con Caterpillar se demostrará su aceptación de dichos cambios.

Este Apéndice de la Declaración global de privacidad de datos de Caterpillar ofrece información adicional sobre el modo en que Caterpillar recopila, almacena, usa, transfiere y procesa los datos personales (incluidas las categorías especiales de los datos personales) en o desde determinados países del Espacio Económico Europeo (“EEE”). Este Apéndice afecta a aquellos que no tienen una relación de empleado/personal con Caterpillar. Para obtener más información, consulte la Declaración global de privacidad de datos de Caterpillar. Para obtener más información sobre cómo Caterpillar recopila o procesa datos no personales, consulte la Declaración sobre el gobierno de los datos de Caterpillar.

Si se le ha referido a este apéndice para el EEE desde un contrato que tiene con Caterpillar, el controlador de datos para los datos personales que se están procesando en relación con dicho contrato será la entidad legal a la que se hace referencia en dicho contrato. Para los fines de este apéndice para el EEE, los controladores pertinentes aparecen listados en el Anexo A (Lista de controladores de datos de Caterpillar/entidades jurídicas) de la Declaración de privacidad global de Caterpillar. 

Sección 1. ¿Cuál es la finalidad de este apéndice?

Caterpillar se compromete a proteger la privacidad y la seguridad de sus datos personales. En este apéndice para el EEE se detalla cómo recopilamos, almacenamos, usamos y transferimos los datos personales relacionados con usted durante y después de su relación con nosotros, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”). Como controlador de datos, la ley de protección de datos nos exige que le notifiquemos la información contenida en este apéndice para el EEE.

Sección 2. ¿Qué datos personales confidenciales podría recopilar y procesar Caterpillar?

Los datos personales confidenciales (también conocidos como categorías especiales de datos) requieren un nivel de protección más alto. Estos datos personales revelan o contienen: origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas y filosóficas, afiliaciones a sindicatos, datos genéticos, datos biométricos, datos sanitarios y vida u orientación sexual.

Podemos recopilar, almacenar y usar los siguientes datos, que podrían incluirse o considerarse “categorías especiales” de datos (como se define arriba):

·         datos generales (p. ej., estado civil, datos de dependencia, etnia y/o nacionalidad, verificaciones de antecedentes crediticios y criminales y pruebas de detección de drogas y alcohol); y

·         datos biométricos (p. ej., huellas dactilares).

Sección 3. ¿Por qué usa Caterpillar sus datos personales?

Necesitamos recopilar todas las categorías de datos principalmente para poder gestionar nuestra relación con usted con el fin de dirigir nuestro negocio y para poder cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias. En algunos casos, podemos usar sus datos personales para perseguir un interés legítimo propio o de terceros, siempre y cuando sus intereses y derechos fundamentales no invaliden dichos intereses.

Las razones por las que nosotros, o un tercero contratado, procesaremos sus datos personales aparecen listadas en la Tabla 1 a continuación.

Algunos de estos fines para el tratamiento coincidirán, y podría haber varios fines que justifiquen nuestro uso de sus datos personales.

Tabla 1. Categorías, fin, y bases legales del tratamiento: Datos de interesados que no forman parte del personal

Sección 4. ¿Cuáles son las bases legales de Caterpillar para procesar sus datos personales?

Solo utilizaremos sus datos personales cuando la ley así nos lo permita. Por lo general, nos basaremos en una o más de las siguientes bases para procesar sus datos personales:

·         En caso de que sea necesario para cumplir con una obligación legal o reglamentaria.

·         En caso de que sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) siempre y cuando sus intereses y derechos fundamentales no invaliden dichos intereses.

·         En caso de que sea necesario para la ejecución de un contrato.

También podemos usar sus datos personales en las siguientes situaciones, que son poco probables:

·         En caso de que necesitemos proteger sus intereses (o los intereses de otra persona).

·         En caso de que sea necesario por el interés público o con fines oficiales.

·         En caso de que hayamos obtenido su consentimiento previo (esto solo se usa en relación a tratamientos voluntarios y no se usa para tratamientos necesarios u obligatorios).

Los fundamentos legales en los que nos basamos para procesar sus datos personales aparecen listados en la Tabla 1.

Sección 5. ¿Cuáles son las categorías especiales de los datos personales que se usan en Caterpillar?

Usaremos las categorías especiales de sus datos personales para los siguientes fines:

·         Los datos relacionados con los datos biométricos, para identificar o autentificar a los usuarios y para fines de control de accesos.

·         Los datos de verificación de antecedentes, para evaluar y seleccionar a los individuos con los que trabaja Caterpillar.

Podemos procesar las categorías especiales de los datos personales (definidas anteriormente) porque tenemos una base legal para hacerlo (expuesta anteriormente) y porque en circunstancias limitadas, tenemos su consentimiento explícito por escrito. Aunque es menos frecuente, podemos procesar este tipo de datos cuando sea necesario en relación con demandas legales o cuando sea necesario para proteger sus intereses (o los intereses de otra persona) y usted no sea capaz de dar su consentimiento o si usted ya ha hecho públicos los datos. También podemos procesar dichos datos en el transcurso de las actividades empresariales legítimas con las salvaguardias oportunas.

Sección 6. ¿Cuándo se usa la toma de decisiones automatizada?

Caterpillar no realiza regular y sistemáticamente tomas de decisiones automatizadas que generen efectos legales relativos a los individuos o que puedan tener un efecto significativo similar. En caso de que interactúe con una empresa de Caterpillar que esté realizando dicha toma de decisiones automatizada, debería recibir un aviso específico que especifique los detalles de la toma de decisiones automatizada.

De conformidad con la legislación europea en materia de protección de datos (y sujeta a la forma en la que estas y otras leyes y regulaciones afectan y deben ser respetadas por Caterpillar), tiene derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizada basada en sus datos personales.

Sección 7. ¿Necesita Caterpillar su consentimiento?

