Caterpillars globala meddelande om dataintegritet

Detta integritetsmeddelande gäller Caterpillars filialer, dotterbolag och andra enheter som kontrolleras av Caterpillar Inc. och som identifieras i Tabell A (Lista på personuppgiftsansvariga och juridiska personer hos Caterpillar) (kallas gemensamt för ”Caterpillar”). Detta integritetsmeddelande gäller endast när Caterpillar samlar in eller på andra sätt hanterar personuppgifter för Caterpillars syften (dvs. när Caterpillar (antingen ensamt eller tillsammans med andra enheter) är personuppgiftsansvariga och därför avgör syftet för vilka eventuella personuppgifter som hanteras och på vilket sätt). Detta integritetsmeddelande gäller inte när Caterpillar samlar in eller på annat sätt hanterar personuppgifter åt något annat företag som exempelvis Caterpillars återförsäljare, leverantörer och kunder.

Den enhet hos Caterpillar som är ”personuppgiftsansvarig” är den enhet som du har ett förhållande med, exempelvis: som kund (t.ex. det Caterpillarföretag som anges på din faktura eller annat avtal med Caterpillar), en anställd (t.ex. det Caterpillarföretag som du har försökt ha eller ingått i en relation med) eller en leverantör (t.ex. det Caterpillarföretag som du försökt ha eller haft ett leverantörsförhållande med). Caterpillar vill uppmuntra till regelbunden genomgång av detta integritetsmeddelande för att vara medveten om de förändringar som görs i det.

För din bekvämlighet är flera avsnitt i detta integritetsmeddelande organiserat efter den kategori av personer som uppgifterna gäller och som identifieras nedan. Observera att i vissa situationer kanske du inte passar in helt och hållet i en kategori (till exempel kanske mer än en kategori gäller för dig eller så kanske du inte är kund hos Caterpillar men kundavsnittet kanske ändå passar bäst). Läs all text som är lämplig för det förhållande du har med Caterpillar. Detta integritetsmeddelande täcker personuppgifter för personer som är:

·         Arbetssökande eller anställda hos Caterpillar (det vill säga anställda, personal och medarbetare) eller annan person som är anställd eller tidigare varit anställd för att utföra arbete för Caterpillar, inklusive visstidsanställda (kallas alla för ”anställda”).

·         De som är förknippade med Caterpillars kunder, inklusive återförsäljare, återförsäljares kunder, leverantörer, leverantörers kunder, direktförsäljningskunder, säljrepresentanter och andra återförsäljare (kallas alla för ”kunder”) och

·         De som är förknippade med leverantörer för Caterpillar såsom leverantörers anställda (visstidsanställda, fast anställda, personal och entreprenörer osv.) (kallas tillsammans för ”leverantörer”).

I detta integritetsmeddelande innebär termen ”hantering” alla aktiviteter som utförs i relation till personuppgifter som till exempel insamling, lagring, ändring, överföring eller annan användning. Dessutom gäller detta integritetsmeddelande inte någon annan information (icke-personuppgifter) som Caterpillar kan samla in och på annat sätt hantera. För mer information om andra uppgifter som Caterpillar kan samla in eller på annat sätt hantera, var god se Caterpillars datastyrningsmeddelande.

Utöver detta integritetsmeddelande kan vissa system, applikationer och processer hos Caterpillar innehålla egna integritetsmeddelanden som ger ytterligare information om vilka specifika personuppgifter som samlas in och hur de lagras, används och överförs.

Inom vissa juridiska områden kan insamling, användning eller delning av specifika personuppgiftskategorier vara förbjuden eller begränsad och därmed kan detta integritetsmeddelande som beskriver vår hantering begränsas av sådana lagar och/eller ytterligare förtydligas i landspecifika bilagor som gäller för dig och som medföljer som bilaga till detta integritetsmeddelande. Om dessa bilagor och detta integritetsmeddelande står i konflikt med varandra, gäller bilagorna i första hand. 

För detta integritetsmeddelandes syften avser personuppgifter all information om en specifik person eller som identifierar eller kan identifiera en specifik person. Med andra ord är det någon form av information som kan kopplas till dig som individ. Vissa juridiska områden kan förbjuda eller begränsa insamling av vissa kategorier av personuppgifter. Enligt gällande lag och alla bilagda bilagor omfattar exempel på personuppgifter som vi kan samla in, men är inte begränsat till:

·         Kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer, kontaktuppgifter i nödsituationer)

·         Personnummer, organisationsnummer eller annat nationellt identifikationsnummer

·         Identifikations- och verifieringsuppgifter (t.ex. fotografier, körkort, pass eller annan form av identitetshandlingar)

·         Informationssäkerhetsuppgifter (t.ex. kommunikation som skapats, lagrats eller skickats av en person som använder Caterpillars informationsteknologi eller kommunikationsutrustning)

·         Uppgifter för att fylla i saker som, men ej begränsat till, korrespondens, kontrakt, inköpsordrar, betalningar och fordringar samt

·         Annan information som krävs för att följa gällande lagar, inklusive giltiga husrannsakningsordrar, stämningsansökningar eller domstolsbeslut.

Olika kategorier av personer kan bli föremål för ytterligare insamling av personuppgifter som omfattar, men inte begränsas till:

Kunder:

·         Företagskontaktinformation (t.ex. företagsnamn, adress, telefonnummer, e-postadress);

·         Kontaktinformation till individuell representant: (t.ex. namn, adress, telefonnummer, e-postadress);

·         Faktureringsinformation (t.ex. bankkontouppgifter, fakturor, kvitton)

·         Information om hantering av klientförhållande (t.ex. information som är nödvändig för att upprätta en kundprofil eller för att underlätta för automatiserad marknadsföring)

·         Reparationsinformation (t.ex. reparationsbehov eller reparationsstatus)

·         Garantiinformation (t.ex. köphistorik, förlängda garantier) och

·         Information om kundnöjdhet.

Caterpillar kan få utrustningsrelaterad information som är personligt identifierbar av en annan part t.ex. ägaren av utrustningen, men i de flesta fall kommer Caterpillar inte att vara personuppgiftsansvarig för denna information.

Anställda:

·         Bakgrundsinformation (t.ex. födelsedatum, civilstånd, information om barn i hushållet, etnisk bakgrund eller nationalitet)

·         Medborgarskapsuppgifter (t.ex. arbetstillståndsstatus)

·         Bankkontoinformation

·         Referensinformation (t.ex. referensrekommendationsbrev eller rapporter från tidigare arbetsgivare eller kollegor)

·         Bakgrundskontrolluppgifter (t.ex. uppgifter från kreditupplysning eller straffregister, drog- eller alkoholtester)

·         Hälsouppgifter (t.ex. receptförskrivningsuppgifter, bidragsansökningsuppgifter och förmånsförklaringen som skickas i samband med ansökan om bidrag)

·         Biometrisk information (t.ex. fingeravtryck)

·         Medlemskap i fackförening

·         Fordonsuppgifter (t.ex. förarhistorik, fordonsregistreringsnummer, körkortsnummer)

·         Uppgifter om professionella kvalifikationer (t.ex. arbetslivserfarenhet, utbildning) och

·         Arbetsgivarrelaterad information (t.ex. anställningshistorik, nyanställningsformulär, färdigheter, utbildning och kursinformation, medarbetarsamtal, mål, närvarouppgifter, frånvarouppgifter, uppgifter om antal semesterdagar och begäran av semester, ersättningshistorik, rapportering av arbetsskador och sjukdomar, disciplinära ärenden och klagomål).

Leverantörer:

·         Medborgarskapsuppgifter (t.ex. arbetstillståndsstatus)

·         Bankkontoinformation

·         Bakgrundsinformation (t.ex. förvärvsgranskning)

·         Uppgifter om professionella kvalifikationer (t.ex. arbetslivserfarenhet, utbildning)

·         Referensinformation (t.ex. rekommendationsbrev eller referensbrev eller rapporter från tidigare arbetsgivare eller kollegor) och

·         Biometriska uppgifter (t.ex. fingeravtryck).

Beroende på gällande lokal lagstiftning kan en del personuppgifter som samlas in av Caterpillar anses som ”känsliga uppgifter” (t.ex. personuppgifter som kräver särskilt skydd).

I vissa fall, t.ex. om du är enskild företagare, så kan dessutom uppgifter om ditt företag anses som personuppgifter. Detta kan omfatta företagsinformation (t.ex. kontorsadress), ekonomisk information (t.ex. bankkontouppgifter, branschreferenser, ekonomiska utdrag), tillgångar (t.ex. ägande av egendom), kreditupplysningsinformation, organisationsnummer och mångfaldsklassificering.

Caterpillar kan använda sig av anonymiserade (eller avidentifierad) information som utvunnits från personuppgifter men som i anonymiserad form inte kan kopplas till en specifik person. Denna avidentifierade information anses inte som personuppgifter i detta integritetsmeddelandes syften och täcks inte av detta integritetsmeddelande. Om sådan information emellertid används eller formateras på sådant sätt att det är möjligt att denna information kan kopplas till en specifik individ så kommer den anses som personuppgift där så är lämpligt.

Caterpillar samlar in personuppgifter i många olika sammanhang från olika kategorier av personer.

Kunder (antingen direkt eller i vissa fall genom tredje parter) kan uppge personuppgifter genom det affärsförhållande som är relaterat till inköp, marknadsföring eller försäljning a Caterpillars produkter eller tjänster. Detta omfattar exempelvis insändande av personuppgifter som del av en offert, ett kontrakt, leverans eller anlitande av tjänster eller användande av produkter (inklusive reparations- och garantitjänster) och eventuell tillgång till Caterpillars system eller övervakningsprocesser hos Caterpillar. Genom hela kundförhållandet förbehåller sig Caterpillar rätten att begära, vid behov, andra typer av personuppgifter som krävs för att uppfylla de syften som beskrivs nedan.