En circunstancias limitadas, podemos solicitar su consentimiento por escrito para que nos permita procesar ciertos datos especialmente confidenciales. Si lo hacemos, le proporcionaremos los detalles de los datos que deseamos obtener y el motivo por el que los necesitamos, para que pueda considerar detenidamente si desea otorgar su consentimiento. También dependemos de su consentimiento en otras situaciones, que se especifican en la Tabla 1.

Debe saber que no es una condición de su contrato con nosotros acceder a todas nuestras solicitudes de consentimiento.

Sección 8. ¿Qué sucede si no proporciono mis datos personales?

Si no proporciona ciertos datos cuando se los solicitamos, no podremos ejecutar el contrato que hemos firmado con usted (como pagarle o proporcionarle un producto) o es posible que nos impida cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias.

Sección 9. ¿Qué sucede si el fin por el que Caterpillar recopilaba los datos personales cambia?

Solo usaremos sus datos personales para los fines para los que los hemos recopilado, a menos que consideremos razonablemente que necesitamos usarlos para otro motivo, y que esa razón sea compatible con el fin original. Si necesitamos usar su información personal para un fin no relacionado, se lo notificaremos y explicaremos la base legal que nos permite hacerlo.

Tenga presente que podemos procesar sus datos personales sin su conocimiento ni consentimiento, de conformidad con las normas anteriores, siempre y cuando así lo requiera o lo permita la ley.

Sección 10. ¿Compartirá Caterpillar sus datos personales?

Es posible que tengamos que compartir sus datos con terceros (como se define más adelante), incluidos proveedores de servicios externos y Caterpillar.

Podemos transferir sus datos personales fuera de la Unión Europea (“UE”). Si lo hacemos, se puede esperar un grado similar de protección con respecto a sus datos personales.

Sección 11. ¿Qué terceros pueden procesar su información personal?

En el término “terceros" se incluyen proveedores de servicios externos (incluidos contratistas, agentes designados, aseguradoras y corredores de seguros) y otras entidades de Caterpillar. Algunos ejemplos son:

·         proveedores, proveedores de servicios y otros socios que colaboran con nuestra empresa, proporcionando, por ejemplo, servicios de infraestructura técnica;

·         organismos de seguridad u otros organismos gubernamentales;

·         sucursales, filiales y otras entidades controladas por Caterpillar;

·         otros proveedores de servicios externos que procesan los datos personales en nombre de Caterpillar; y

·         una entidad adquiriente (o una entidad que está interesada en adquirir) en el caso de que Caterpillar venda (o esté considerando vender) una parte de su empresa.

Sección 12. ¿Cuándo podría Caterpillar compartir sus datos personales dentro de Caterpillar?

Compartiremos sus datos personales dentro de Caterpillar como parte de nuestra actividad empresarial regular y actividades de gestión de informes, en el contexto de una reorganización empresarial o un ejercicio de reestructuración de grupos, como apoyo al sistema de mantenimiento, para el hospedaje de datos y para otros motivos empresariales legítimos.

Sección 13. ¿Por qué podría Caterpillar compartir sus datos personales con terceros?

Compartiremos sus datos personales con terceros por los siguientes motivos:

·         para cumplir con una obligación legal o reglamentaria, en el caso de una autoridad reglamentaria o supervisora, la policía o un tribunal competente requieran dicha divulgación;

·         cuando sea necesario para supervisar el contrato con o por usted;

·         para los fines de auditoría, seguros y en el transcurso de solicitar asesoramiento con respecto a las operaciones de nuestra empresa y la tramitación de reclamaciones; y

·         cuando tengamos otro interés legítimo para hacerlo.

Sección 14. ¿En qué casos transferiría Caterpillar datos personales fuera de la UE?

Los datos personales que recopilamos sobre usted pueden transferirse a y almacenarse en uno o más países fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”). También pueden ser procesados por personal que trabaje desde fuera del EEE para Caterpillar o para nuestros proveedores de servicios externos. En tales casos, tomaremos las medidas necesarias para garantizar un nivel adecuado de protección de datos por parte del destinatario, de conformidad con lo exigido en el RGPD y con lo detallado en este documento. Si no podemos garantizar dicho nivel adecuado de protección de datos, sus datos personales solo se transferirán fuera del EEE si ha dado su consentimiento previo para la transferencia.

Sección 15. ¿Qué medidas de seguridad se aplican para proteger los datos personales?

Hemos establecido unas medidas de seguridad adecuadas para proteger la seguridad de sus datos personales y proporcionar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluidas medidas diseñadas para evitar que sus datos personales se pierdan accidentalmente, se usen o se acceda a ellos de una manera no autorizada, se alteren o se divulguen. Los detalles de esas medidas están disponibles bajo solicitud. Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad empresarial de conocerlos.

Hemos establecido procedimientos para tratar cualquier presunta violación de la seguridad de los datos, y le notificaremos a usted y a cualquier organismo regulador pertinente de la presunta violación en los casos en que así lo requiera la ley.

Sección 16. ¿Cuánto tiempo conservará Caterpillar los datos personales?

Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir los objetivos para los que se recopilaron, incluidos los fines de satisfacer cualquier requisito legal, reglamentario, de contabilidad o de información. Los datos sobre los periodos de conservación para aspectos distintos de sus datos personales están disponibles en nuestra política de conservación de datos. Para determinar el periodo de conservación adecuado para los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la confidencialidad de los datos personales, los posibles riesgos de daños a causa del uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que procesamos su datos personales y si podemos lograr esos fines por otros medios, y los requisitos legales.

Sección 17. ¿Cuál es su deber de informar a Caterpillar de posibles cambios en sus datos personales?

Es importante que los datos personales que obren en nuestro poder sobre usted sean exactos y estén actualizados. Póngase en contacto con su contacto de Caterpillar o envíe un mensaje de correo electrónico a [email protected] para informarnos de cualquier cambio que haya que realizar en los datos personales sobre usted que obren en nuestro poder.

Sección 18. ¿Cuáles son sus derechos en relación con sus datos personales?

Bajo determinadas circunstancias, por ley, usted tiene derecho a:

·         Solicitar el acceso a sus datos personales (comúnmente conocido como “solicitud de acceso del interesado”). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tengamos sobre usted y comprobar que los estamos procesando de manera legal.