Anställda kan uppge personuppgifter direkt under en ansökan och anställningsprocess, under anställningens gång och, i vissa fall där det tillåts, vid uppsägning. Dessutom kan Caterpillar samla in ovan beskriven information från en tredje part, till exempel då vi kontaktar referenser som uppgivits för Caterpillar av en anställd eller när vi inhämtar bakgrundskontrollinformation i enlighet med våra policyer och gällande lagar i anslutning med en anställds anställningsansökan eller anställningsprocess. Mycket av denna information utlämnas frivilligt till Caterpillar som ett villkor för anställning för att möjliggöra Caterpillars hantering av förhållandet arbetsgivare-anställd, vilket är nödvändigt för vår gemensamma framgång.

Leverantörer kan uppge personuppgifter i affärsförhållandet i samband med inköp, marknadsföring eller försäljning av Caterpillars produkter eller tjänster. Detta omfattar exempelvis insändande av personuppgifter som en del av en offert, ett kontrakt, leverans av tjänster eller produkter och eventuellt användande av Caterpillars system eller övervakning av Caterpillars processer. Genom hela leverantörsförhållandet förbehåller sig Caterpillar rätten att vid behov begära andra former av personuppgifter som är nödvändiga för att genomföra nedanstående processer.

För individer som kommer till en Caterpillar-anläggning eller -plats kan dessutom bilder eller video spelas in (t.ex. med hjälp av videoövervakning).

Caterpillar hanterar dina personuppgifter då det är tillåtet enligt gällande dataskyddslagar, även i syfte att skydda sina juridiska intressen, att följa lagliga krav på Caterpillar och då du samtyckt för Caterpillar att göra detta.

I vissa fall kan ditt samtycke till insamling av dina personuppgifter ges på lämpligt sätt för sammanhanget, vilket innebär att det kan lämnas muntligen, skriftligen, elektroniskt eller - då det tillåts enligt lokal lagstiftning - då det är underförstått och syftet är uppenbart enligt omständigheterna och du frivilligt uppger dina personuppgifter. Det kan förekomma omständigheter där Caterpillar måste inhämta uttryckligt samtycke från dig i enlighet med lokala lagar och som kan anges i medföljande landspecifik bilaga. Sådant samtycke är ditt eget val och är fullständigt frivilligt. Under vissa omständigheter kan du återta ditt samtycke till att Caterpillar samlar in och använder personuppgifter i enlighet med kontraktsenliga och juridiska restriktioner samt med rimlig uppsägningstid.

Caterpillar använder personuppgifter på sätt som är kompatibla med de syften i vilket uppgifterna ursprungligen insamlades för. Detta kan omfatta användning för ett syfte som är rimligt förknippat med det ursprungliga syftet för insamling. Caterpillar samlar in, använder och avslöjar personuppgifter som en grundläggande del av sin verksamhet.

Övrig information om hur vi använder dessa personuppgifter kan anges i de medföljande bilagorna som beskriver unika juridiska krav och rättigheter som gäller i olika juridiska områden.

Personuppgifter kan också hanteras för att uppfylla juridiska krav som gäller för Caterpillar som exempelvis i ansökningar till statliga myndigheter, efter juridisk fordran att uppge information, för att uppfylla kontraktsenliga åtaganden och i samband med att Caterpillar skyddar sina rättigheter och sin egendom.

Personuppgifter är nödvändigt för vår handläggning och administrering av relationer med kund, anställningar och leverantörsförhållanden i allmänhet. Personuppgifter samlas in från olika kategorier av personer i olika syfte och styrs av lokal lagstiftning och alla eventuella medföljande bilagor. Nedan beskriver vi de olika skälen till insamling av personuppgifter från kunder, leverantörer och anställda.

Syften för att samla in personuppgifter från kunder

Caterpillar använder personuppgifter om kunder för att driva sin affärsverksamhet (t.ex. uppfylla beställningar från kunder), marknadsföra nya produkter genom att nå ut till den individuella kunden eller genom gruppkommunikation (t.ex. nyhetsbrev), bedöma intern prestation, hantera förhållanden med kunder (t.ex. fakturering och betalningar), hantera risker och följsamhet samt för att stödja en rad olika administrativa funktioner. Några exempel på personuppgifter som Caterpillar kan samla in från kunder och relaterad användning omfattar:

Syften för att samla in personuppgifter från anställda

Caterpillar använder personuppgifter om anställda för sin verksamhetsdrift (t.ex. hantera åtkomstkontroll, säkerhetssystem och uppdatering av personalregister), främja personalutbildning (t.ex. utbildningar) stödja en rad olika administrativa funktioner (t.ex. administrering av planer för ersättning, förmåner och ledighetsschema) samt för hantera vår verksamhetsdrift.

Exempel på personuppgifter som Caterpillar kan samla in om sina anställda och förknippad användning omfattar:

Syften för att samla in personuppgifter från leverantörer

Caterpillar använder personuppgifter om leverantörer för sin verksamhetsdrift (t.ex. hantera åtkomstkontroll och säkerhetssystem), välja och godkänna nya leverantörer, bedöma leverantörens prestation, hantera relationer med leverantören (t.ex. fakturering och betalningar), hantera risker och följsamhet samt stödja en rad olika administrativa funktioner.

Vissa exempel på personuppgifter som Caterpillar kan samla in om leverantörer och relaterad användning omfattar:

Avsnitt 5. Hur skyddar Caterpillar personuppgifter?

Caterpillar vidtar rimliga åtgärder, inklusive säkerhetsåtgärder relaterade till informationsteknologi och fysisk säkerhet, för att skydda personuppgifter. Dessa åtgärder står i lämplig relation till de risker som föreligger i samband med hantering av personuppgifter och till känsligheten hos personuppgifterna och tar hänsyn till krav i enlighet med gällande lokal lagstiftning. Caterpillar kräver att alla personer följer gällande säkerhetsregler relaterade till personuppgifter när de använder Caterpillars system.

Avsnitt 6. Hur länge behåller Caterpillar personuppgifter?

Caterpillar lagrar personuppgifter på det sätt som behövs för att uppfylla ovannämnda syften och uppfylla juridiska krav, även lagring av dokumentation. Vår lagring av dina personuppgifter lyder alltid under lokal lagstiftning. Denna lagringsperiod kan vara längre än ditt förhållande med Caterpillar.

Avsnitt 7. Hur gör sig Caterpillar av med personuppgifter?

När personuppgifter inte längre är relevanta, eller i alla händelser om en juridisk rättighet att lagra personuppgifterna har gått ut, kommer personuppgifter att förstöras, i enlighet med lokal lagstiftning och med följsamhet mot de procedurer som etablerats för det relevanta Caterpillar-systemet eller processen.

Eftersom Caterpillar driver en global verksamhet kan vi behöva överföra dina personuppgifter till olika juridiska områden av verksamhetsskäl. Caterpillar kan överföra personuppgifter till länder eller områden som inte har samma nivå av dataskydd som det område där personuppgifterna samlades in från. Integritetsmeddelandet gäller för all Caterpillars verksamhet och deras datahanteringsaktiviteter och Caterpillar har ingått dataöverföringsavtal med sina dotterbolag världen över för att skydda personuppgifter.

Caterpillar delar endast personuppgifter med andra på ett sätt som överensstämmer med detta integritetsmeddelande, i de syften som nämns ovan, när det krävs enligt lag eller med ditt samtycke. Informationsöverföring till tredje parter kommer i allmänhet att vara överföringar till bearbetning av tredje parter i enlighet med detta integritetsmeddelande. Dessutom kan Caterpillar överföra personuppgifter till tredje parts personuppgiftsansvariga på det sätt som krävs enligt lag, med ditt samtycke eller med godkännande från relevant myndighet. I vissa juridiska områden kan överföring av specifikt skildrade kategorier av data eller överföring till vissa tredje parter kräva ett uttryckligt samtycke från dig. I alla förekommande fall lyder överföring av personuppgifter under lokal lagstiftning och medföljande bilagor.

När Caterpillar delar personuppgifter med tredje parter som hanterar personuppgifter åt caterpillar (t.ex. entreprenadföretag, konsulter) vidtar Caterpillar rimliga åtgärder för att kräva att sådana mottagare skyddar personuppgifter i enlighet med gällande lagar. Exempel på tredje parter som vi kan dela information med i något av dessa syften omfattar:

·         Säljare, tjänsteleverantörer och andra partners som stödjer vår verksamhet som exempelvis genom att tillhandahålla tjänster förknippade med teknisk infrastruktur

·         Brottsförebyggande myndighet eller annan statlig myndighet (när det krävs enligt lag, när det godkänts av kunden, för att skydda Caterpillar, en person eller egendom och för att stödja vår affärsverksamhet som till exempel i ansökningar om statliga bidrag)

·         Filialer, dotterbolag och andra enheter som kontrolleras av Caterpillar

·         Andra leverantörer av tredje parts tjänster som hanterar personuppgifter åt Caterpillar

·         En inköpande enhet (eller enhet som är intresserade av att köpa) i händelse av att Caterpillar avyttrar (eller överväger att avyttra) en del av verksamheten och

·         (endast anställda) säljare som tillhandahåller medicinska eller ekonomiska planeringstjänster till anställda.

Caterpillar vidtar steg för att se till att personuppgifter är korrekta och fullständiga. Du kan begära och kommer ges rimlig åtkomst till de personuppgifter som du uppgett för Caterpillar och har möjlighet att rätta dem om det behövs. Caterpillars procedurer tillåter tillgång till dina personuppgifter och möjliggör att du kan utöva andra rättigheter som du kan ha enligt gällande lokal lagstiftning.

Om det inte förbjuds av lokal lag eller, i vissa fall, som det krävs av lokal lag, kan din rättighet till åtkomst till dina personuppgifter vara begränsad. Exempel på varför din tillgång kan vara begränsad kan omfatta:

·         Begäran är relaterad till juridisk rådgivning och juridiska processer

·         En juridisk rättighet kan åberopas angående informationens art

·         Personuppgifter omfattar även personuppgifter för tredje part som inte samtyckt till avslöjande och vars integritet/konfidentialitet skulle påverkas av ett sådant avslöjande

·         Begäran är otillräckligt beskriven eller har redan besvarats

·         Begäran är lättfärdig eller förarglig, eller

·         (Endast anställda) informationen skulle avslöja en konfidentiell referens.

Caterpillar kommer att ta hänsyn till lokala lagar när de granskar begäranden om åtkomst till eller ändring av personuppgifter som innehas av Caterpillar.

Om du är en kund, var god kontakta den person som representerar Caterpillar som du uppgivit dina personuppgifter till för korrekt förfarande för att erhålla åtkomst till dina personuppgifter.

Om du är en anställd, var god kontakta din representant på din lokala eller regionala personalavdelning eller personalavdelningen på huvudkontoret för korrekt förfarande för att erhålla åtkomst till dina personuppgifter. På begäran, och efter att ha uppgivit tillfredsställande bevis på din identitet och alla andra krav som fastställts av gällande lokal lag, kommer du att ges tillgång till dina personuppgifter som du har rätt att granska och, om lämpligt, alternativet att kopiera, ändra, radera eller bestrida dessa personuppgifter i Caterpillars system.

Om du är en leverantör, kan du kontakta den individ i din organisation som är ansvarig för kontakten med Caterpillar och som har en företagswebbsäkerhetsidentifikation (Corporate Web Security Identification, CWS ID) och/eller har tillgång till applikationen för hantering av leverantörsdata (Supplier Data Management Application) (t.ex. Supplier Connect) för ”självserviceåtkomst”.

För mer specifik information om rättigheter enligt GDPR, se Bilaga 1 och/eller 2 som tillämpligt. För mer specifik information om rättigheter enlig California Consumer Privacy Act (CCPA), se bilaga 4 till detta dokument.

Avsnitt 10. Var kan du få ytterligare information?

Om du har frågor om denna Sekretesspolicy kan du kontakta oss via e-post till [email protected], via telefon på +1 309-494-3282 (DATA), eller med brev till adressen nedan. Om du tror att dina personuppgifter har hanterats på ett sätt som motstrider det som anges i detta integritetsmeddelande ska du inte tveka att kontakta [email protected] eller Caterpillars kontor för affärsverksamhetpraxis på https://www.caterpillar.com/en/company/code-of-conduct/office-of-business-practices.html eller genom att ringa +1 (800) 300-7898 eller det landspecifika nummer som listas på ovan angivna webbplats.

·         Attn: Data Privacy Team

·         Caterpillar Inc.

·         100 NE Adams St.

·         Peoria, IL 61629

Dessutom kan du eventuellt hitta information om din lokala personuppgiftsansvariga person i din inköpsorder eller annan överenskommelse du har med Caterpillar.

Om du är en anställd, kan du får mer information från din representant på din lokala eller regionala personalavdelning eller personalavdelningen på huvudkontoret på:

·         Human Resources, 100 N.E. Adams Street, Peoria, IL 61629, USA

·         [email protected]

I vissa fall kan kontaktinformation för din representant på den lokala personalavdelningen finnas i din anställningshandbok eller ditt anställningsavtal.

Avsnitt 11. Vad händer om detta integritetsmeddelande ändras?

Vi förbehåller oss rätten att ändra detta integritetsmeddelande vid behov. Om vi gör detta kommer förändringarna att kommuniceras med de personer som påverkas vid detta tillfälle och vi kommer att ange datumet för när sådana ändringar skett någonstans längst upp på detta dokument och/eller när de träder i kraft. I vissa fall, om ändringarna är materiella, kan vi också skicka ett e-postmeddelande eller annan kommunikation för att berätta för dig om sådana ändringar och alla alternativ som du har eller åtgärder du kan vidta innan de träder i kraft. Beroende på ändringarnas art och enligt lokala lagar så demonstrerar ditt fortsatta förhållande med Caterpillar din acceptans av dessa förändringar.

Denna bilaga till Caterpillars globala meddelande om dataintegritet ger ytterligare information om hur Caterpillar samlar in, använder, överför och på annat sätt hanterar personuppgifter (inklusive speciella kategorier av personuppgifter) i eller från vissa länder inom det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Denna bilaga gäller individer som inte har ett anställningsförhållande/anslutna till personalavdelningen på Caterpillar. För mer information, var god se Caterpillars globala meddelande om dataintegritet. För mer information om hur Caterpillar samlar in och hanterar icke-personuppgifter, var god se Caterpillars globala datastyrningsmeddelande.

Om du hänvisades till denna EES-bilaga från ett avtal du har med Caterpillar så kommer den personuppgiftsansvariga personen för de personuppgifter som hanteras i samband med detta avtal vara den juridiska enhet som hänvisas till i detta avtal. För denna EES-bilagas syften listas relevanta personuppgiftsansvariga i Tabell A (Lista på personuppgiftsansvariga och juridiska personer hos Caterpillar) i Caterpillars globala integritetsmeddelande.”

Avsnitt 1. Vad är syftet med denna bilaga?

Caterpillar har åtagit sig att skydda integriteten och säkerheten kring dina personuppgifter. Denna EES-bilaga beskriver hur vi samlar in, lagrar, använder och överför personuppgifter om dig under och efter ditt förhållande med oss, i enlighet med dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR). Som personuppgiftsansvarig är vi skyldiga under dataskyddslagstiftning att meddela dig om den information som denna EES-bilaga innehåller.

Avsnitt 2. Vilka känsliga personuppgifter kan Caterpillar samla in och hantera?

Känsliga personuppgifter (även känt som speciella kategorier av information) kräver en högre nivå av skydd. Detta är personuppgifter som avslöjar eller innehåller: ras eller etnisk tillhörighet, politiska åsikter, religiös och filosofisk övertygelse, fackföreningsmedlemskap, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, hälsouppgifter, sexliv eller sexuell läggning.

Vi kan samla in, lagra och använda följande, vilket kan omfatta eller anses som ”speciella kategorier” av information (som definierat ovan):

·         Bakgrundsinformation (t.ex. civilstånd, uppgifter om barn i hushållet, etnisk bakgrund och/eller nationalitet, kreditupplysnings- och straffregisterkontroller samt drog- och alkoholtester) och

·         Biometriska uppgifter (t.ex. fingeravtryck).

Avsnitt 3. Varför använder Caterpillar dina personuppgifter?

Vi behöver samla in alla kategorier av information i första hand för att tillåta oss hantera vårt förhållande med dig för att kunna driva vår verksamhet och för att tillåta oss följa juridiska och regulatoriska krav. I vissa fall kan vi använda dina personuppgifter för våra egna legitima intressen eller tredje parts legitima intressen, såtillvida dina intressen och grundläggande rättigheter inte står över dessa intressen.

Skälen till att vi, eller en tredje kontrakterad part, kommer att hantera dina personuppgifter listas i tabell 1 nedan.

En del av skälen för hantering överlappar varandra och det kan finnas flera skäl som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1. Kategorier, syfte och laglig grund för hantering: Icke-personalavdelningsrelaterade uppgifter

Avsnitt 4. Vad är Caterpillars lagliga grund för att hantera dina personuppgifter?

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter oss att göra detta. I de flesta fall kommer vi att tillförlita oss på en eller fler av följande grunder för att hantera dina personuppgifter:

·         Då det är nödvändigt för att följa juridiska eller regulatoriska krav.

·         Då det är nödvändigt för våra legitima intressen (eller en tredje parts) såtillvida dina intressen och grundläggande rättigheter inte står över dessa intressen.

·         När det är nödvändigt för genomförande av ett kontrakt.

Vi kan också använda dina personuppgifter i följande situationer som sannolikt är sällsynta:

·         Om vi behöver skydda dina intressen (eller någon annans intressen).

·         Då det behövs för offentligt intresse eller för offentliga syften.

·         Då vi tidigare inhämtat ditt samtycke (detta sker endast i relation till frivillig hantering och används inte för hantering som är nödvändig eller obligatorisk).

De lagliga grunder vi förlitar oss på för att hantera dina personuppgifter listas i Tabell 1.

Avsnitt 5. Vad används speciella kategorier av personuppgifter till på Caterpillar?

Vi kommer att använda dina särskilda kategorier av personuppgifter i följande syften:

·         Information relaterad till biometriska uppgifter, för att identifiera eller godkänna användare och i syfte att kontrollera åtkomst.

·         Bakgrundskontrollinformation, för att bedöma och välja ut individer som Caterpillar arbetar med.

Vi kan komma att hantera speciella kategorier av personalinformation (som definieras ovan) eftersom vi har laglig grund att göra det (som beskrivs ovan) och eftersom vi under vissa omständigheter har fått ditt uttryckliga skriftliga samtycke. I mindre vanliga fall kan vi hantera denna typ av information där det behövs i samband med juridiska anspråk eller då det behövs för att skydda dina intressen (eller någon annans intressen) och du inte har förmåga att lämna ditt samtycke eller då du redan gjort informationen offentlig. Vi kan också hantera sådan information i relation till juridiska affärsaktiviteter med lämpliga skyddsåtgärder.

Avsnitt 6. När används automatiserat beslutstagande?

Caterpillar fattar inte regelbundet eller systematiskt automatiserade beslut som producerar en laglig effekt angående individer eller som skulle ha liknande signifikant effekt. I den händelse du skulle interagera med ett Caterpillarföretag som utför ett sådant automatiserat beslutstagande får du en särskilt meddelande som beskriver detaljerna om det automatiserade beslutstagandet.

Under europeiska dataskyddslagar (och som lyder under det sätt som de och andra lagar och regelverk gäller på och som måste följas av Caterpillar) så har du rätt att motsätta dig sådant automatiserat beslutstagande att använda dina personuppgifter.

Avsnitt 7. Behöver Caterpillar ha ditt samtycke?

Under begränsade omständigheter kan vi be dig om skriftligt samtycke till att låta oss hantera vissa särskilt känsliga data. Om vi gör detta kommer vi att förse dig med detaljer om den information som vi skulle vilja ha och anledningen till att vi behöver den så att du noggrant kan överväga om du vill lämna ditt samtycke. Vi förlitar oss också på samtycke i andra situationer och som identifieras i Tabell 1.

Du ska vara medveten om att det inte är ett villkor i ditt kontrakt med oss att du går med på sådan begäran om samtycke från oss.

Avsnitt 8. Vad händer om du inte uppger personuppgifter?

Om du inte uppger viss information när den begärs så kanske vi inte kan genomföra det kontrakt vi ingått i med dig (som till exempel att betala dig eller förse dig med en produkt) eller så kan det hindra oss från att följa våra juridiska och regulatoriska åtaganden.