·         Solicitar la corrección de los datos personales que tengamos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier dato personal incompleto o inexacto que tengamos sobre usted.

·         Solicitar la supresión de sus datos personales. Esto le permite solicitarnos que borremos o eliminemos los datos personales cuando no haya ningún buen motivo para que continuemos procesándolos. También tiene derecho a pedirnos que borremos o eliminemos sus datos personales si ejerce su derecho de oponerse al tratamiento (a continuación).

·         Oponerse al tratamiento de sus datos personales en aquellos casos en los que nos amparamos en un interés legítimo (o de un tercero) pero hay algo sobre su situación concreta que hace que quiera oponerse al tratamiento en este terreno. También tiene derecho a oponerse en aquellos casos en los que estemos procesando sus datos personales para fines de comercialización directa.

·         Solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite solicitar que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o el motivo para su tratamiento.

·         Solicitar la transferencia de sus datos personales a un tercero.

·         Presentar una denuncia ante la autoridad supervisora correspondiente con respecto a nuestro tratamiento de sus datos personales.

Si desea revisar, verificar, corregir o solicitar la supresión de sus datos personales, oponerse o restringir el procesamiento de sus datos personales, o solicitar que transfiramos una copia de sus datos personales a otra parte, póngase en contacto a través de [email protected] para seguir el procedimiento adecuado.

Si desea ejercer sus derechos tal como se indica anteriormente, puede hacerlo utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

En línea: Formulario de solicitud de derechos individuales de la UE

Correo electrónico:  [email protected]

Telephone:  +1 (800) 806-6832 or +1 309-494-3282(DATA)

Si envía un correo electrónico; asegúrese de incluir los derechos que desea invocar y proporcione los datos o información a la que se refiere su solicitud de forma que pueda tratarse de forma adecuada y oportuna.

No tendrá que pagar ninguna cuota para acceder a sus datos personales (ni para ejercer ninguno de los demás derechos). No obstante, es posible que cobremos una cuota razonable si su solicitud de acceso está claramente injustificada o es excesiva. De manera alternativa, en tales circunstancias podemos negarnos a satisfacer la solicitud.

Sección 19. ¿Qué puede necesitar Caterpillar de usted?

Podemos necesitar solicitar datos específicos sobre usted que nos ayuden a confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceso a los datos personales (o para ejercer cualquiera de sus demás derechos). Se trata de otra medida de seguridad adecuada para garantizar que los datos personales no se revelen a nadie que no tenga derecho a obtenerlos.

Sección 20. ¿Cuál es su derecho a retirar su consentimiento?

En aquellas circunstancias en las que haya proporcionado su consentimiento para la recopilación, el procesamiento y la transferencia de sus datos personales para un fin específico, tiene derecho a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, envíe un mensaje de correo electrónico a [email protected] o use cualquier opción para darse de baja que podamos proporcionarle en el contexto de nuestras actividades de tratamiento. Una vez que hayamos recibido notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de tratar sus datos personales para los fines para los que dio su consentimiento originalmente y, a menos que tengamos otra base legal para seguir tratando su información personal, la desecharemos de manera segura.

Sección 21. ¿Qué sucede si se realizan cambios en este documento?

Nos reservamos el derecho de actualizar esta declaración de privacidad global y este apéndice en cualquier momento, y le proporcionaremos los documentos actualizados cuando realicemos actualizaciones importantes. También es posible que se le enviemos notificaciones por otros medios de vez en cuando respecto al tratamiento de sus datos personales.

[FINAL del Apéndice 1. Interesados que no forman parte del personal dentro del EEE] 

Este Apéndice de la Declaración global de privacidad de datos de Caterpillar ofrece información adicional sobre el modo en que Caterpillar recopila, almacena, usa, transfiere y procesa los datos personales (incluidas las categorías especiales de los datos personales) en o desde determinados países del Espacio Económico Europeo (“EEE”). Este Apéndice afecta a aquellos que tienen una relación de empleado/personal con Caterpillar. Para obtener más información, consulte la Declaración de privacidad global de Caterpillar.

Si se le ha referido a este apéndice para el EEE desde un contrato que tiene con Caterpillar, el controlador de datos para los datos personales que se están procesando en relación con dicho contrato será la entidad legal a la que se hace referencia en dicho contrato. Para los fines de este apéndice para el EEE, los controladores pertinentes aparecen listados en el Anexo A (Lista de controladores de datos de Caterpillar/entidades jurídicas) de la Declaración de privacidad global de Caterpillar.

Sección 1. ¿Cuál es la finalidad de este apéndice?

Caterpillar se compromete a proteger la privacidad y la seguridad de sus datos personales. En este apéndice para el EEE se detalla cómo recopilamos, almacenamos, usamos y transferimos los datos personales relacionados con usted durante y después de su relación con nosotros, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”). Como controlador de datos, la ley de protección de datos nos exige que le notifiquemos la información contenida en este apéndice para el EEE.

Sección 2. ¿Qué datos personales confidenciales podría recopilar y procesar Caterpillar?

Los datos personales confidenciales (también conocidos como categorías especiales de datos) requieren un nivel de protección más alto. Estos datos personales revelan o contienen: origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas y filosóficas, afiliaciones a sindicatos, datos genéticos, datos biométricos, datos sanitarios y vida u orientación sexual.

Podemos recopilar, almacenar y usar los siguientes datos, que podrían incluirse o considerarse “categorías especiales” de datos (como se define arriba):

·         datos sanitarios (p. ej., registros de recetas, solicitud de beneficios y la Explicación de beneficios enviada en relación con las solicitudes) relacionada, entre otras cosas, con la salud física o mental, el estado de discapacidad, la baja por enfermedad y bajas por motivos familiares;

·         datos generales (p. ej., estado civil, datos de dependencia, etnia y/o nacionalidad, verificaciones de antecedentes crediticios y criminales y pruebas de detección de drogas y alcohol);

·         datos biométricos (p. ej., huellas dactilares); y

·         afiliación a sindicatos.