Avsnitt 9. Vad händer om syftet för Caterpillars insamlande av information ändras?

Vi använder bara dina personuppgifter i de syften som vi samlat in dem för om vi inte rimligen anser att vi behöver dem för något annat skäl och att detta skäl är kompatibelt med originalsyftet. Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett orelaterat syfte kommer vi att meddela dig och vi kommer att förklara den lagliga grund som tillåter oss att göra detta.

Observera att vi kan komma att hantera dina personuppgifter utan din vetskap eller samtycke för följsamhet till ovanstående regler då det krävs eller tillåts enligt lag.

Avsnitt 10. Kommer Caterpillar att dela med sig av dina personuppgifter?

Vi kan komma att dela dina uppgifter med tredje parter (som beskrivs nedan) inklusive tredje parts tjänsteleverantörer och Caterpillar.

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter utanför den europeiska unionen (”EU”). Om vi gör detta kan du förvänta dig en liknande grad av skydd med avseende på dina personuppgifter.

Avsnitt 11. Vilka tredje parter kan komma att hantera dina personuppgifter?

”Tredje parter” inkluderar tredje parter som är tjänsteleverantörer (inklusive entreprenörer, utsedda ombud, försäkringstjänstemän och försäkringsbolag) och andra enheter hos Caterpillar. Exempel omfattar:

·         Säljare, tjänsteleverantörer och andra partners som stödjer vår verksamhet som exempelvis genom att tillhandahålla tjänster förknippade med teknisk infrastruktur

·         Brottsförebyggande myndighet eller andra statliga myndigheter

·         Filialer, dotterbolag och andra enheter som kontrolleras av Caterpillar

·         Andra tredje partens tjänsteleverantörer som hanterar personuppgifter åt Caterpillar, och

·         En förvärvande enhet (eller enhet som är intresserad av att förvärva) i händelse av att Caterpillar avyttrar (eller överväger att avyttra) en del av sin verksamhet.

Avsnitt 12. När kan Caterpillar tänkas dela med sig av dina personuppgifter inom Caterpillar?

Vi kommer att dela med oss av dina personuppgifter inom Caterpillar som en del av våra normala verksamhets- och rapporteringsaktiviteter, i samband med en verksamhetsomorganisation eller gruppomstruktureringsövning, för stöd av systemunderhåll, för att vara värd för data och för andra legitima verksamhetsskäl.

Avsnitt 13. Vad är anledningen till att Caterpillar kan komma att dela med sig av dina personuppgifter till tredje parter?

Vi kommer att dela med oss av dina personuppgifter till tredje parter av följande skäl:

·         För att följa juridiska eller regulatoriska ålägganden där sådan utlämning krävs av en regulatorisk eller överinseende myndighet, polisväsende eller en domstolsmyndighet

·         Då det är nödvändigt för att administrera ett kontrakt med dig

·         I syfte att utföra revisionskontroll, försäkring och under process för att söka rådgivning i anslutning till vår affärsverksamhet och hantering av anspråk, och

·         Då vi har annat legitimt intresse att göra detta.

Avsnitt 14. I vilka fall skulle Caterpillar överföra personuppgifter utanför EU?

De personuppgifter som vi samlar in om dig kan överföras till, samt lagras hos, en eller flera länder utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Den kan också hanteras av personal som bedriver verksamhet utanför EES och som arbetar för Caterpillar eller för våra tredje parts tjänsteleverantörer. I sådana fall kommer vi att vidta lämpliga steg för att säkerställa ett adekvat dataskydd hos mottagaren på det sätt som krävs enligt GDPR och som beskrivs i detta dokument. Om vi inte kan försäkra om sådant adekvat dataskydd kommer dina personuppgifter endast att överföras utanför EES om du tidigare lämnat ditt samtycke till överföringen.

Avsnitt 15. Vilka säkerhetsåtgärder finns på plats för att skydda personuppgifter?

Vi har implementerat lämpliga skyddsåtgärder för att skydda säkerheten i samband med dina personuppgifter och tillhandahålla lämplig nivå av säkerhet i relation till risken, inklusive åtgärder utformade för att förhindra att dina personuppgifter av misstag går förlorade, används eller på ett otillåtet sätt ges åtkomst till, förändras eller avslöjas. Uppgifter om dessa åtgärder finns tillgängliga på begäran. Dessutom begränsar vi tillgången till dina personuppgifter till de anställda, ombud, entreprenörer eller andra tredje parter som behöver ha tillgång till information i relation till affärsverksamheten.

Vi har implementerat procedurer för att hantera allt eventuellt intrång i datasäkerhet och kommer att meddela dig och alla lämpliga regulatoriska enheter om ett misstänkt intrång då vi enligt lag ålagts att göra detta.

Avsnitt 16. Hur länge kommer Caterpillar att behålla personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in för, inklusive syften att uppfylla alla juridiska, regulatoriska, revisionsrelaterade eller rapporteringsrelaterade krav. Detaljer kring lagringsperioder för olika aspekter av dina personuppgifter finns tillgängliga i vår datalagringspolicy. För att fastställa lämplig lagringsperiod för personuppgifter så tar vi hänsyn till mängd, art och känslighet hos personuppgifterna, potentiell risk för skada på grund av otillåten användning eller avslöjande av dina personuppgifter, de syften för vilka vi hanterar dina personuppgifter samt om vi kan uppfylla dessa syften på andra sätt samt gällande krav enligt lag.

Avsnitt 17. Vilken plikt har du att informera Caterpillar om förändringar i dina personuppgifter?

Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Kontakta din kontaktperson på Caterpillar eller skicka ett e-postmeddelande till [email protected] för att informera oss om nödvändiga förändringar vi behöver göra med avseende på dina personuppgifter som vi innehar.

Avsnitt 18. Vilka är dina rättigheter i anslutning till dina personuppgifter?

Under vissa omständigheter har du enligt lag rätt att:

·         Begära åtkomst till dina personuppgifter (kallas vanligen datapersons begäran om åtkomst). Detta ger dig möjlighet att få en kopia av de personuppgifter som vi har om dig och kontrollera att vi hanterar dem enligt lag.

·         Begära rättning av de personuppgifter vi har om dig. Detta ger dig möjlighet att få eventuell inkomplett eller felaktig information som vi innehar om dig rättad.

·         Begära radering av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att radera eller ta bort personuppgifter när det inte finns något godtyckligt skäl för oss att fortsätta hantera dem. Du har också rätt att be oss radera eller ta bort dina personuppgifter då du har utövat din rätt att motsätta dig hantering (se nedan).

·         Motsätta sig hantering av dina personuppgifter då vi förlitar oss på ett legitimt intresse (eller sådana intressen hos en tredje part) och om det finns något i din specifika situation som gör att du vill motsätta dig hantering på denna grund. Du har också rätt att motsätta dig att vi hanterar dina personuppgifter för direkt marknadsföringssyfte.

·         Begära begränsad hantering av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att suspendera hanteringen av dina personuppgifter, till exempel om du vill att vi fastställer deras korrekthet eller anledningen till hantering av dem.

·         Begära överföring av dina personuppgifter till en annan part.

·         Anföra ett klagomål till lämplig överinseende myndighet angående vår hantering av dina personuppgifter.

Om du vill utöva (någon av) dina rättigheter enligt ovan kan du göra det genom att använda en av följande metoder:

Online: EU Individual Rights Request Form

Email: [email protected]

Telefon: +1 (800) 806-6832 eller +1 309-494-3282(DATA)

Om du skickar in via e-post ska du vara noga med att inkludera vilken/vilka rättighet(er) du vill åberopa och ange vilka data eller uppgifter som din begäran gäller så att din begäran kan hanteras korrekt och i rätt tid.

Du behöver inte betala någon avgift för att få åtkomst till dina personuppgifter (eller utöva några andra av dina rättigheter). Vi kan emellertid begära en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att följa din begäran under sådana omständigheter.

Avsnitt 19. Vad kan Caterpillar behöva från dig?

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss bekräfta din identitet och säkerställa din rättighet att få åtkomst till personuppgifterna (eller utöva några andra av dina rättigheter). Detta är en annan lämplig säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte avslöjas för någon person som inte har rätt till åtkomst.

Avsnitt 20. Vilka rättigheter har du att återta ditt samtycke?

Under de omständigheter då du kan ha lämnat ditt samtycke till insamling, hantering och överföring av dina personuppgifter för ett specifikt syfte har du när som helst rätt att återta ditt samtycke för denna specifika hantering. För att återta ditt samtycke ska du kontakta [email protected] eller använda några av de alternativ för att säga upp prenumeration som vi kan ge dig i samband med några av våra hanteringsprocessaktiviteter. När vi meddelats om att du återtagit ditt samtycke så kommer vi inte längre att hantera dina personuppgifter i de syften som du ursprungligen samtyckt till och om vi inte har något annat skäl enligt lag för att fortsätta hantera dina personuppgifter så kommer vi att ta bort dem på ett säkert sätt.

Avsnitt 21. Vad händer om ändringar sker i detta dokument?

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera detta globala integritetsmeddelande och denna bilaga när som helst och vi kommer att förse dig med uppdaterade dokument när vi genomför väsentliga uppdateringar. Vi kan också från tid till annan meddela dig på andra sätt om hanteringen av dina personuppgifter.

[SLUT Bilaga 1. EES Icke-personalavdelningsrelaterade uppgifter om personer] 

Denna bilaga till Caterpillars globala meddelande om dataintegritet ger ytterligare information om hur Caterpillar samlar in, använder, överför och på annat sätt hanterar personuppgifter (inklusive speciella kategorier av personuppgifter) i eller från vissa länder inom det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Denna bilaga gäller individer som har ett anställningsförhållande/anslutna till personalavdelningen på Caterpillar. För mer information, var god se Caterpillars globala integritetsmeddelande.

Om du hänvisades till denna EES-bilaga från ett avtal du har med Caterpillar så kommer den personuppgiftsansvariga personen för de personuppgifter som hanteras i samband med detta avtal vara den juridiska enhet som hänvisas till i detta avtal. För denna EES-bilagas syften listas relevanta personuppgiftsansvariga i Tabell A (Lista på personuppgiftsansvariga och juridiska personer hos Caterpillar) i Caterpillars globala integritetsmeddelande.”

Avsnitt 1. Vad är syftet med denna bilaga?

Caterpillar har åtagit sig att skydda integriteten och säkerheten kring dina personuppgifter. Denna EES-bilaga beskriver hur vi samlar in, lagrar, använder och överför personuppgifter om dig under och efter ditt förhållande med oss, i enlighet med dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR). Som personuppgiftsansvarig är vi skyldiga under dataskyddslagstiftning att meddela dig om den information som denna EES-bilaga innehåller.

Avsnitt 2. Vilka känsliga personuppgifter kan Caterpillar samla in och hantera?

Känsliga personuppgifter (även känt som speciella kategorier av information) kräver en högre nivå av skydd. Detta är personuppgifter som avslöjar eller innehåller: ras eller etnisk tillhörighet, politiska åsikter, religiös och filosofisk övertygelse, fackföreningsmedlemskap, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, hälsouppgifter, sexliv eller sexuell läggning.

Vi kan samla in, lagra och använda följande, vilket kan omfatta eller anses som ”speciella kategorier” av information (som definierat ovan):

·         Hälsouppgifter (t.ex. receptförskrivningsuppgifter, bidragsansökningsuppgifter och förmånsförklaringen som skickas i samband med ansökan om bidrag) relaterat till, bland annat, fysisk eller psykisk hälsa, funktionsnedsättningsstatus, sjukfrånvaro och familjerelaterad frånvaro.

·         Bakgrundsinformation (t.ex. födelsedatum, civilstånd, information om barn i hushållet, etnisk bakgrund eller nationalitet, kreditupplysnings- och straffregisterkontroller samt drog- och alkoholtester);

·         Biometrisk information (t.ex. fingeravtryck) och

·         Medlemskap i fackförening.

Avsnitt 3. Varför använder Caterpillar dina personuppgifter?

Personuppgifter är grundläggande för vår handläggning och administrering av vårt förhållande till anställda. Vi behöver samla in alla kategorier av personuppgifter, främst för att låta oss handlägga vårt förhållande med dig och låta oss följa våra lagliga och regulatoriska krav. I vissa fall kan vi använda dina personuppgifter för våra egna legitima intressen eller tredje parts legitima intressen, såtillvida dina intressen och grundläggande rättigheter inte står över dessa intressen.

Skälen till att vi, eller en tredje kontrakterad part, kommer att hantera dina personuppgifter listas i tabell 1 nedan.

En del av skälen för hantering överlappar varandra och det kan finnas flera skäl som motiverar vår användning av dina personuppgifter.

Tabell 1. Kategorier, syfte och laglig grund för hantering: Personavdelningsuppgifter

Avsnitt 4. Vad är Caterpillars lagliga grund för att hantera dina personuppgifter?

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter oss att göra detta. I de flesta fall kommer vi att tillförlita oss på en eller fler av följande grunder för att hantera dina personuppgifter:

·         Då det är nödvändigt för att genomföra ett kontrakt som vi ingått med dig.

·         Då det är nödvändigt för att följa juridiska eller regulatoriska krav.

·         Då det är nödvändigt för våra legitima intressen (eller en tredje parts) såtillvida dina intressen och grundläggande rättigheter inte står över dessa intressen.

Vi kan också använda dina personuppgifter i följande situationer som sannolikt är sällsynta:

·         Om vi behöver skydda dina intressen (eller någon annans intressen).

·         Då det behövs för offentligt intresse eller för offentliga syften.

·         Då vi tidigare inhämtat ditt samtycke (detta sker endast i relation till frivillig hantering och används inte för hantering som är nödvändig eller obligatorisk).

Vi förlitar oss på legitima intressen som laglig grund för hantering av personuppgifter som beskrivs nedan och i vardera fallet har vi identifierat det legitima intresse som förlitar oss på. (Vi identifierar även kompletterande grunder för att hantera vissa kategorier av information där det krävs.)

Avsnitt 5. Vad används speciella kategorier av personuppgifter till på Caterpillar?

Vi kommer att använda dina särskilda kategorier av personuppgifter i följande syften:

·         Information relaterad till frånvaro, vilket kan omfatta sjukfrånvaro eller familjerelaterad frånvaro, för att följa anställningslagar eller andra lagar.

·         Information om din fysiska eller psykiska hälsa eller funktionsnedsättningsstatus, för att säkerställa din hälsa och säkerhet på arbetsplatsen och för att bedöma din arbetsförmåga, för att tillhandahålla lämpliga arbetsplatsanpassningar, för att övervaka sjukfrånvaro och administrera förmåner.

·         Information relaterad till medlemskap i fackförening för att underlätta för betalning av avgifter, upprätthålla kontaktlistor och genomföra andra företagsrelaterade aktiviteter.

·         Information relaterad till etnisk bakgrund och/eller nationalitet, för att följa anställningslagar eller andra lagar.

·         Information relaterad till biometriska uppgifter, för att identifiera eller godkänna användare och i syfte att kontrollera åtkomst.

·         Information relaterad till anställningsrelaterad bakgrundskontroll, för att utvärdera och välja individer för en roll inom Caterpillar.

Vi kan komma att bearbeta speciella kategorier av personuppgifter (som definieras ovan) eftersom vi har laglig rätt att göra detta (som det beskrivs ovan) och eftersom:

·         Vi under begränsade omständigheter har erhållit ditt skriftliga samtycke

·         Vi behöver uppfylla skyldigheter eller utöva specifika rättigheter inom anställningsområdet och enligt lag om behandling av personnummer och enlighet med vårt globala meddelande om dataintegritet

·         Då det krävs i offentligt intresse, som exempelvis för övervakning av jämställdhet och i enlighet med vårt globala meddelande om dataintegritet eller

·         Då det behövs för att bedöma din arbetsförmåga på hälsogrunder och i enlighet med lämpliga skyddsåtgärder med avseende på integritet.

I mindre vanliga fall kan vi hantera denna typ av information där det behövs i samband med juridiska anspråk eller då det behövs för att skydda dina intressen (eller någon annans intressen) och du inte har förmåga att lämna ditt samtycke eller då du redan gjort informationen offentlig. Vi kan också hantera sådan information i relation till juridiska affärsaktiviteter med lämpliga skyddsåtgärder.

Avsnitt 6. När används automatiserat beslutstagande?

Caterpillar fattar inte regelbundet eller systematiskt automatiserade beslut som producerar en laglig effekt angående individer eller som skulle ha liknande signifikant effekt. I den händelse du skulle interagera med ett Caterpillarföretag som utför ett sådant automatiserat beslutstagande får du en särskilt meddelande som beskriver detaljerna om det automatiserade beslutstagandet.

Under europeiska dataskyddslagar (och som lyder under det sätt som de och andra lagar och regelverk gäller på och som måste följas av Caterpillar) så har du rätt att motsätta dig sådant automatiserat beslutstagande att använda dina personuppgifter.

Avsnitt 7. Behöver Caterpillar ha ditt samtycke?

Under begränsade omständigheter kan vi be dig om skriftligt samtycke till att låta oss hantera vissa särskilt känsliga data. Om vi gör detta kommer vi att förse dig med detaljer om den information som vi skulle vilja ha och anledningen till att vi behöver den så att du noggrant kan överväga om du vill lämna ditt samtycke.

Du ska vara medveten om att det inte är ett villkor i ditt kontrakt med oss att du går med på sådan begäran om samtycke från oss.

Avsnitt 8. Vad händer om du inte uppger personuppgifter?

Om du inte uppger viss information när den begärs så kanske vi inte kan genomföra det kontrakt vi ingått i med dig (som till exempel att betala dig eller förse dig med en produkt) eller så kan det hindra oss från att följa våra lagliga och regulatoriska åtaganden (till exempel försäkra oss om din hälsa och säkerhet).

Avsnitt 9. Vad händer om syftet för Caterpillars insamlande av information ändras?

Vi använder bara dina personuppgifter i de syften som vi samlat in dem för om vi inte rimligen anser att vi behöver dem för något annat skäl och att detta skäl är kompatibelt med originalsyftet. Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett orelaterat syfte kommer vi att meddela dig och vi kommer att förklara den lagliga grund som tillåter oss att göra detta.

Observera att vi kan komma att hantera dina personuppgifter utan din vetskap eller samtycke för följsamhet till ovanstående regler då det krävs eller tillåts enligt lag.

Avsnitt 10. Kommer Caterpillar att dela med sig av dina personuppgifter?

Vi kan komma att dela dina uppgifter med tredje parter (som beskrivs nedan) inklusive tredje parts tjänsteleverantörer och Caterpillar.

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter utanför den europeiska unionen (”EU”). Om vi gör detta kan du förvänta dig en liknande grad av skydd med avseende på dina personuppgifter.

Avsnitt 11. Vilka tredje parter kan komma att hantera dina personuppgifter?

”Tredje parter” inkluderar tredje parter som är tjänsteleverantörer (inklusive entreprenörer, utsedda ombud, försäkringstjänstemän och försäkringsbolag) och andra enheter hos Caterpillar. Exempel omfattar:

·         Säljare, tjänsteleverantörer och andra partners som stödjer vår verksamhet som exempelvis genom att tillhandahålla tjänster förknippade med teknisk infrastruktur

·         Brottsförebyggande myndighet eller andra statliga myndigheter

·         Filialer, dotterbolag och andra enheter som kontrolleras av Caterpillar

·         Andra tredje partens tjänsteleverantörer som hanterar personuppgifter åt Caterpillar, och

·         En förvärvande enhet (eller enhet som är intresserad av att förvärva) i händelse av att Caterpillar avyttrar (eller överväger att avyttra) en del av sin verksamhet.

Avsnitt 12. När kan Caterpillar tänkas dela med sig av dina personuppgifter inom Caterpillar?