Sección 3. ¿Por qué usa Caterpillar sus datos personales?

Los datos personales son fundamentales para nuestra gestión y administración de las relaciones laborales. Necesitamos recopilar todas las categorías de datos personales principalmente para poder gestionar nuestra relación con usted y para poder cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias. En algunos casos, podemos usar sus datos personales para perseguir un interés legítimo propio o de terceros, siempre y cuando sus intereses y derechos fundamentales no invaliden dichos intereses.

Las razones por las que nosotros, o un tercero contratado, procesaremos sus datos personales aparecen listadas en la Tabla 1 a continuación.

Algunos de estos fines para el tratamiento coincidirán, y podría haber varios fines que justifiquen nuestro uso de sus datos personales.

Tabla 1. Categorías, fin, y bases legales del tratamiento: Datos del personal

Sección 4. ¿Cuáles son las bases legales de Caterpillar para procesar sus datos personales?

Solo utilizaremos sus datos personales cuando la ley así nos lo permita. Por lo general, nos basaremos en una o más de las siguientes bases para procesar sus datos personales:

·         En caso de que sea necesario para la ejecución de un contrato que hayamos firmado con usted.

·         En caso de que sea necesario para cumplir con una obligación legal o reglamentaria.

·         En caso de que sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) siempre y cuando sus intereses y derechos fundamentales no invaliden dichos intereses.

También podemos usar sus datos personales en las siguientes situaciones, que son poco probables:

·         En caso de que necesitemos proteger sus intereses (o los intereses de otra persona).

·         En caso de que sea necesario por el interés público o con fines oficiales.

·         En caso de que hayamos obtenido su consentimiento previo (esto solo se usa en relación a tratamientos voluntarios y no se usa para tratamientos necesarios u obligatorios).

Nos basaremos en los intereses legítimos como base legal para tratar las categorías de datos personales establecidas abajo y, en cada caso, hemos identificado el interés legítimo en el que nos basamos. (También identificamos las bases adicionales para tratar ciertas categorías de datos cuando proceda.)

Sección 5. ¿Cuáles son las categorías especiales de los datos personales que se usan en Caterpillar?

Usaremos las categorías especiales de sus datos personales para los siguientes fines:

·         Datos relacionados con las bajas, que pueden incluir baja por enfermedad o bajas por motivos familiares, para cumplir con la ley de empleo y con otras leyes.

·         Datos sobre su salud física o mental, o su estado de discapacidad, para garantizar su salud y seguridad en el lugar de trabajo y para evaluar su idoneidad para trabajar, para proporcionar los ajustes pertinentes en el lugar de trabajo, para supervisar y gestionar las bajas por enfermedad y para aplicar los beneficios.

·         Datos relacionados con afiliaciones a sindicatos, para facilitar el cobro de las cuotas, mantener las listas de contacto y realizar otras actividades empresariales.

·         Datos relacionados con la etnia y/o la nacionalidad, para cumplir con las leyes de empleo y otras leyes.

·         Los datos relacionados con los datos biométricos, para identificar o autentificar a los usuarios y para fines de control de accesos.

·         Datos relacionados con verificaciones de antecedentes laborales, para evaluar y seleccionar a los individuos para un puesto en Caterpillar.

Podemos tratar las categorías especiales de los datos personales (definida anteriormente) porque tenemos una base legal para hacerlo (expuesta anteriormente) y porque:

·         en circunstancias limitadas, tenemos su consentimiento explícito por escrito;

·         necesitamos hacer frente a las obligaciones o ejercer derechos específicos en el campo del derecho de trabajo y de la seguridad social y en consonancia con nuestra Declaración global de privacidad de dato;

·         en caso de que sea necesario por el interés público, como para la supervisión de igualdad de oportunidades y en consonancia con nuestra Declaración global de privacidad de datos; o

·         en caso de que sea necesario para evaluar su capacidad para trabajar por motivos de salud, sujeto a las pertinentes salvaguardias de confidencialidad.

Aunque es menos frecuente, podemos procesar este tipo de datos cuando sea necesario en relación con demandas legales o cuando sea necesario para proteger sus intereses (o los intereses de otra persona) y usted no sea capaz de dar su consentimiento o si usted ya ha hecho públicos los datos. También podemos procesar dichos datos en el transcurso de las actividades empresariales legítimas con las salvaguardias oportunas.

Sección 6. ¿Cuándo se usa la toma de decisiones automatizada?

 Caterpillar no realiza regular y sistemáticamente tomas de decisiones automatizadas que generen efectos legales relativos a los individuos o que puedan tener un efecto significativo similar. En caso de que interactúe con una empresa de Caterpillar que esté realizando dicha toma de decisiones automatizada, debería recibir un aviso específico que especifique los detalles de la toma de decisiones automatizada.

De conformidad con la legislación europea en materia de protección de datos (y sujeta a la forma en la que estas y otras leyes y regulaciones afectan y deben ser respetadas por Caterpillar), tiene derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizada basada en sus datos personales.

Sección 7. ¿Necesita Caterpillar su consentimiento?

En circunstancias limitadas, podemos solicitar su consentimiento por escrito para que nos permita procesar ciertos datos especialmente confidenciales. Si lo hacemos, le proporcionaremos los detalles de los datos que deseamos obtener y el motivo por el que los necesitamos, para que pueda considerar detenidamente si desea otorgar su consentimiento.

Debe saber que no es una condición de su contrato con nosotros acceder a todas nuestras solicitudes de consentimiento.

Sección 8. ¿Qué sucede si no proporciono mis datos personales?

Si no proporciona ciertos datos cuando se los solicitamos, no podremos ejecutar el contrato que hemos firmado con usted (como pagarle o proporcionarle un beneficio) o es posible que nos impida cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias (como garantizar su salud y seguridad).

Sección 9. ¿Qué sucede si el fin por el que Caterpillar recopilaba los datos personales cambia?

Solo usaremos sus datos personales para los fines para los que los hemos recopilado, a menos que consideremos razonablemente que necesitamos usarlos para otro motivo, y que esa razón sea compatible con el fin original. Si necesitamos usar su información personal para un fin no relacionado, se lo notificaremos y explicaremos la base legal que nos permite hacerlo.