Vi kommer att dela med oss av dina personuppgifter inom Caterpillar som en del av våra normala verksamhets- och rapporteringsaktiviteter, i samband med en verksamhetsomorganisation eller gruppomstruktureringsövning, för stöd av systemunderhåll, för att vara värd för data och för andra legitima verksamhetsskäl. Exempel omfattar:

·         Löneutbetalningssystem

·         Förmånsprovision och administration (inklusive pensioner)

·         Företagshälsovård eller medicinska undersökningar angående din arbetsförmåga samt hälsa och säkerhet (t.ex. bedömningar av arbetsstationer)

·         Försäkringsanspråk och meddelanden

·         Provision och administrering av rekryteringsbedömningar, utbildning och professionell utveckling

·         Biblioteks- och forskningstjänster såsom prenumerationer och medlemskap

·         Säkerhet relaterat till åtkomst till byggnader och underhåll

·         Researrangörer

·         Telekommunikations- och meddelandetjänster såsom vårt meddelandesystem för företagskontinuitet

·         Arkivering av papperskopior och

·         IT-tjänster.

Avsnitt 13. Vad är anledningen till att Caterpillar kan komma att dela med sig av dina personuppgifter till tredje parter?

Vi kommer att dela med oss av dina personuppgifter till tredje parter av följande skäl:

·         För att följa juridiska eller regulatoriska ålägganden där sådan utlämning krävs av en regulatorisk eller överinseende myndighet, polisväsende eller en domstolsmyndighet

·         Då det är nödvändigt att administrera ett kontrakt, arbetsrelation och alla andra förknippade förmåner med eller för dig

·         I syfte att utföra revisionskontroll, försäkring och under process för att söka rådgivning i anslutning till vår affärsverksamhet och hantering av anspråk, och

·         Då vi har annat legitimt intresse att göra detta.

Avsnitt 14. I vilka fall skulle Caterpillar överföra personuppgifter utanför EU?

De personuppgifter som vi samlar in om dig kan överföras till, samt lagras hos, en eller flera länder utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Den kan också hanteras av personal som bedriver verksamhet utanför EES och som arbetar för Caterpillar eller för våra tredje parts tjänsteleverantörer. I sådana fall kommer vi att vidta lämpliga steg för att säkerställa ett adekvat dataskydd hos mottagaren på det sätt som krävs enligt GDPR och som beskrivs i detta dokument. Om vi inte kan försäkra om sådant adekvat dataskydd kommer dina personuppgifter endast att överföras utanför EES om du tidigare lämnat ditt samtycke till överföringen.

Avsnitt 15. Vilka säkerhetsåtgärder finns på plats för att skydda personuppgifter?

Vi har implementerat lämpliga skyddsåtgärder för att skydda säkerheten i samband med dina personuppgifter och tillhandahålla lämplig nivå av säkerhet i relation till risken, inklusive åtgärder utformade för att förhindra att dina personuppgifter av misstag går förlorade, används eller på ett otillåtet sätt ges åtkomst till, förändras eller avslöjas. Uppgifter om dessa åtgärder finns tillgängliga på begäran. Dessutom begränsar vi tillgången till dina personuppgifter till de anställda, ombud, entreprenörer eller andra tredje parter som behöver ha tillgång till information i relation till affärsverksamheten.

Vi har implementerat procedurer för att hantera allt eventuellt intrång i datasäkerhet och kommer att meddela dig och alla lämpliga regulatoriska enheter om ett misstänkt intrång då vi enligt lag ålagts att göra detta.

Avsnitt 16. Hur länge kommer Caterpillar att behålla personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in för, inklusive syften att uppfylla alla juridiska, regulatoriska, revisionsrelaterade eller rapporteringsrelaterade krav. Detaljer kring lagringsperioder för olika aspekter av dina personuppgifter finns tillgängliga i vår datalagringspolicy som finns att tillgå från personalavdelningen. För att fastställa lämplig lagringsperiod för personuppgifter så tar vi hänsyn till mängd, art och känslighet hos personuppgifterna, potentiell risk för skada på grund av otillåten användning eller avslöjande av dina personuppgifter, de syften för vilka vi hanterar dina personuppgifter samt om vi kan uppfylla dessa syften på andra sätt samt gällande krav enligt lag.

När du inte längre är anställd, arbetar hos eller arbetar som entreprenör för Caterpillar kommer vi att lagra och på ett säkert sätt förstöra dina personuppgifter i enlighet med vår dataförvaringspolicy.

Avsnitt 17. Vilken plikt har du att informera Caterpillar om förändringar i dina personuppgifter?

Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Var god kontakta din representant på personalavdelningen för korrekt procedur för att informera oss om alla nödvändiga ändringar i dina personuppgifter som vi innehar.

Avsnitt 18. Vilka är dina rättigheter i anslutning till dina personuppgifter?

Under vissa omständigheter har du enligt lag rätt att:

·         Begära åtkomst till dina personuppgifter (kallas vanligen datapersons begäran om åtkomst). Detta ger dig möjlighet att få en kopia av de personuppgifter som vi har om dig och kontrollera att vi hanterar dem enligt lag.

·         Begära rättning av de personuppgifter vi har om dig. Detta ger dig möjlighet att få eventuell inkomplett eller felaktig information som vi innehar om dig rättad.

·         Begära radering av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att radera eller ta bort personuppgifter när det inte finns något godtyckligt skäl för oss att fortsätta hantera dem. Du har också rätt att be oss radera eller ta bort dina personuppgifter då du har utövat din rätt att motsätta dig hantering (se nedan).

·         Motsätta sig hantering av dina personuppgifter då vi förlitar oss på ett legitimt intresse (eller sådana intressen hos en tredje part) och om det finns något i din specifika situation som gör att du vill motsätta dig hantering på denna grund. Du har också rätt att motsätta dig att vi hanterar dina personuppgifter för direkt marknadsföringssyfte.

·         Begära begränsad hantering av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att suspendera hanteringen av dina personuppgifter, till exempel om du vill att vi fastställer deras korrekthet eller anledningen till hantering av dem.

·         Begära överföring av dina personuppgifter till en annan part.

·         Anföra ett klagomål till lämplig överinseende myndighet angående vår hantering av dina personuppgifter.

Om du vill utöva (någon av) dina rättigheter enligt ovan kan du göra det genom att använda en av följande metoder:

Online: EU Individual Rights Request Form

Email: [email protected]

Telefon: +1 (800) 806-6832 eller +1 309-494-3282(DATA)

Om du skickar in via e-post ska du vara noga med att inkludera vilken/vilka rättighet(er) du vill åberopa och ange vilka data eller uppgifter som din begäran gäller så att din begäran kan hanteras korrekt och i rätt tid.

Du behöver inte betala någon avgift för att få åtkomst till dina personuppgifter (eller utöva några andra av dina rättigheter). Vi kan emellertid begära en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att följa din begäran under sådana omständigheter.

Avsnitt 19. Vad kan Caterpillar behöva från dig?

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss bekräfta din identitet och säkerställa din rättighet att få åtkomst till personuppgifterna (eller utöva några andra av dina rättigheter). Detta är en annan lämplig säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte avslöjas för någon person som inte har rätt till åtkomst.

Avsnitt 20. Vilka rättigheter har du att återta ditt samtycke?

Under de begränsade omständigheter då du kan ha lämnat ditt samtycke till insamling, hantering och överföring av dina personuppgifter för ett specifikt syfte har du när som helst rätt att återta ditt samtycke för denna specifika hantering. För att återta ditt samtycke ska du kontakta en representant på din lokala eller regionala personalavdelning eller personalavdelningen på huvudkontoret. När vi meddelats om att du återtagit ditt samtycke så kommer vi inte längre att hantera dina personuppgifter i de syften som du ursprungligen samtyckt till och om vi inte har något annat skäl enligt lag för att fortsätta hantera dina personuppgifter så kommer vi att ta bort dem på ett säkert sätt.

Avsnitt 21. Vad händer om ändringar sker i detta dokument?

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera detta globala integritetsmeddelande och denna bilaga när som helst och vi kommer att förse dig med uppdaterade dokument när vi genomför väsentliga uppdateringar. Vi kan också från tid till annan meddela dig på andra sätt om hanteringen av dina personuppgifter.

[SLUT Bilaga 2. EES personalavdelningsrelaterade uppgifter om personer]

Uppdaterad 2019-01-07

Denna bilaga till Caterpillars globala sekretesspolicy ger ytterligare information om hur Caterpillar samlar in, lagrar, använder, överför och på annat sätt behandlar personuppgifter i eller från Australien. För mer information, se huvuddelen av Caterpillars globala sekretesspolicy.

Avsnitt 1. Lagring av personuppgifter

Caterpillar lagrar personuppgifter elektroniskt på våra servrar, som tillhandahålls och hanteras av Caterpillar och dess tredjepartsleverantörer.

Avsnitt 2. Gränsöverskridande överföringar av personuppgifter

Vi kan komma att lämna ut personuppgifter utanför Australien, inklusive till Caterpillars dotterbolag som omfattas av denna globala sekretesspolicy och till leverantörer som används av dessa Caterpillar-företag (för en lista över Caterpillars dotterbolag som omfattas av Caterpillars globala sekretesspolicy och det land där de är etablerade, se avsnittet juridiska personer i den globala sekretesspolicyn). Länder där utomeuropeiska mottagare sannolikt kommer att befinna sig omfattar för närvarande Amerikas förenta stater, Storbritannien, Nederländerna, Schweiz, Singapore, Kina, Japan och Indien. För personuppgifter som omfattas av Australiens sekretessprinciper vidtar vi nödvändiga åtgärder för att säkerställa rätt skyddsnivå (t.ex. i enlighet med Australiens sekretessprinciper) vid överföring av dessa personuppgifter till sådana mottagare i andra länder eller inhämtar ditt medgivande.

Avsnitt 3. Kontakta Caterpillar eller den australiska dataskyddsmyndigheten

Om du har några frågor om Caterpillars behandling av dina personuppgifter kan du kontakta din lokala Caterpillar-kontakt, Caterpillars sekretesskontor på [email protected] eller Caterpillars kontor för branschpraxis som anges i avsnitt 10 i den globala sekretesspolicyn. Om du anser att personuppgifter har hanterats på ett sätt som strider mot den globala sekretesspolicyn och du inte är nöjd med svaret från din lokala Caterpillar-kontakt, sekretesskontoret eller Caterpillars kontor för branschpraxis kan du kontakta den australiska dataskyddsmyndigheten.

Datum för ikraftträdande: 1 januari 2020 (senast uppdaterad: 1 maj 2020)

Denna bilaga till Caterpillars globala sekretesspolicy ger ytterligare information om hur Caterpillar samlar in, lagrar, använder, överför och på annat sätt behandlar personuppgifter om konsumenter i Kalifornien (enligt vad som anges i California Consumer Privacy Act eller ”CCPA”). CCPA, inklusive dess meddelandeskyldigheter och -rättigheter som har tillerkänts enskilda personer, tillämpas olika på personer i en personalsituation (t.ex. anställda). Dessutom omfattar den undantag för konsumenter som är engagerade i verksamhet mellan företag. Se artikel 1 – Personal i denna bilaga 4 för mer information om personalsituationen. Se artikel 2 – Konsumenter som ej är personal i denna bilaga 4 för mer information om andra konsumenter (exklusive verksamhet mellan företag som omfattas av undantag enligt CCPA). För mer information om hur Caterpillar hanterar personuppgifter mer allmänt, se huvuddelen av Caterpillars globala sekretesspolicy.

Artikel 1 – Personal

Avsnitt 1. Vad är syftet med denna artikel i bilaga 4?

Syftet med denna artikel i bilaga 4 är att informera arbetssökande, anställda hos, ägare av, direktörer för, personal hos, och entreprenörer hos Caterpillar (i denna artikel tillsammans kallade ”anställda”), om vilka kategorier av personuppgifter (enligt definition nedan) som vi samlar in och i vilka syften som vi använder dessa personuppgifter.

Avsnitt 2. Insamling och användning av personuppgifter för affärsändamål

I detta meddelande är ”Personuppgifter” uppgifter som hänför sig till en identifierad eller identifierbar person. Personuppgifter omfattar inte avidentifierade, aggregerade eller kombinerade uppgifter, som inkluderar data som inte rimligen kan tänkas identifiera dig eller kopplas till dig. Personuppgifter omfattar inte offentligt tillgänglig information (uppgifter som lagligen gjorts tillgängliga från federala, delstatliga eller lokala myndighetsregister).

Vi samlar in, använder och lämnar ut anställdas personuppgifter endast för affärsändamål (enligt beskrivningen nedan) och på ett sätt som överensstämmer med gällande lagstiftning. När vi lämnar ut personuppgifter till tredje part gör vi det i samma syften som beskrivs nedan och, i förekommande fall, kräver vi att dessa tredje parter upprätthåller sekretessen för personuppgifterna och upprätthåller lämpliga system och processer för att säkra och skydda personuppgifterna.

Vi samlar in och använder följande kategorier av personuppgifter om dig för att hantera ditt anställningsförhållande med oss:

Avsnitt 3. Ytterligare ändamål för att använda personuppgifter

Utöver de ändamål som anges ovan kan vi också använda och dela personuppgiftskategorierna som anges ovan för att:

·         Granska interaktioner, transaktioner och register,

·         Övervaka efterlevnaden av företagets riktlinjer och rutiner,

·         Upptäcka säkerhetstillbud, skydda mot skadlig, vilseledande, bedräglig eller olaglig verksamhet och åtala de som är ansvariga för den verksamheten;

·         Uppfylla juridiska krav och lämna ut uppgifterna till brottsbekämpande eller andra myndigheter (när lagen så kräver; för att skydda Caterpillar, en person eller egendom; för att stödja vår verksamhet, t.ex. vid ansökningar om statliga bidrag och när det har godkänts av dig), och

·         På annat sätt i enlighet med anvisningar eller medgivande från dig.

Avsnitt 4. Vem kan jag kontakta för ytterligare information?

Du kan skicka ett e-postmeddelande till Caterpillars sekretessteam på: [email protected] eller med post till:

Attn: Data Privacy

Caterpillar Inc.

100 N.E. Adams Street

Peoria, IL 61629, USA

Artikel 2 – Konsumenter som ej är personal

Avsnitt 1. Vad är syftet med denna artikel i bilaga 4?

CCPA förser konsumenter i Kalifornien med vissa rättigheter gällande deras personuppgifter. Den här artikeln beskriver hur vi samlar in, behandlar och lämnar ut dina personuppgifter under och efter din relation med oss, och förklarar dina rättigheter. Om du är en konsument i Kalifornien och vill utöva någon av dessa rättigheter enligt CCPA, kan du läsa i avsnitt 5 nedan om hur du skickar en begäran.

Den här artikeln gäller endast för konsumenter i Kalifornien. Vid tillämpningen av denna artikel är en ”konsument i Kalifornien” en fysisk person som är bosatt i Kalifornien och omfattar inte personer som är (i) anställda, ägare, direktör, chef eller entreprenör i ett företag, partnerskap, enskild firma, ideell eller statlig myndighet som gör affärer med Caterpillar (vilket omfattar våra återförsäljare) eller (ii) söker arbete hos, är anställd av, ägare till, direktör för, chef hos, sjukvårdspersonal hos eller underleverantör till Caterpillar.

Avsnitt 2. Vilka kategorier av personuppgifter kan Caterpillar samla in, behandla och lämna och för vilka ändamål?

Utöver de ändamål som anges ovan kan vi också använda och dela personuppgiftskategorierna som anges ovan för att:

·         Lämna ut uppgifterna till brottsbekämpande eller andra myndigheter (när lagen så kräver; för att skydda Caterpillar, en person eller egendom; för att stödja vår verksamhet, t.ex. vid ansökningar om statliga bidrag och när det har godkänts av dig)

·         På annat sätt i enlighet med anvisningar från dig

Avsnitt 3. Säljer Caterpillar mina personuppgifter?

Vi har inte sålt dina personuppgifter under de senaste tolv (12) månaderna och kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part.

Avsnitt 4. Vilka rättigheter har jag enligt CCPA?

Du kan ha rättigheter enligt CCPA. CCPA ger konsumenter vissa rättigheter med avseende på deras personuppgifter; dessa rättigheter är dock inte obegränsade och under vissa omständigheter gäller de inte. Rättigheterna enligt CCPA omfattar:

·         Rätt att få veta/få åtkomst till dina personuppgifter och dataportabilitet – rätten att begära information om dina personuppgifter från Caterpillar eller att få åtkomst till dina personuppgifter.

·         Rätt att radera – rätten att begära att dina personuppgifter raderas.

·         Rätt att avstå från försäljning av personuppgifter – rätten att tala om för företaget att inte sälja (eller sluta sälja) dina personuppgifter.

·         Rätten till icke-diskriminering – rätten att inte diskrimineras när du utövar dina rättigheter enligt CCPA.

Vi kommer inte att diskriminera dig om du utövar någon av dina rättigheter enligt CCPA, och om det inte är tillåtet av CCPA kommer vi inte att:

o    neka dig varor eller tjänster,

o    debitera dig olika priser eller tariffer för varor eller tjänster, inklusive genom att bevilja rabatter eller andra förmåner, eller införa påföljder,

o    ge dig en annan nivå eller kvalitet på varor eller tjänster, eller

o    föreslå att du kan få ett annat pris eller en annan tariff för varor eller tjänster eller en annan nivå eller kvalitet på varor eller tjänster,

för att du utövar en av dina rättigheter enligt CCPA.

Avsnitt 5. Hur kan jag åberopa en rättighet enligt CCPA?

Du kan utöva din(a) rättighet(er) enligt CCPA på något av följande sätt: 

Online: Formuläret för Begäran om CCPA-rättigheter,

E-post: [email protected], eller

Telefon: +1 (800) 806-6832 eller +1 309-494-3282 (DATA).

Om du skickar in via e-post ska du vara noga med att inkludera vilken/vilka rättighet(er) du vill åberopa och ange vilka data eller uppgifter som din begäran gäller så att din begäran kan hanteras korrekt och i rätt tid. 

Eftersom vi endast kan svara på en verifierad begäran kan vi begära uppgifter från dig som bekräftar att det är du, eller ett befullmäktigat ombud som du har utsett, som utövar din rättighet som konsument. Vi kan begära att du skickar din begäran via ditt konto (om du har ett konto) eller så kan vi ställa vissa säkerhetsfrågor för att verifiera din identitet innan vi besvarar din begäran. Du behöver inte skapa ett konto hos Caterpillar för att utöva någon av dina individuella rättigheter (åtkomst, radering eller avstå från försäljning).

Avsnitt 6. Vem kan jag kontakta för ytterligare information?

Du kan skicka ett e-postmeddelande till Caterpillars sekretessteam på: [email protected] eller med post till:

Attn: Data Privacy

Caterpillar Inc.

100 N.E. Adams Street

Peoria, IL 61629, USA

[SLUT Bilaga 4. California Consumer Privacy Act]

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who do not have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Data Privacy Statement. For more information on how Caterpillar collects and processes non-personal information, please see Caterpillar’s Global Data Governance Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities of the Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., ethnicity and drug and alcohol testing); and

·         Biometric Information (e.g., thumbprints).

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

We need all the categories of information collected primarily to allow us to manage our relationship with you in order to operate our business and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Non-Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

·         Where it is necessary for the performance of a contract.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where we need it for credit protection.

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings, or arbitration.

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

The legal grounds we rely on to process your personal information are listed in Table 1.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (including, without limitation, for compliance with a legal obligation, or to protect the security of the data subject, as set out above) and because in limited circumstances, we have your explicit written consent. Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review decisions taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent. We also rely on consent in other situations as identified in Table 1.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us. If you give us your consent, you will be able to withdraw your consent at any time.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing you with a product), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations.

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers and Caterpillar.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates, and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please contact your Caterpillar contact or email [email protected] for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate, or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required, if there is a breach of LGPD.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A - List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities.

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact [email protected] or use any unsubscribe options we may provide you in the context of our processing activities. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 5. Brazil - Non-Human Resources Data Subjects] 

This Appendix to the Caterpillar Global Data Privacy Statement provides additional information about how Caterpillar collects, stores, uses, transfers, and otherwise processes personal information (including sensitive personal data) in or from Brazil. This Appendix is applicable to individuals who have an employee / human resources relationship with Caterpillar. For more information, please see Caterpillar’s Global Privacy Statement.