Tenga presente que podemos procesar sus datos personales sin su conocimiento ni consentimiento, de conformidad con las normas anteriores, siempre y cuando así lo requiera o lo permita la ley.

Sección 10. ¿Compartirá Caterpillar sus datos personales?

Es posible que tengamos que compartir sus datos con terceros (como se define más adelante), incluidos proveedores de servicios externos y Caterpillar.

Podemos transferir sus datos personales fuera de la Unión Europea (“UE”). Si lo hacemos, se puede esperar un grado similar de protección con respecto a sus datos personales.

Sección 11. ¿Qué terceros pueden procesar su información personal?

En el término “terceros” se incluyen proveedores de servicios externos (incluidos contratistas, agentes designados, aseguradoras y corredores de seguros) y otras entidades de Caterpillar. Algunos ejemplos son:

·         proveedores, proveedores de servicios y otros socios que colaboran con nuestra empresa, proporcionando, por ejemplo, servicios de infraestructura técnica;

·         organismos de seguridad u otros organismos gubernamentales;

·         sucursales, filiales y otras entidades controladas por Caterpillar;

·         otros proveedores de servicios externos que procesan los datos personales en nombre de Caterpillar; y

·         una entidad adquiriente (o una entidad que está interesada en adquirir) en el caso de que Caterpillar venda (o esté considerando vender) una parte de su empresa.

Sección 12. ¿Cuándo podría Caterpillar compartir sus datos personales dentro de Caterpillar?

Compartiremos sus datos personales dentro de Caterpillar como parte de nuestra actividad empresarial regular y actividades de gestión de informes, en el contexto de una reorganización empresarial o un ejercicio de reestructuración de grupos, como apoyo al sistema de mantenimiento, para el hospedaje de datos y para otros motivos empresariales legítimos. Algunos ejemplos son:

·         la nómina;

·         la provisión y administración de beneficios (incluidas las pensiones);

·         las evaluaciones de salud o médicas en relación con su idoneidad para trabajar y la salud y la seguridad (p. ej., evaluaciones en el lugar de trabajo);

·         las reclamaciones y notificaciones del seguro;

·         la provisión y administración de evaluaciones de selección, formación y desarrollo profesional;

·         los servicios de biblioteca y de investigación, tales como suscripciones y afiliaciones;

·         el acceso de seguridad y mantenimiento del edificio;

·         los proveedores de desplazamiento;

·         los servicios de telecomunicaciones y mensajería, tales como nuestro sistema de notificación de emergencia de continuidad comercial;

·         el archivo en copia impresa; y

·         los servicios informáticos.

Sección 13. ¿Por qué podría Caterpillar compartir sus datos personales con terceros?

Compartiremos sus datos personales con terceros por los siguientes motivos:

·         para cumplir con una obligación legal o reglamentaria, en el caso de una autoridad reglamentaria o supervisora, la policía o un tribunal competente requieran dicha divulgación;

·         cuando sea necesario para administrar el contrato, las relaciones laborales y cualquier beneficio asociado con o para usted; 

·         para los fines de auditoría, seguros y en el transcurso de solicitar asesoramiento con respecto a las operaciones de nuestra empresa y la tramitación de reclamaciones; y

·         cuando tengamos otro interés legítimo para hacerlo.

Sección 14. ¿En qué casos transferiría Caterpillar datos personales fuera de la UE?

Los datos personales que recopilamos sobre usted pueden transferirse a y almacenarse en uno o más países fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”). También pueden ser procesados por personal que trabaje desde fuera del EEE para Caterpillar o para nuestros proveedores de servicios externos. En tales casos, tomaremos las medidas necesarias para garantizar un nivel adecuado de protección de datos por parte del destinatario, de conformidad con lo exigido en el RGPD y con lo detallado en este documento. Si no podemos garantizar dicho nivel adecuado de protección de datos, sus datos personales solo se transferirán fuera del EEE si ha dado su consentimiento previo para la transferencia.

Sección 15. ¿Qué medidas de seguridad se aplican para proteger los datos personales?

Hemos establecido unas medidas de seguridad adecuadas para proteger la seguridad de sus datos personales y proporcionar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluidas medidas diseñadas para evitar que sus datos personales se pierdan accidentalmente, se usen o se acceda a ellos de una manera no autorizada, se alteren o se divulguen. Los detalles de esas medidas están disponibles bajo solicitud. Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad empresarial de conocerlos.

Hemos establecido procedimientos para tratar cualquier presunta violación de la seguridad de los datos, y le notificaremos a usted y a cualquier organismo regulador pertinente de la presunta violación en los casos en que así lo requiera la ley.

Sección 16. ¿Cuánto tiempo conservará Caterpillar los datos personales?

Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir los objetivos para los que se recopilaron, incluidos los fines de satisfacer cualquier requisito legal, reglamentario, de contabilidad o de información. Los datos sobre los periodos de conservación para aspectos distintos de sus datos personales están disponibles en nuestra política de conservación de datos, que está disponible en el departamento de RR. HH. Para determinar el periodo de conservación adecuado para los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la confidencialidad de los datos personales, los posibles riesgos de daños a causa del uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que procesamos su datos personales y si podemos lograr esos fines por otros medios, y los requisitos legales.

Cuando deje de ser empleado, trabajador o contratista de Caterpillar, conservaremos y desecharemos de manera segura sus datos personales de conformidad con nuestra política de conservación de datos.

Sección 17. ¿Cuál es su deber de informar a Caterpillar de posibles cambios en sus datos personales?

Es importante que los datos personales que obren en nuestro poder sobre usted sean exactos y estén actualizados. Póngase en contacto con su representante de Recursos Humanos para seguir el procedimiento adecuado para informarnos de la necesidad de realizar cambios en los datos personales sobre usted que obran en nuestro poder.

Sección 18. ¿Cuáles son sus derechos en relación con sus datos personales?