If you were referred to this Brazil Appendix from an agreement you have with Caterpillar, then the data controller for the personal information that is being processed in connection with that agreement will be the legal entity referred to in that agreement. For the purpose of this Brazil Appendix, the relevant controllers are listed in the Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities) to Caterpillar’s Global Privacy Statement.

Section 1. What is the purpose of this appendix?

Caterpillar is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This Brazil Appendix describes how we collect, store, use, and transfer personal information about you during and after your relationship with us, in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/18 - “LGPD”). As Data Controller, we are required under data protection legislation to notify you of the information contained in this Brazil Appendix.

Section 2. What sensitive personal data could Caterpillar collect and process?

Sensitive personal data (also known as special categories of information) requires a higher level of protection. This is personal information which reveals or contains: racial or ethnic origin, political opinions, religious and philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health data, sex life or sexual orientation.

We may collect, store, and use the following, which may include or be considered sensitive personal data (as defined above):

·         Health Information (e.g., prescription records, benefit claims, and the Explanation of Benefits sent in connection with claims) related to, among other things, physical or mental health, disability status, sickness absence, and family related leaves;

·         Background Information, if and when permitted by applicable laws (e.g., marital status, race, ethnicity, and drug and alcohol testing);

·         Biometric Information (e.g., thumbprints); and

·         Trade Union affiliation.

Section 3. Why does Caterpillar use your personal information?

Personal information is vital to our management and administration of employment relationships. We need all the categories of personal information collected primarily to allow us to manage our relationship with you and to enable us to comply with our legal and regulatory obligations. In some cases, we may use your personal information to pursue legitimate interests of our own or those of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests.

The reasons for which we, or a contracted third party, will process your personal information are listed in Table 1 below.

Some of those purposes for processing will overlap and there may be several purposes which justify our use of your personal information.

Table 1. Categories, Purpose, and Legal Bases of Processing: Human Resources Data

Section 4. What are Caterpillar’s lawful bases for processing your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to. Most commonly, we will rely on one or more of the following bases for processing your personal information:

·         Where it is necessary for the performance of a contract we have entered into with you.

·         Where it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation.

·         Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.

We may also use your personal information in the following situations, which are likely to be rare:

·         Where we need to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

·         Where it is necessary for the exercise of our rights in lawsuits, administrative proceedings or arbitration

·         Where we have obtained your prior consent (this is only used in relation to voluntary processing and is not used for processing that is necessary or obligatory).

·         For the protection of credit, including as provided for in relevant legislation.

We will rely on legitimate interests as the lawful basis for processing the categories of personal information set out below and, in each case we have identified the legitimate interest upon which we rely. We also identify supplemental bases for processing certain categories of information where warranted in a specific notice that we will provide you.

Section 5. What are sensitive personal data used for at Caterpillar?

We will use your sensitive personal data for the following purposes:

·         Information relating to leaves of absence, which may include sickness absence or family related leaves, to comply with employment and other laws.

·         Information about your physical or mental health, or disability status, to ensure your health and safety in the workplace and to assess your fitness to work, to provide appropriate workplace adjustments, to monitor and manage sickness absence and to administer benefits.

·         Information related to trade union affiliation to facilitate dues collection, maintain contact lists, and perform other business-related activities.

·         Information related to ethnicity and/or nationality, to comply with employment and other laws.

·         Information related to biometric data, to identify or authenticate users and for access control purposes.

We may process sensitive personal data (as defined above) because we have a lawful basis for doing so (as set out above) and because:

·         In limited circumstances, we have your explicit written consent;

·         We need to carry out obligations or exercise specific rights in the field of employment and social security law and in line with our Global Data Privacy Statement;

Less commonly, we may process this type of information where it is needed in relation to legal claims or exercise of our rights, or where it is needed to protect your life or physical integrity (or someone else’s life or physical integrity).

Section 6. When is automated decision making used?

Caterpillar does not regularly and systematically perform automated decision making producing a legal effect concerning individuals or that would have a similarly significant effect. In the event that you are interacting with a Caterpillar company that is performing such automated decision making you should receive a specific notice that outlines the details of the automated decision making.

Under LGPD, you have the right to request the review of automated decision taken solely on the basis of automated processing of personal data that affects your interests.

Section 7. Does Caterpillar need your consent?

In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive personal data. If we do so, we will provide you with details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent.

You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us.

Section 8. What if you fail to provide your personal information?

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing a benefit), or we may be prevented from complying with our legal or regulatory obligations (such as ensuring your health and safety).

Section 9. What if the purpose for which Caterpillar collected the personal information changes?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.

Section 10. Will Caterpillar share your personal information?

We may have to share your data with Third Parties (as defined below), including third-party service providers, other Caterpillar entities, and public government agencies or authorities.

We may transfer your personal information outside Brazil. If we do, you can expect a similar degree of protection with respect to your personal information.

Section 11. Which Third Parties may process your personal information?

“Third Parties” includes third-party service providers (including contractors, designated agents, insurers and insurance brokers) and other entities of Caterpillar. Examples include:

·         Vendors, service providers, and other partners who support our business, such as providing technical infrastructure services;

·         Law enforcement or other government agencies;

·         Subsidiaries, affiliates and other entities controlled by Caterpillar;

·         Other third-party service providers that process personal information on behalf of Caterpillar; and

·         An acquiring entity (or an entity that is interested in acquiring) in the event that Caterpillar divests (or is considering divesting) a portion of its business.

Section 12. When might Caterpillar share your personal information within Caterpillar?

We will share your personal information within Caterpillar as part of our regular business and reporting activities, in the context of a business reorganization or group restructuring exercise, for system maintenance support, for hosting of data and for other legitimate business reasons. Examples include:

·         payroll;

·         benefits provision and administration (including pensions);

·         occupational health or medical assessments regarding your fitness to work and health and safety (e.g. workstation assessments);

·         insurance claims and notifications;

·         provision and administration of recruitment assessments, training and professional development;

·         library and research services such as subscriptions and memberships;

·         building security access and maintenance;

·         travel providers;

·         telecommunications and messaging services such as our business continuity emergency notification system;

·         hard copy archiving; and

·         IT services.

Section 13. Why might Caterpillar share your personal information with Third Parties?

We will share your personal information with Third Parties for the following reasons:

·         In order to comply with a legal or regulatory obligation, where such disclosure is required by a regulatory or supervisory authority, the police or a court of competent jurisdiction;

·         Where it is necessary to administer the contract, working relationship and any associated benefits with or for you;

·         For the purposes of auditing, insuring and in the course of seeking advice with regards to our business operations and claims handling; and

·         Where we have another legitimate interest in doing so.

Section 14. When would Caterpillar transfer personal information outside of Brazil?

The personal information that we collect about you may be transferred to, and stored at, one or more countries outside Brazil. It may also be processed by staff operating outside Brazil who work for Caterpillar or for our third-party service providers. In such cases, we will take appropriate steps to ensure an adequate level of data protection of the recipient as required under LGPD and as described in this document. If we cannot ensure such an adequate level of data protection, your personal data will only be transferred outside Brazil if you have given your prior consent to the transfer.

Section 15. What security measures are in place to protect personal information?

We have put in place appropriate security measures to protect the security of your personal information and provide the appropriate level of security for the risk, including measures designed to prevent your personal information from being accidentally lost, used, or accessed in an unauthorized way, altered, or disclosed. Details of those measures are available on request. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.

We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

Section 16. How long will Caterpillar retain personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting, or reporting requirements. Details of retention periods for different aspects of your personal information are available in our data retention policy which is available from the HR department. To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

Once you are no longer an employee, worker, or contractor of Caterpillar, we will retain and securely destroy your personal information in accordance with our data retention policy.

Section 17. What is your duty to inform Caterpillar of changes to your personal information?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. In many cases, you have self-service access to your data (e.g., internal HR systems). Please keep your information up-to-date, or contact your Human Resources representative for the proper procedure for informing us of any necessary changes to your personal information that we possess.

Section 18. What are your rights related to your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

·         Confirm the existence of processing;

·         Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”), by means of a summary report or a detailed report. Under certain limited circumstances, you may be entitled to receive a copy of the personal information we hold about you.

·         Request correction of incomplete, inaccurate or outdated personal information we hold about you.

·         Request the anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive personal information about you, or personal information about you we process in noncompliance with the provisions of LGPD.

·         Request the portability of the personal information we hold about you to another service or product provider, under specific circumstances.

·         Obtain information about public and private entities with which we have shared your personal information.

·         Oppose to any data processing activity for which your consent was not required if there is a breach of LGPD.

·         Request the deletion of your personal information that was processed based on your consent.

·         Obtain information about the possibility of denying consent and the consequences of such denial, whenever we ask for your consent to process your personal information.

·         Revoke your consent, whenever our processing of your personal information was based on your consent.

·         Lodge a complaint with the applicable supervisory authority with regard to our processing of your personal information.

If you want to exercise your right(s) as reflected above, you may do so by using one of the following methods:

Online: Brazil Individual Rights Request Form

Email:  [email protected]

If submitting by email; please be sure to include what right(s) you are seeking to invoke and provide what data or information your request is concerning so that your request can be properly and timely addressed. 

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may refuse to comply with the request if your request for access is clearly unfounded or excessive.

You may also contact the applicable Data Protection Officer. To identify the Data Protection Officer for the applicable Caterpillar company, please see Schedule A (List of Caterpillar Data Controllers / Legal Entities).

Section 19. What might Caterpillar need from you?

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the personal information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it.

Section 20. What is your right to withdraw consent?

In the limited circumstances where you may have provided your consent to the collection, processing, and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact your local, regional, or corporate Human Resources representative. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your personal information for the purpose or purposes you originally agreed to, and unless we have another lawful basis for continuing to process your personal information, we will dispose of it securely.

Section 21. What if there are changes to this document?

We reserve the right to update this Global Privacy Statement and this appendix at any time, and we will provide you with updated documents when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

[END Appendix 6. Brazil - Human Resources Data Subjects]