Bajo determinadas circunstancias, por ley, usted tiene derecho a:

·         Solicitar el acceso a sus datos personales (comúnmente conocido como “solicitud de acceso del interesado”). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tengamos sobre usted y comprobar que los estamos procesando de manera legal.

·         Solicitar la corrección de los datos personales que tengamos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier dato personal incompleto o inexacto que tengamos sobre usted.

·         Solicitar la supresión de sus datos personales. Esto le permite solicitarnos que borremos o eliminemos los datos personales cuando no haya ningún buen motivo para que continuemos procesándolos. También tiene derecho a pedirnos que borremos o eliminemos sus datos personales si ejerce su derecho de oponerse al tratamiento (a continuación).

·         Oponerse al tratamiento de sus datos personales en aquellos casos en los que nos amparamos en un interés legítimo (o de un tercero) pero hay algo sobre su situación concreta que hace que quiera oponerse al tratamiento en este terreno. También tiene derecho a oponerse en aquellos casos en los que estemos procesando sus datos personales para fines de comercialización directa.

·         Solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite solicitar que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o el motivo para su tratamiento.

·         Solicitar la transferencia de sus datos personales a un tercero.

·         Presentar una denuncia ante la autoridad supervisora correspondiente con respecto a nuestro tratamiento de sus datos personales.

Si desea ejercer sus derechos tal como se indica anteriormente, puede hacerlo utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

En línea: Formulario de solicitud de derechos individuales de la UE

Correo electrónico:  [email protected]

Telephone:  +1 (800) 806-6832 or +1 309-494-3282(DATA)

Si envía un correo electrónico; asegúrese de incluir los derechos que desea invocar y proporcione los datos o información a la que se refiere su solicitud de forma que pueda tratarse de forma adecuada y oportuna. 

No tendrá que pagar ninguna cuota para acceder a sus datos personales (ni para ejercer ninguno de los demás derechos). No obstante, es posible que cobremos una cuota razonable si su solicitud de acceso está claramente injustificada o es excesiva. De manera alternativa, en tales circunstancias podemos negarnos a satisfacer la solicitud.

Sección 19. ¿Qué puede necesitar Caterpillar de usted?

Podemos necesitar solicitar datos específicos sobre usted que nos ayuden a confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceso a los datos personales (o para ejercer cualquiera de sus demás derechos). Se trata de otra medida de seguridad adecuada para garantizar que los datos personales no se revelen a nadie que no tenga derecho a obtenerlos.

Sección 20. ¿Cuál es su derecho a retirar su consentimiento?

En las limitadas circunstancias en las que haya proporcionado su consentimiento para la recopilación, el procesamiento y la transferencia de sus datos personales para un fin específico, tiene derecho a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, póngase en contacto con su representante de Recursos Humanos local, regional o empresarial. Una vez que hayamos recibido notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de tratar sus datos personales para los fines para los que dio su consentimiento originalmente y, a menos que tengamos otra base legal para seguir tratando su información personal, la desecharemos de manera segura.

Sección 21. ¿Qué sucede si se realizan cambios en este documento?

Nos reservamos el derecho de actualizar esta declaración de privacidad global y este apéndice en cualquier momento, y le proporcionaremos los documentos actualizados cuando realicemos actualizaciones importantes. También es posible que se le enviemos notificaciones por otros medios de vez en cuando respecto al tratamiento de sus datos personales.

[FINAL del Apéndice 2. Interesados que forman parte del personal dentro del EEE]

Actualizado el 07/01/2019

Este Apéndice de la Declaración Global de Privacidad de Datos de Caterpillar proporciona información adicional sobre el modo en que Caterpillar recopila, almacena, utiliza, trata de algún otro modo y transfiere la información personal a o desde Australia. Para obtener más información, consulte la sección principal de la Declaración Global de Privacidad de Datos de Caterpillar.

Sección 1. Almacenamiento de información personal

Caterpillar almacena la información personal de forma electrónica en nuestros servidores, que el propio Caterpillar y sus proveedores externos proporcionan y gestionan.

Sección 2. Transferencias transfronterizas de información personal

Podremos revelar información personal fuera de Australia, inclusive a filiales de Caterpillar sujetas a esta Declaración Global de Privacidad de Datos y a los proveedores que tales empresas de Caterpillar utilicen (para ver una lista de las filiales de Caterpillar sujetas a la Declaración Global de Privacidad de Datos de Caterpillar y el país en el que están establecidas, consulte la Sección "Entidades legales" de la Declaración Global de Privacidad de Datos). Los países en los que es probable que se encuentren actualmente los destinatarios extranjeros son Estados Unidos, Reino Unido, Países Bajos, Suiza, Singapur, China, Japón e India. Con respecto a la información personal que esté sujeta a los Principios de Privacidad Australianos, tomaremos las medidas oportunas para garantizar un nivel de protección adecuado (p. ej., conforme con los Principios de Privacidad Australianos) cuando transfiramos dicha información personal a tales entidades de otros países o le pediremos su consentimiento.

Sección 3. Contactar con Caterpillar o con la Oficina del Comisionado de Información de Australia

Si tiene alguna duda sobre el tratamiento de su información personal por parte de Caterpillar, contacte con la persona de contacto de Caterpillar local, con la Oficina de Privacidad de Datos de Caterpillar a través de la dirección [email protected] o con la Oficina de Prácticas Empresariales de Caterpillar, como se indica en la Sección 10 de la Declaración Global de Privacidad de Datos. Si considera que la información personal se ha tratado de un modo contrario a la Declaración Global de Privacidad de Datos y no está satisfecho con la respuesta que le haya proporcionado la persona de contacto de Caterpillar local, la Oficina de Privacidad de Datos o la Oficina de Prácticas Empresariales de Caterpillar, es posible que desee ponerse en contacto con la Oficina del Comisionado de Información de Australia.

En vigor: 1 de enero de 2020 (última actualización: 1 de mayo de 2020)

Este Apéndice de la Declaración Global de Privacidad de Datos de Caterpillar proporciona información adicional sobre el modo en que Caterpillar recopila, almacena, utiliza, transfiere y trata de algún otro modo la información personal sobre los consumidores de California (según se define en la Ley de Privacidad del Consumidor de California o "CCPA"). La CCPA, incluidas sus obligaciones de notificación y los derechos otorgados a las personas, se aplica de manera diferente a las personas pertenecientes al contexto de Recursos Humanos (p. ej., empleados). Además, incluye excepciones para los consumidores que participan en actividades interempresariales. Para obtener más información sobre el contexto de Recursos Humanos, consulte el Artículo 1: Recursos Humanos de este Apéndice 4. Para obtener más información sobre otros consumidores (excluidas las actividades interempresariales exentas en virtud de la CCPA), consulte el Artículo 2: Consumidores no pertenecientes al contexto de Recursos Humanos de este Apéndice 4. Para obtener más información sobre las prácticas de Caterpillar con respecto a la información personal de un modo más general, consulte la sección principal de la Declaración Global de Privacidad de Datos de Caterpillar.

Artículo 1: Recursos Humanos

Sección 1. ¿Cuál es la finalidad de este Artículo del Apéndice 4?

Este Artículo del Apéndice 4 tiene la finalidad de informar a los candidatos a puestos de trabajo, empleados, propietarios, gerentes, directivos, personal médico y contratistas de Caterpillar (denominados de forma colectiva "empleados" a efectos de este Artículo) de las categorías de Información personal (según se definen a continuación) que recopilamos y los fines para los que utilizamos dicha Información personal.

Sección 2. Recopilación y uso de Información personal para fines empresariales

A efectos de este Aviso, "Información personal" se refiere a información relacionada con una persona identificada o identificable. La Información personal no incluye información anonimizada, colectiva o combinada, incluidos datos que no puedan identificarle ni vincularse a usted de un modo razonable. La Información personal tampoco incluye información disponible públicamente (información procedente de registros del gobierno local, estatal o federal que esté disponible legalmente).

Recopilamos, utilizamos y revelamos Información personal de los empleados con fines empresariales únicamente (según se describe más abajo) y conforme a la legislación aplicable. En el caso de que revelemos Información personal a terceros, lo haremos con los mismos fines que se describen a continuación y, cuando resulte oportuno, exigiremos a tales terceros mantener la confidencialidad de la Información personal y utilizar los sistemas y procesos apropiados para proteger dicha información.

Recopilamos y utilizamos las siguientes categorías de Información personal sobre usted para gestionar su relación laboral con nosotros:

Sección 3. Fines adicionales para el uso de la Información personal

Además de los fines ya identificados, también podremos utilizar y compartir las categorías de Información personal indicadas anteriormente para:

• Auditar interacciones, transacciones y registros;
• Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa;
• Detectar incidentes de seguridad, proteger contra actividades maliciosas, engañosas, fraudulentas o ilegales y demandar a los responsables de tales actividades.
• Cumplir con las obligaciones legales y revelar información a las autoridades policiales u otras agencias gubernamentales (cuando la legislación así lo exija; para proteger a Caterpillar, una persona o una propiedad; para respaldar nuestro negocio, como en el caso de solicitudes de subvenciones gubernamentales; y cuando usted lo autorice); y
• Revelar información de algún otro modo conforme a sus indicaciones o tras haber obtenido su consentimiento.

Sección 4. ¿Con quién puedo contactar para obtener más información?

Puede contactar con el equipo de Privacidad de Datos de Caterpillar a través de la dirección de correo electrónico [email protected] o la dirección postal:

Attn: Data Privacy
Caterpillar Inc.
100 N.E. Adams Street
Peoria, IL 61629

Artículo 2: Consumidores no pertenecientes al contexto de Recursos Humanos

Sección 1. ¿Cuál es la finalidad de este Artículo del Apéndice 4?

La CCPA otorga a los consumidores de California determinados derechos en relación con su información personal. En este Artículo, se describe cómo recopilamos, tratamos y revelamos su Información personal durante y después de su relación con nosotros y se explican sus derechos. Si es usted un consumidor de California y desea ejercer cualquiera de esos derechos en virtud de la CCPA, consulte la Sección 5 que figura más adelante para obtener más información sobre cómo presentar una solicitud.

Este Artículo se aplica únicamente a los consumidores de California. A efectos de este Artículo, un "consumidor de California" es una persona física que reside en California y no incluye a personas (i) que actúen como empleado, propietario, gerente, directivo o contratista de una empresa, asociación, sociedad unipersonal, organización sin ánimo de lucro o agencia gubernamental que mantenga relaciones comerciales con Caterpillar (incluidos nuestros distribuidores) o (ii) que actúen como candidato a un puesto de trabajo, empleado, propietario, gerente, directivo, personal médico o contratista de Caterpillar.

Sección 2. ¿Qué categorías de Información personal podría recopilar, tratar y revelar Caterpillar y para qué fines?

Además de los fines ya identificados, también podremos utilizar y compartir las categorías de Información personal indicadas anteriormente para:

• Revelar información a las autoridades policiales u otras agencias gubernamentales (cuando la legislación así lo exija; para proteger a Caterpillar, una persona o una propiedad; para respaldar nuestro negocio, como en el caso de solicitudes de subvenciones gubernamentales; y cuando usted lo autorice)
• Revelar información de algún otro modo conforme a sus indicaciones

Sección 3. ¿Vende Caterpillar mi Información personal?

Durante los últimos doce (12) meses no hemos vendido su Información personal y no la venderemos a terceros.

Sección 4. ¿Qué derechos me otorga la CCPA?

Es posible que tenga derechos en virtud de la CCPA. Esta ley otorga a los consumidores determinados derechos con respecto a su Información personal; no obstante, no son derechos absolutos y, en algunas circunstancias, no se aplican. Los derechos que otorga la CCPA son:

• Derecho a solicitar conocer/acceder a su información personal y la portabilidad de los datos: derecho a solicitar información sobre la recopilación de sus datos personales por parte de Caterpillar o el acceso a su información personal.
• Derecho a la supresión: derecho a solicitar la supresión de su información personal.
  
• Derecho a renunciar a la venta de la información personal: derecho a ordenar a la empresa que no venda (o que deje de vender) su información personal.
• Derecho a la no discriminación: derecho a no ser discriminado por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA.
  No le discriminaremos por ejercer cualquiera de los derechos que le otorga la CCPA y, a menos que lo permita la CCPA:
  • no le denegaremos sus bienes o servicios;
  • no le cobraremos precios o tarifas diferentes por los bienes o servicios, incluido mediante la concesión de descuentos u otros beneficios o la imposición de sanciones;
  • no le ofreceremos bienes o servicios con un nivel de calidad diferente; o
  • no le sugeriremos que podría recibir bienes o servicios por un precio o tarifa diferente o con un nivel de calidad diferente;

por ejercer alguno de los derechos que le otorga la CCPA.

Sección 5. ¿Cómo puedo acogerme a un derecho en virtud de la CCPA?

Podrá ejercer los derechos que le otorga la CCPA a través de alguno de los siguientes métodos: 

En línea: Formulario de admisión de solicitud de derechos en virtud de la CCPA;

Correo electrónico: [email protected]; o

Teléfono: +1 (800) 806-6832 o +1 309-494-3282 (DATA).

Si envía la solicitud por correo electrónico, no se olvide de indicar los derechos a los que desea acogerse y los datos o la información a la que se refiere su solicitud, para que esta pueda ser atendida del modo adecuado y sin demora. 

Debido a que solo podemos responder a una solicitud verificada, es posible que le solicitemos información para confirmar que usted, o un agente autorizado que haya designado, es la persona que está ejerciendo su derecho como consumidor. Podríamos solicitarle que envíe su solicitud a través de su cuenta (si dispone de una) o podríamos hacerle algunas preguntas de seguridad para verificar su identidad antes de responder a su solicitud. No tendrá que crear una cuenta con Caterpillar para ejercer cualquiera de sus derechos individuales (acceso, supresión o renuncia a la venta).

Sección 6. ¿Con quién puedo contactar para obtener más información?

Puede contactar con el equipo de Privacidad de Datos de Caterpillar a través de la dirección de correo electrónico [email protected] o la dirección postal:

Attn: Data Privacy
Caterpillar Inc.
100 N.E. Adams Street
Peoria, IL 61629

[FINAL del Apéndice 4. Ley de Privacidad del Consumidor de California]

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who do not have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Data Privacy Statement. For more information on how Caterpillar collects and processes non-personal information, please see Caterpillar’s Global Data Governance Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities of the Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., ethnicity and drug and alcohol testing); and

·         Biometric Information (e.g., thumbprints).

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

We need all the categories of information collected primarily to allow us to manage our relationship with you in order to operate our business and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Non-Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

·         Where it is necessary for the performance of a contract.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where we need it for credit protection.

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings, or arbitration.

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

The legal grounds we rely on to process your personal information are listed in Table 1.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (including, without limitation, for compliance with a legal obligation, or to protect the security of the data subject, as set out above) and because in limited circumstances, we have your explicit written consent. Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review decisions taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent. We also rely on consent in other situations as identified in Table 1.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us. If you give us your consent, you will be able to withdraw your consent at any time.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing you with a product), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations.

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers and Caterpillar.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates, and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please contact your Caterpillar contact or email [email protected] for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate, or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required, if there is a breach of LGPD.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities.

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact [email protected] or use any unsubscribe options we may provide you in the context of our processing activities. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 5. Brazil - Non-Human Resources Data Subjects] 

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Privacy Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities) to Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data (also known as special categories of information) requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Health Information (e.g., prescription records, benefit claims, and the Explanation of Benefits sent in connection with claims) related to, among other things, physical or mental health, disability status, sickness absence, and family related leaves;

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., marital status, race, ethnicity, and drug and alcohol testing);

·         Biometric Information (e.g., thumbprints); and

·         Trade Union affiliation.

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

Personal information is vital to our management and administration of employment relationships. We need all the categories of personal information collected primarily to allow us to manage our relationship with you and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary for the performance of a contract we have entered into with you.

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings or arbitration

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

We will rely on legitimate interests as the lawful basis for processing the categories of personal information set out below and, in each case we have identified the legitimate interest upon which we rely. We also identify supplemental bases for processing certain categories of information where warranted in a specific notice that we will provide you.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information relating to leaves of absence, which may include sickness absence or family related leaves, to comply with employment and other laws.

·         Information about your physical or mental health, or disability status, to ensure your health and safety in the workplace and to assess your fitness to work, to provide appropriate workplace adjustments, to monitor and manage sickness absence and to administer benefits.

·         Information related to trade union affiliation to facilitate dues collection, maintain contact lists, and perform other business-related activities.

·         Information related to ethnicity and/or nationality, to comply with employment and other laws.

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (as set out above) and because:

·         In limited circumstances, we have your explicit written consent;

·         We need to carry out obligations or exercise specific rights in the field of employment and social security law and in line with our Global Data Privacy Statement;

Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review of automated decision taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing a benefit), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations (such as ensuring your health and safety).

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers, other Caterpillar entities, and public government agencies or authorities.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third-party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons. Examples include:

·         payroll;

·         benefits provision and administration (including pensions);

·         occupational health or medical assessments regarding your fitness to work and health and safety (e.g. workstation assessments);

·         insurance claims and notifications;

·         provision and administration of recruitment assessments, training and professional development;

·         library and research services such as subscriptions and memberships;

·         building security access and maintenance;

·         travel providers;

·         telecommunications and messaging services such as our business continuity emergency notification system;

·         hard copy archiving; and

·         IT services.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract, working relationship and any associated benefits with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used, or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy which is available from the HR department. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Once you are no longer an employee, worker, or contractor of Caterpillar, we will retain and securely destroy your personal information in accordance with our data retention policy.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. In many cases, you have self-service access to your data (e.g., internal HR systems). Please keep your information up-to-date, or contact your Human Resources representative for the proper procedure for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required if there is a breach of LGPD.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities).

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the limited circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing, and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact your local, regional, or corporate Human Resources representative. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 6. Brazil - Human Resources Data Subjects]